Всем здравствуйте!
В этой статье Я решил описать рекомендации по составлению плана организации праздника.
У каждого человека в жизни бывает множество моментов связанных с торжествами. Праздники вообще классное времяпровождение, поэтому к проведению праздника стоит подойти с умом, и обязательно составить план его проведения.
Теперь приступим к детальному составлению плана проведения праздника, и первое о чем стоит побеспокоиться — это место его проведения.
Место проведения праздника
В зависимости от места проведения праздника в план организации праздника следует внести свои коррективы. Площадка для проведения праздника может быть организована в разных местах.
Первый вариант это арендованное помещение, кафе, клуб, кофейня или ресторан.
Если вы решили арендовать помещение то следует сразу оговорить с его владельцами вопросы его украшения, музыкальной аппаратуры, ди-джея, меню с напитками и закусками.
Возможно, условия предоставления этих услуг хорошо впишутся в бюджет проведения мероприятия, и вы займетесь остальной подготовкой.
Вторым вариантом для места проведения праздника может оказаться природа. Выехать на мероприятие на природу, будь то в лес или на водоем, да хоть посреди поля – это великолепная идея.
При проведении мероприятия на природе следует позаботиться об укрытиях на случай непогоды, также стоит продумать вопрос об автономном энергоснабжении, если планируется организовать большой праздник.
Ну и третий вариант: можно запланировать проведение праздника у себя дома, данный вариант подойдет, если вы живете в своем доме, или у вас имеется загородный дом. Мне он больше всего по душе, так как я живу в доме.
Все дальнейшие рекомендации я составлял как раз исходя из этого варианта, и первой рекомендацией будет продумать украшение площадки проведения праздника.
Выберите првильное время
Обязательно просчитайте начало проведения мероприятия. Причем при назначении времени учтите следующие моменты:
Первое: Удобство для гостей – сюда учтите окончание рабочего времени, время на подготовку к походу на праздник, дорогу до места его проведения.
Второе: Обстоятельства, от которых зависит начало мероприятия (в том случае если праздник привязан к какому либо времени суток)
Третье: Время работы транспортных организаций, ведь не у всех есть автомобили, кто-то поедет к вам на общественном транспорте.
Когда время начала праздника запланировано — обязательно предупредите всех гостей, например, разошлите или развезите пригласительные, или просто всех обзвоните по телефону.
Теперь наступило время запланировать бюджет праздника
Бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия зависит от следующих факторов:
1. численность гостей, — исходя из численности будут варьироваться затраты на еду и напитки, а также количество подарков.
2. меню праздника – нужно грамотно продумать меню праздника и скорректировать финансы в зависимости от того какую вы будете подавать еду и что будете пить (если будете).
3. Исходя из программы праздника и наличия и количества конкурсов — запланируйте траты на призы и подарки победителям этих конкурсов.
4. Обязательно придумайте какой-либо сюрприз на праздник, не забудьте учесть расходы на него.
5. Украшение площадки тоже может повлиять на бюджет мероприятия.
Следующим этапом составления плана организации праздника будет:
Распределение обязанностей
При распределении обязанностей следует выбрать ведущего, который будет корректировать ход праздника и направлять его, при необходимости, в нужное русло.
На его плечи также ляжет обязанность соблюдать своеобразный регламент проведения мероприятия (время проведения конкурсов подача определенных блюд, коррекция работы ди-джея) в общем, ведущего нужно выбрать толкового и заводного.
Назначьте также ему пару помощников из гостей, только предупредите их заранее.
Организуйте музыкальное сопровождение. Заранее подготовьте необходимую музыку, обговорите, не нужна ли ведущему какая либо музыка для программы проведения праздника.
Может так оказаться, что нужны различные минусовки или какая-нибудь песня, которую некогда будет потом искать. Также посмотрите как может повлиять хорошая музыка на настроение.
Как вариант можно нанять ди-джея, но ему тоже стоит переговорить с ведущим за пару дней до праздника, чтобы он подготовился.
Наймите фотографа или попросите кого-либо из знакомых, обладающих навыками фотографирования, для организации фотосъемки праздника. Поверьте просматривать в дальнейшем хорошие фото всегда приятно.
Видеосъемку мероприятия тоже можно организовать, но это на любителя, часто бывает достаточно фотографа.
Составление программы
Совместно с ведущим разработайте программу проведения праздника, тщательно продумайте регламент проведения мероприятия.
В программу праздника включите взаимодействие гостей друг с другом, например проведение конкурсов, соревнований, проигрывание смешных сценок, в общем, проявите фантазию или воспользуйтесь интернетом. Придумайте какой-либо сюрприз на праздник.
