Битрикс24 сценарий создания сделок

Умные сценарии — это функция, с помощью которой вы можете использовать роботов CRM, чтобы автоматизировать рутинные операции внутри компании.

Например, у вас есть сделки, в которых нужно поставить однотипные задачи для сотрудников и запланировать встречи в календаре. Для таких сделок вы можете настроить последовательность роботов, которые совершат нужные действия.

Сейчас вы можете использовать умные сценарии в:

• Лидах и сделках
• Контактах и компаниях
• Счетах

Как создать умный сценарий

Для настройки откройте нужный раздел, например: CRM > Лиды/Сделки > Умные сценарии > Создать сценарий.

В появившемся окне укажите название и описание сценария.

Добавьте нужных роботов.

В качестве примера добавим роботов, которые будут ставить задачи сотрудникам после запуска сценария.

Подробнее о работе и настройке роботов читайте в статье: Роботы.

Во время настройки робота вы можете указать параметры:

• Настроить администратором перед запуском – в этом случае администратору нужно будет указать параметры робота в разделе Настройка сценария перед сохранением сценария.

• Спрашивать при запуске – во время запуска сценария нужно будет внести данные в появившемся окне.

В разделе Настройка сценария вы можете указать дополнительные настройки, если вы использовали параметры: Настроить администратором перед запуском или Спрашивать при запуске.

Когда все настройки будут сделаны, нажмите кнопку Сохранить

Как запустить сценарий

Отметьте сделку и выберите нужный сценарий.

После этого сценарий запустится и выполнит указанные в нём действия.

Как настроить или удалить сценарий

Нажмите на вкладку Список сценариев.

В открывшемся окне вы увидите список всех доступных сценариев.

Чтобы удалить или настроить сценарий, используйте соответствующие действия.

Рекомендую также прочитать:

Перейдем на список контактов. Здесь вы видите кнопку Расширения, а в выпадающем меню пункт Умные сценарии. Этот функционал доступен в списках, в детальной карточке лидов, сделок, контактов и компаний.

Необходимо указать название сценария – оно будет добавлено в виде пункта меню в кнопке Расширения. Желательно дать краткое описание, что именно и как делает наш сценарий.

Мы так и напишем для них, что им предлагают текст для рассылки, который они могут поменять. А затем вставим текст по умолчанию, используя при этом обычные переменные, доступные в роботах CRM. В частности, имя контакта.

В Битрикс24 реализовано несколько сценариев работы с клиентами.
Но прежде чем рассматривать непосредственно сценарии, давайте разберемся с их основными элементами.

Что такое лид

В Битрикс24 лиды можно заводить вручную, импортировать виде csv-файла, а также они создаются автоматически из заявок на сайте (если он связан с порталом), писем и звонков.

Дальше над лидом можно выполнять разные действия:

• Менять статус (в работе, обработан, завершить обработку и т.д., название и количество статусов настраивается) — таким образом определяется, на каком этапе обработки находится заявка.
• Планировать действия (звонок, СМС, письмо, встречу, задачу);
• На основании качественных лидов в Битрикс24 можно создавать сделки, счета и компании.

Что такое сделка

В Битрикс24 сделки создаются из лидов.

Но также их можно импортироватьиз csv-файла или создать в ручном режиме. Подробнее узнать о создании и работе со сделками вы можете из нашей публикации «Битрикс24 сделки: направления, настройка стадий, работа со сделками».

Работу со сделками можно автоматизировать

Сценарии работы с клиентами

Как уже было сказано выше, предусмотрено несколько сценариев:

1. Классический – все холодные контакты попадают в CRM в виде лидов.

Дальше после обработки, если вы «дожали» и лид заинтересован в услугах/товарах, то он конвертируется в сделку, контакт и/или компанию (клиента).

2. Простой (без лидов) – в этом варианте все входящие заявки, письма, звонки сразу заводятся как клиенты и параллельно создаются сделки.

Клиент, создаваемый по умолчанию из входящего звонка или письма — это Контакт. Если же во входящей информации имеются данные, связанные с полями Компании, то в качестве клиента будет создана Компания.

Как видите, классическая цепочка более длинная. Но нужно понимать, что если у вас в основном холодные контакты, то именно такой вариант работы будет оптимальным. Если же в Bitrix24 попадают те, кто каким-то образом узнал о вас и уже заинтересован в сотрудничестве, то вполне допустимо использовать вариант без лидов.

Стадии лидов и сделок

1. Количество статусов. Их не должно быть слишком много или мало. Если упустите какой-то этап – будет сложнее заниматься потом анализом. А если этапов будет очень много, то менеджерам будет неудобно работать. В большинстве случаев оптимально 5-7 этапов.