После составления программы организуйте взаимодействие ведущего, ди-джея, и помощников ведущего.
Ну и наконец, когда праздник наступил, то празднуйте его с душой, не лейте в себя тоннами алкоголь, участвуйте во всех конкурсах, не волнуйтесь, праздновать надо с размахом любое мероприятие.
Хорошо организованный праздник запомнится надолго, и желательно, чтобы это были только хорошие воспоминания. Поэтому обязательно продумывайте план организации предстоящего праздника.
На этом закругляюсь, не забываем подписываться на обновления блога, с Вами был автор блога «Стартуем с успехом» Меньков Сергей.
Всего доброго счастливо провести время!
PS. Я немного играю на гитаре, поэтому регулярно посещаю Youtube в поисках интересной игры на гитаре, послушайте завораживает!!!
Все ваши наработки и задумки должен отражать сценарный план, его вы предоставляете оргкомитету, для краткого изложения сценария праздника, главные действия и этапы праздничных мероприятий.
Это важнейший документ, на который опираются все члены оргкомитета праздника, сценарный план, является основой для официального протокола, по которому действует орготдел администраций и создания бюджета вашего торжества. Его составляющие определяют размер трат, технического и творческого наполнения празднеств.
Сценарный план для примера
Как сделать сценарный план предлагаем вам освоить на примерах, которые опубликованы ниже. В списке наиболее значимые праздники России, при проведении который требуются сценарные планы, чтобы утвердить их и приступить к написанию сценария на их основе.
Сценарный план праздника День города
Отработанный на практике сценарный план мероприятий на День города опубликован для помощи организаторам и культработникам, которые проводят подобные праздники на своей территории.
Сценарный план художественного пленэра
Этот сценарный план открытия пленэра художников опубликован для примера организаторам, которые проводят подобное мероприятие на своей территории.
Сценарный план мероприятий ко Дню Победы
Предлагается сценарный план на День Победы, центральных мероприятий, посвящённых очередной годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной Войне — «Свет Победы».
Сценарный план праздника журналистов газеты
Готовый поэтапный сценарный план юбилея газеты будет полезен организаторам для примера, при проведении подобных праздничных торжеств на своей территории.
Сценарный план ко Дню культработника
Для примера сценарный план праздника, посвящённого Дню работника культуры в районном Доме культуры, куда включен перечень мероприятий.
Сценарный план при организации праздника
Организация праздника, включает в себя ряд задач, которые и формируют позитивное отношение у потенциального зрителя и должны полностью оправдать ожидания людей, для которых и делается праздник, поэтому важно само, поэтапное начало праздника.
1. Праздник задолго подготавливается большим комплексом работ, закладывается его материальная база, проводятся работы по украшению мест проведения Праздника, устраиваются сценические площадки, на которых развернется действие.
Праздничная ситуация формируется циклом мероприятий, направленных на освещение основной темы Праздника, рассмотрим в данной статье — ДУХОВНОГО ВОЗРОЖДЕНИЯ НАРОДА.
Тему раскрывают: театральные спектакли, в которых звучит эта тема, это филармонические концерты, и специальный подбор кинолент, перед демонстрацией которых выступают специалисты, акцентирующие внимание зрителей на главных вопросах человеческого бытия.
Это и специальные выставки городских, областных и районных музеев, школьных музеев, музеев предприятий, тематические выставки библиотек.
Буде эффективны: интервью на радио, телевидении, в газетах с людьми различных профессий, раскрывающих свой талант в служении на благо обществу, беседы с писателями, художниками, историками, священнослужителями.
В результате этих усилий Праздник в своем движении должен объединить людей всех слоев общества, прихожан и мирян, направить их внимание на общее дело возрождения народа, Праздник должен обрести гражданское, общечеловеческое звучание.
Мероприятия, посвященные празднованию рождения города, которые включают в себя:
- концерты духовной музыки;
- концерты фольклорных коллективов;
- смотры, выставки, посвященные духовной жизни народа, истории родного края.
2. О Празднике и его программе сообщается в прессе, по радио, телевидению, афишах праздника, приглашениях.
3. В день Праздника с раннего утра народ идет в Церкви. Начинается большой Праздник…
По традиции в полдень начинаются народные гулянья.
Утра до начала основных мероприятий по дальним улицам города курсирует машина с громкоговорящей связью, транслируя праздничный репортаж-приглашение. По центральным улицам разъезжает декорированная карета, запряженная тройкой лошадей, с глашатаями-скоморохами.
Зазывают людей на Праздник…
РЕПОРТАЖ-ЗАЗЫВ ГЛАШАТАЕВ-СКОМОРОХОВ, ТРАНСЛИРУЕМЫЙ ИЗ МАШИНЫ
На фоне задорных русских народных мелодий зазывалы-скоморохи.
Облачись, честной народ!
В красные одежды.
Праздник главный у ворот,
Веры и Надежды!..
Праздник света и любви,
Радости м счастья,
Мы отметим до зари
Массовым участием!
Не обходим стороной, —
Города рожденье,
В этот день и в этот час,
Прогони сомненье!
Пусть все добрые у нас,
Сбудутся решения!
Пусть задумки до конца
Будут воплощаться!
Вместе души и сердца,
Празднику сбываться!
Земляки! Давай, вставай,
Протрезвей от спячки…
В праздном деле избегай
Суеты, раскачки!
От зари и до зари
Не томись в безделье,
Дел побольше сотвори
В массовом веселье.
В этот день ты прояви
Лики и одежды,
Праздник радости, Любви,
Веры и Надежды!
Не печаль и не застой,
И не наваждения!
Главный Праздник городской, —
Духа пробуждения!
Освещает нам пути
Свет твой Изначальный!
Наши души просвети,
Праздник величальный!
Разожги огонь в крови,
Лишь коснешься слуха,
Праздник света и Любви,
Возрождение духа!
Чтобы свет во тьме сиял!..
Ярче разгорался,
Чтобы в буднях прорастал
Праздник, приближался!
Чтобы каждый воспарил,
Духом укрепился,
Чтоб Тебя благословил,
И к Тебе стремился!..
Поспешайте, Праздник ждет,
Покидай постели,
Не проспи, честной народ,
Радость и веселье!..
Лени волю не давай,
Сном пускай не дразнит!
Эй, народ честной, вставай,
Выходи на Праздник!
Выходи, развеселись!..
Всем на удивление,
И на площадь появись
К нам на представление.
Ныне верим чудесам
Запрягай-ка лошадь!
И к двенадцати часам
Ты явись на площадь!
Здесь мы многому итог
Подведем, расскажем…
И торжественный Пролог
Праздника покажем!
Организация праздника, это полное сопровождение творческой группой всех мероприятий, каждого действие исполнителей, статистов и возможная реакция зрителей, должны быть подконтрольны и предсказуемы. Поэтом важно на каждом участке, череды мероприятий иметь ответственных, кураторов, которые извещают режиссера и оргкомитет о проходящих мероприятиях, предотвращать заранее и помогать на местах решать возможные проблемы.
Как делать праздник, читайте в следующем выпуске материалов по теме «Организация праздника»
В помощь организатору праздника, г. Данков, 2016 год.
© КАНУН
Подписывайтесь на наши группы в социальных сетях, чтобы быстрее других получать свежие материалы и сценарии праздников:
- Наша группа ОДНОКЛАССНИКИ
- Наша группа ВКОНТАКТЕ
Шаблоны полезных материалов для организации мероприятий
23.12.2020
В процессе организации большого мероприятия важно учесть множество деталей: скоординировать работу группы людей, проработать до мелочей происходящее на мероприятии в каждый момент времени и в каждом месте. Систематизировать большое количество разнородной информации непросто, а это необходимо для того, чтобы мероприятие прошло гладко.
Мы в Светловке разработали несколько типов документов – координационных таблиц, которые помогают нам ничего не забыть и наладить работу нескольких человек из разных отделов.
Далее вы найдете эти таблицы в формате Excel – их можно скачать и использовать в работе.
План-график мероприятия
Документ «План-график» — это сводная таблица со всеми задачами, которые нужно выполнить при подготовке мероприятия, а также с указанием того, кто несет ответственность за ту или иную задачу. Обычно мы разбиваем такую таблицу на отдельные большие области («Подготовка сценария», «Продвижение», «Полиграфия» и т. д.).
Чаще всего такая таблица создается в сервисе Google Таблицы, а у каждого причастного к проекту есть к ней доступ. Ответственные обозначают статус своей задачи («В работе» / «Готово»).
С помощью этого документа все участники могут отслеживать прогресс проекта, а также узнать, к кому обращаться за информацией по той или иной задаче.
Скачать план-график
Технический план
Такой план требуется нам только для мероприятий, сложных с точки зрения технического сопровождения (звукового, визуального) и требующих синхронизации действия множества людей на самом мероприятии. Например, технический план был важной составляющей такого события, как Фейл-конференция.