2. Порядок статусов – их нужно размещать последовательно, от начального статуса к финальному. Если лид перешел на следующую стадию, то назад, на предыдущую стадию, он уже не возвращается (за редкими исключениями). Потому проследите, чтобы статусы были размещены в правильном порядке.

3. Объединение статусов. Если между переходом с одного статуса на другой минимальный интервал времени, то, возможно, их стоит объединить. Например, «Оформлено КП» и «Отправлено КП». Также не должно быть статусов, которые дублируют друг друга. Например, «Уточнение информации» и «Получение данных».

4. Не создавать статусы для каждого действия. Иногда, для перехода лида в новый статус нужно совершить много действий – позвонить клиенту, снова позвонить, потом отправить письмо, получить обратную связь, снова напомнить клиенту о себе J и тд. Все такие действия стоит объединить под одним названием, например «В обработке».

5. Названия статусов. Есть несколько подходов к данному вопросу:

• называть статусы глаголами совершенного вида в прошедшем времени: получено, отправлен, согласован, передан. В этом случае статусы показывают, что уже сделано по каждому лиду.

Пример такой воронки:

Получен новый лид → Проведена квалификация → Отправлено КП → Ознакомлен с КП → Сформирован договор → Согласован договор → Передан в производство/Забракован.

• называть статусы в будущем времени, например: получить, отправить, передать. Тогда статусы показывают, что нужно сделать.

Пример: Новый → В обработке → Сделать КП → Отправить договор → Передать в производство/Забраковать

Оба подхода вполне адекватны, какой использовать – решать вам. Но в пределах одной воронки придерживайтесь одного стиля.

Еще важно проводить квалификацию отказов — то есть создать отдельные статусы для забракованных лидов и неудавшихся сделок (например, не подошла цена, сроки итд). Тогда можно будет проанализировать статистику и подумать, как улучшить результаты. Например, если больше 40% отказов из-за цены, то, может, стоит добавить в линейку более дешевый продукт или проработать с менеджерами работу с возражениями по цене, лучше показывать ценность продукта.

Также мы предоставляем консультации по Битрикс24.

Битрикс24 — удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.

Если у Вас есть вопросы — звоните, пишите, будем рады помочь!

Заполняйте форму, размещенную ниже, и получите бесплатно учебник с инструкцией для начинающих по основам работы с Битрикс24!

11.04.2021
2160 Блог Интегратора

Автоматизация бизнес-процессов помогает сокращать расходы, наращивать объемы продаж, повышать качество управления и контроля за работой предприятия, в том числе и сотрудниками. Кроме этого, автоматизация позволяет получить то количество информации, которое необходимо для аналитики и принятия правильных решений. Она снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, забирая на себя всю монотонную и одинаковую работу. Чем больше бизнес-процессов можно автоматизировать — тем лучше для компании, ее сотрудников и клиентов.

Современные решения автоматизации дают существенный прирост к скорости обработки входящей информации, а также позволяют сократить время и ресурсы на решение повторяющихся рутинных задач.

В стремлении предоставить пользователям своей платформы разнообразные инструменты автоматизации, разработчики Битрикс24 дают новую возможность — автоматизировать работу со сделками и лидами, задействуя умные сценарии. Это будет полезным при работе с постановкой одинаковых задач для большого количества сделок — достаточно один раз настроить цепочку роботов, которые выполнят требуемые действия.

*Необходимым условием для работы с умными сценариями является наличие прав администратора в системе.

Как работает умный сценарий

Для того чтобы создать умный сценарий, перейдите в раздел «CRM», затем «Лиды/Сделки», выберите «Умные сценарии» и «Создать сценарий». Откроется окно, в котором нужно задать название сценария и описать его суть. В следующем пункте предстоит выбрать требуемых роботов и добавить их.

Для примера, выберем роботов, цель которых будет заключаться в постановке задачи менеджерам после запуска сценария. Для настройки робота понадобится указать требуемые параметры:

1. Настроить администратором перед запуском — позволяет настроить все параметры в специальном разделе «Настройка сценария».
2. Спрашивать при запуске — настройку нужно будет выполнять во время запуска.
3. Выбрать сейчас — сразу выполнить настройку.

При выборе 1 или 2 пункта, будет доступна возможность указать дополнительные параметры. После этого нужно не забыть сохранить сценарий, нажав соответствующую кнопку. Для его запуска нужно выбрать сделку и запустить сценарий — он выполнит все заданные действия.