В этом плане прописываются отдельные области ответственности (например, «Звук», «Свет», «Экран») и поминутно то, что происходит в каждой из этих областей.
Скачать технический план
Сценарный план
Сценарный план помогает продумать и контролировать содержание мероприятия. В нем прописывается, что, где, в какой момент происходит и кто за это отвечает. Полезно, если мероприятие идет одновременно в нескольких помещениях.
Скачать сценарный план
Концепция
Концепция – инструмент фиксирования самой идеи мероприятия. В нем прописываются ключевые для мероприятия параметры: тема, целевая аудитория, инструменты и прочее. Этот документ помогает зафиксировать важные для проекта моменты.
Скачать концепцию
Чек-лист
Этот документ используется нами для контроля выполнения плана. В нем мы заранее прописываем, что в какой срок должно быть готово, а позже отмечаем готовность или корректируем план. Такой чек-лист может существовать как в целом для проекта, так и для каждого сотрудника – по своим задачам.
Скачать чек-лист
Здесь вы можете увидеть примеры заполнения всех этих документов:
Шаблоны документов для организации мероприятий (пример)
1. Краткий инвестиционный меморандум
Основная миссия компании заключается в проведении праздничных мероприятий любого формата и любой сложности: свадьбы, дни рождения, юбилеи, корпоративные праздники, новогодние мероприятия и т.д.
Отличительная особенность — принадлежность к особому сегменту рынка праздничных мероприятий. Все, что является результатом шоу и мастер-классов, съедобно и очень вкусно. Это те лакомства, которые всей душой любит каждый человек — шоколад, фрукты, венские вафли и ароматные блины.
Компания ориентирована на работу как с частными лицами, так и с организациями. Кроме того, уникальные шоу-программы пользуются большим спросом на массовых мероприятиях, которые проводятся административными органами власти для жителей городов.
Этот тот вид бизнеса, который вы можете начать самостоятельно и который не требует больших вложений.
Начиная свое дело в данной сфере, вы приобретаете большое количество возможностей:
- Вы сами выбираете размер компании и масштабы деятельности;
- Вы можете искать клиентов напрямую или сотрудничать с агентствами по организации праздников;
- Именно вы определяете весь перечень услуг, который можно постоянно пополнять или заменять;
- У вас гибкий график работы, и вы сами распоряжаетесь своим временем и распределяете бизнес — задачи.
Сумма первоначальных инвестиций — 497 300 рублей;
Срок окупаемость — 7 месяцев;
Средняя ежемесячная прибыль — 120 000 рублей.
2. Описание бизнеса, продукта или услуги
Уникальное предложении заключается в широком ассортименте предлагаемых услуг, который позволяет охватить большую группу целевых клиентов. Яркие шоу-программы с использованием сладких ингредиентов приходятся по вкусу как детям, так и взрослым. Невозможно представить человека, который останется равнодушным к фонтану, наполненному превосходным бельгийским шоколадом, или огромной башне из бокалов, которые можно заполнить как искристым шампанским, так фруктовым соком.
Услуги организации праздников
Компания будет оказывать услуги по двум направлениям: основные услуги и мастер-классы.
Основные услуги представляют собой организованные шоу-программы, в которых клиенту и его гостям остается наслаждаться видом и вкусом конечного результата выбранной услуги.
Мастер-классы, которые проводятся на праздниках, предполагают непосредственное участие гостей в создании настоящего произведения искусства из выбранных заранее сладких ингредиентов.
В настоящее время люди уже не хотят оставаться пассивными наблюдателями праздника жизни. Независимо от возрастной категории, каждому человеку хочется лично поучаствовать в процессе создания вкусного стола. В таблице представлен примерный перечень услуг и мастер-классов:
|
Перечень услуг компании «Шоколадная мечта» |
||
|---|---|---|
|
№ |
Основные услуги |
Мастер- классы |
|
1. |
Пирамида из бокалов |
Мороженое на азоте |
|
2. |
Шоколадный фонтан |
Шоколадные конфеты |
|
3. |
Фруктовая пальма |
Рисование на шоколаде |
|
4. |
Фруктовый павлин |
Роспись пряников |
|
5. |
Фруктовые фигуры |
Приготовление пирожных |
|
6. |
Вафельная станция |
Лепка из марципана |
|
7. |
Свежевыжатые соки |
Шоколадные роллы |
|
8. |
Блинная станция |
Карвинг |
|
9. |
Сахарная вата |
Изготовление коктейлей |
|
10. |
Попкорн |
|
|
11. |
Карамельные яблоки |
|
|
12. |
Шоколадный художник |
|
|
13. |
Глинтвейн |
|
|
14. |
Леди- фуршет |
|
|
15. |
Шоколадный квест |
|
|
16. |
Продажа шоколада |
Преимущества бизнеса по организации праздников
Огромным преимуществом ведения данного бизнеса является возможность самостоятельно выбирать интересные и наиболее популярные услуги, в рамках данного списка. Именно от решения владельца бизнеса будет зависеть перечень услуг представительства компании в конкретном регионе.