Для того чтобы отредактировать или удалить сценарий, необходимо перейти на вкладку «Список сценариев» и в открывшемся окне со списком сценариев, выбрать нужное действие: настроить или удалить.

В заключение

Битрикс24 — сложный механизм, в который разработчики непрерывно вносят новые возможности и инструменты. Для того чтобы CRM-система работала с максимальной эффективностью — нужно следить за обновлениями и своевременно вводить их в работу. Все наши клиенты всегда используют новые инструменты, потому что мы никогда не забываем рассказывать им о них и адаптировать к реальным потребностям предприятия.

Если вы хотите держать под контролем свою компанию, сократить расходы на рабочие ресурсы, требуемые для выполнения однотипных задач, повысить продажи — обращайтесь к нам. На протяжении 10 лет мы успешно помогаем бизнесу развиваться и выходить на новый уровень. Позвоните и мы подробно проконсультируем вас совершенно бесплатно.

Сделка — результат успешной работы компании с клиентом, гарантирующий получение прибыли для предприятия. Сегодня мы рассмотрим, как правильно создавать и работать со сделками в Битрикс24. Какие типы сделок бывают и в чем их отличия. Расскажем обо всех нюансах работы с CRM и корпоративным порталом. 

Как создать сделку

Создание и настройка сделки в Битрикс24 проводится в разделе CRM. В главном меню раздела требуется перейти во вкладку «Сделки», после чего нажать кнопку «Добавить».

В открывшемся окне можно ввести все данные:

• Сначала указывается название, затем стоимость и валюта.

• Далее указывается стадия. Отредактировать, удалить или добавить стадии можно в настройках воронки продаж.

• Затем добавляются контактные данные клиента: ФИО, должность в компании, рабочие адреса и т. д. При необходимости можно добавить сразу несколько участников и по отдельности заполнить их карточки данными. Если клиент уже есть в базе контактов, CRM автоматически заполнит поля контактами из его карточки.

• При необходимости также можно добавить новые данные о клиенте. Для этого внизу раздела с контактами клиента требуется нажать «Создать поле» и выбрать подходящий из предложенных вариантов. В карточку можно добавить строку с информацией в произвольной форме или указать конкретные данные: ссылки, адреса на карте и т. д.

• В разделе «Дополнительно» указывается вспомогательная информация, включающая тип и источник сделки, дату старта, ответственное лицо. В нижней части также можно добавить комментарии по заказу или назначить наблюдателей.

• По завершении можно указать требуемый товар или услуги из ассортимента компании, а также обозначить регулярность проведения операции. При необходимости в карточку можно добавить также дополнительные поля для внесения данных о клиенте и его заказе.

После изменения все данные требуется сохранить. Также в нижней части настроек можно поменять вид карточки или подключить загруженные из Маркетплейс приложения.

Типы сделок

В Битрикс24 существует всего 4 типа сделок: сгенерированные из лида, контактов, компании и предложения. Разберем как запустить каждый вариант.

На основании лида

Запуск сделки на основании лида является наиболее распространенной практикой. Для запуска требуется перейти в карточку нужного лида и в параметрах выбрать «Создать на основании».

При этом все данные из карточки лида автоматически перенесутся в новую сделку.

Из контакта

Для запуска переходим в раздел «Контакты», после чего в параметрах требуемого контакта выбираем опцию «Создать», затем «Добавить».

Также из меню контактов можно сделать предложение клиенту, а из него затем запустить сделку.

Из компании

Для создания сделки из меню «Компании» необходимо выбрать карточку нужного предприятия. Рядом с наименованием будет отображаться кнопка настроек, нажав на которую всплывает диалоговое окно. В новом меню выбираем «Создать» — «Сделку».

Далее откроется уже привычное меню параметров. Все данные компании автоматически будут внесены в карточку.

На основе предложения

Переходим раздел предложений и в меню карточки выбираем «Создать на основании: сделку». В большинстве случаев раздел с предложениями скрыт из главного раздела CRM — для доступа требуется нажать кнопку «Еще».

Обратите внимание! Конвертирование торговых предложений в сделки доступно только для расширенных версий Битрикс24.

Работа со сделками

Все запущенные сделки в Битрикс24 добавляются на главную страницу CRM. Отображение всех процессов для удобства пользователя предусмотрено в формате списка, канбан-доски или календаря.

Настройки

Функциональность CRM Битрикс24 позволяет настроить импорт и экспорт файлов, либо перенести данные из другой CRM-системы. Также с помощью настроек можно установить отраслевые решения из Маркетплейс или настроить режимы работы CRM.

Чтобы перейти в режим настроек достаточно нажать на изображение шестеренки на главном разделе. Все операции интуитивно понятны и осуществляются в пару кликов.

Более обширные настройки доступны по адресу «CRM» — «Настройки».

В опциях раздела можно отредактировать свойства товаров или валюту, настроить шаблоны реквизитов и т. д.

Направления

Сделки в Битрикс24 дополнительно можно разделить по направлениям — операция проводится через настройки.

В открывшемся разделе можно удалить или отредактировать текущие направления. Чтобы создать новое направление нажимаем «Добавить» и вводим название.

Разделение таким образом позволяет добавлять отдельные пользовательские поля для каждого направления. Благодаря этому в Битрикс24 можно настроить мультиворонки. Это особенно полезно, когда компания занимается сразу несколькими видами деятельности.

Важно! Количество созданных мультиворонок в Битрикс ограничивается тарифным планом. Например, в бесплатном тарифе или «Задачи+» доступно создание только 1 мультиворонки, а в пакете «Компания» — лимита нет.

Справочник

Раздел «Справочник» представляет собой меню настроек всех параметров CRM.

Из основных параметров, которые можно изменить, следует выделить:

• Статусы — категория определяет этапы операции по типу: не обработано, в работе, завершено. Статусы можно добавлять или редактировать при необходимости.
• Источники — раздел определяет источник трафика и поступления заявок в CRM-систему. Источники можно отредактировать под требования компании.
• Типы событий — категория определяет способ взаимодействия менеджера компании с клиентом. Пример событий: «Звонок», «Отправлен email» и т. д.

Редактировать параметры CRM можно напрямую в справочнике. При этом система предполагает индивидуальную настройку каждого параметра, что позволяет полностью подстроить CRM под специфику компании.

Что в итоге?

Работа со сделками в CRM интуитивно понятна и не требует предварительной подготовки. Тем не менее при возникновении сложностей вы можете обратиться за поддержкой к специалистам Первый БИТ. Наша компания проводит внедрение и доработку Битрикс 24, а также обучение или консультации персонала при необходимости.

Автоматизация для улучшения продаж

Бизнес-процесс (БП) внутри CRM может быть над Сделками и Лидами. С его помощью настраивается цепочка связанных действий и условий для срабатывания автоматизации. Это индивидуально настраиваемый алгоритм действий, которые основываются на данных сущности и дополнительных факторах. Бизнес-процесс помогает менеджерам в обработке обращений клиентов и доведении их до успешной продажи.

В статье расскажем:

1. В каких случаях используют бизнес-процессы над сделками и для чего нужен конструктор?
2. Как реализовать индивидуальный сценарий запуска бизнес-процесса из сделки в зависимости от направления продаж?

Материал поможет разобраться в базовых элементах при работе с бизнес-процессами и даст понимание о способах улучшения автоматизации продаж.

Как создать бизнес-процесс внутри CRM

Для создания бизнес-процесса потребуются навыки работы с конструктором автоматизации внутри Битрикс24. Доступ к дизайнеру процессов есть у пользователя с правами администратора на тарифах, которые предполагают работу с ним.

Дизайнер БП в Битрикс24 позволяет:

• создать новый шаблон с нуля
• редактировать существующий шаблон
• импортировать БП
• экспортировать БП

С помощью элементов из правого меню конструктора отдельные блоки действий собираются в единый бизнес-процесс. Использовать подобную автоматизацию можно наравне с роботами и триггерами внутри CRM.

Для простых действий подходят элементы в виде роботов. Для сложных связанных цепочек автоматизаций одной стадии применяем БП. 

Бизнес-процесс над сделкой по кнопке запуска из CRM

Помимо автоматического срабатывания заложенного на стадию Сделки или Лида процесса, его можно реализовать принудительно из самой сущности. Процесс будет активирован по кнопке в тот момент, когда это будет нужно менеджеру. Таким образом автоматизация сработает при ручном запуске под контролем со стороны исполнителя.

Рассмотрим индивидуальный сценарий по запуску процесса над сделкой в зависимости от направления и стадии воронки продаж. Данный механизм мы уже реализовали для нескольких наших клиентов. Он отлажен, и используется заказчиками доработки для улучшения эффективности работы менеджеров по сделкам.

Задача по автоматизации состояла в следующем:

• В ходе движения Сделок по стадиям необходимо дать пользователям возможность запускать определенные БП по кнопке запуска.
• Реализовать возможность указывать на каких стадиях Сделки какие БП показывать для пользователей по следующим параметрам: направление сделки и стадия сделки.

Описанная схема подходит для тех случаев, когда процессов много и они зависят от большого числа дополнительных параметров. Чтобы не запутать исполнителя, какой процесс активировать – отображаются только те сценарии, которые актуальны для текущей стадии и направления продаж. Менеджер, в зависимости от ситуации, сам принимает решение, какую автоматизацию запустить.

Для реализации механизма встройки бизнес-процесса по условиям использовался метод по интеграции в конструктор кнопки – Привязки.

Дополнительная кнопка открывает отдельную форму настройки привязки шаблона к стадиям. Отмечаем те этапы, на которых возможен запуск бизнес-процесса – нажимаем Сохранить.

Пример работы автоматизации:

В направлении «Отдел продаж» на стадии «Готово к отгрузке» показывается БП «Заявка в отдел логистики». На других стадиях его нельзя запустить – процесс не отображается.

Преимущества использования бизнес-процесса ручного запуска:

1. Настройка помогает менеджеру в ходе ведения Сделки не запутаться в возможных бизнес-процессах и запустить нужный только в тот момент, когда он сам решит.
2. Руководство компании получило инструмент автоматизации, который настраивается по индивидуальной логике продаж и работает на улучшение эффективности ведения сделок.
3. В CRM сохраняется порядок, и представляется только актуальная информация – нет перегрузки данными пользователя. 

В нашей компании есть соответствующая компетенция
для построения простых и сложных сценариев использования бизнес-процессов. Обращайтесь за настройкой автоматизации вашего Битрикс24 в ПУСК по контактам компании или через форму ниже. В нашей команде работают только сертифицированные специалисты.

Разбираем понятные и полезные примеры применения умных сценариев для вашего Битрикс24 на реальных задачах клиента.

Как мы с вами знаем, в битриксе есть отличные помощники — бизнес-процессы. Запустить их можно вручную или автоматически в зависимости от заданных условий. Объединяет эти два кардинально разных запуска одно – процесс запускается только при изменении сделки или её стадии. 

Например, если в настройках вы проставите «запускаться в момент изменения», то бизнес-процесс запустится в момент изменения любой сделки. А если вам это не подходит, и вы хотите выбирать? 

На помощь пришли ещё более сообразительные друзья – умные сценарии! Посмотрим, как они решили задачи нашего заказчика.

Задача: иметь возможность отбирать сделки (выбор согласно заданным критериям) и отправлять или не отправлять необходимые уведомления (данные) клиентам. 

Выборка клиентов может быть рандомная, и именно здесь удобным оказалась реализация процесса автоматизации при помощи умных сценариев. 

Несколько примеров работы со сценариями клиента

Заходим в сделки и выбираем сценарий, который хотим применить:

Сценарий 1. Отменить  стандартное напоминание за 26 часов.

Задача: Заказчику необходимо отменять отправку по отдельным сделкам стандартного (преднастроенного) напоминания в WhatsApp  клиенту о событии, которое происходит за 26 часов до его наступления.

Что делает УС: меняет поле «Отменена отправка напоминания за 26 часов» сделки, которое в дальнейшем проверяется при отправке, с «нет» на «да».

Сценарий 2. Отправить напоминание сразу.

Задача: Незамедлительно отправлять по отдельным сделкам стандартное (преднастроенное) напоминание в WhatsApp клиенту о предстоящем событии.

Что делает УС: Запускает бизнес-процесс, который отправляет сообщения клиентам в WhatsApp.

Сценарий 3. Усилить рекламу.

Задача: Некоторые мероприятия необходимо дополнительно прорекламировать. На выбранные сделки устанавливаем отдельный сделкам признак, указывающий на то, что по ним требуется усилить рекламу.

Что делает УС: меняет значение поля «Усилить рекламу» сделки с «нет» на «да».

Сценарий 4. Отправить произвольное сообщение.

Задача: Отправлять по отдельным сделкам произвольное сообщение в WhatsApp клиенту.

Что делает УС: После запуска УС запрашивает текст сообщения, который затем отправляет клиентам в WhatsApp.

Результат:

·       Заказчик может быстро изменить текст сообщений-уведомлений для клиентов непосредственно перед отправкой;

·       Применять процессы к выборочным сделкам и лидам и совершать массовые действия;

·       Может заложить разные роботы (действия) в каждый сценарий исходя из задач;

·       Автоматизированы рутинные действия: внесение правок, отправка и отмена уведомлений.  

Смотрите нас на YouTube
Проходите Бесплатный курс внедрения Битрикс24
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 30%
Заказывайте Техподдержку от специалистов Соли