Данный вид бизнеса относится к сфере услуг в области развлечений. Это означает, что ваша работа всегда будет связана с праздником, огромным количеством положительных эмоций, а также довольными и благодарными клиентами. Такой бизнес приносит владельцу не только деньги, но и удовольствие. Кроме того, график работы вы выбираете самостоятельно, ориентируясь на спрос и желаемый уровень дохода.
Вариативность ассортимента услуг выражается не только в возможности выбирать и проводить мероприятия из вышеизложенного списка. Данный вид бизнеса является гибким и ограничен только финансовыми возможностями и фантазией владельца. Можно пополнить список услуг такими шоу-программами как: шоу мыльных пузырей, светодиодное шоу, рисование на песке, оформление воздушными шарами.
Чем разнообразнее перечень услуг вы предоставляете, тем быстрее будет расти величина среднего чека с каждого проведенного мероприятия.
3. Описание рынка сбыта
Основная аудитория проекта — работающие мужчины и женщины в возрасте от 23-55 лет, для которых праздничное мероприятие является значимым событием и которые готовы потратить часть дохода на эффектную организацию праздника. Кроме того, указанные целевые клиенты заказывают праздничное шоу не только для себя, но и для своих детей, а также на рабочие корпоративы.
В зависимости от количества населения в городе, в котором планируется открытие бизнеса, можно примерно подсчитать, сколько праздничных мероприятий проводится в течение года.
Приведем примерный перечень праздников, на которых будут потенциально востребованы услуги компании.
Праздничные мероприятия — площадка для реализации услуг:
- День рождения
- Выписка из роддома
- Свадьба
- Детский праздник
- Утренник
- Выпускной в школе/ университете
- Корпоратив
- Мероприятия в сфере бизнеса/ искусства/ науки
- Массовые городские мероприятия
По совокупным данным агентств по организации праздничных мероприятий, в мегаполисе N с населением свыше 1 000 000 человек еженедельно проводится не менее 300 праздников с привлечением сторонних организаций.
В периоды пиковой активности в данной сфере, которые связаны с календарными праздниками, количество мероприятий возрастает до 500-600 в неделю.
Анализ конкурентов
Весь рынок организации праздничных услуг можно условно подразделить на конкурентов и партнеров по отношению к вашему бизнесу.
Партнерами — агентства по организации праздничных мероприятий, ведущие праздников, звукооператоры. С партнерами выгодно обмениваться контактами и давать перекрестные рекомендации. Таким образом, вы увеличиваете количество заказов друг друга без дополнительных вложений и усилий.
А конкурентами являются не только те, кто предоставляет такой же перечень услуг, но и другие артисты, выступающие с развлекательными программами и шоу.
При анализе конкурентов стоит особое внимание уделить методам рекламы, которые используют другие артисты, а также их отзывам и репутации.
Также важно отметить, с кем работают конкуренты, так как в данном бизнесе представители смежных услуг предпочитают работать в тандемах. Например, тамада привлекает к организации праздника уже знакомого звукооператора, в также рекомендует тех артистов, с которыми был опыт плодотворного сотрудничества.
SWOT-анализ
|
Сильные стороны проекта |
Уязвимые стороны проекта |
|
|
|
Возможности и перспективы |
Угрозы внешней среды |
|
|
При грамотно организованном процессе привлечения клиентов, а также качественном обслуживании, данный вид бизнеса будет стабильно развиваться.
4. Продажи и маркетинг
Самым действенным способом привлечения клиентов на рынке праздничных услуг является сарафанное радио. Поэтому качество проведенных мероприятий всегда должно быть одинаково безупречно. А для того, чтобы о положительных отзывах узнало как можно большее количество новых клиентов, необходимо запустить свой сайт, на котором будут выкладываться текстовые либо видео — отзывы. Кроме того, на сайте новый клиент сможет оставить онлайн-заявку. Таким образом вы будете пополнять клиентскую базу.
Также одним из способов продвижения является сотрудничество с агентствами по организации праздников, которые будут включать ваш номер в программу мероприятия. Комиссия таких агентств составляет от 10 до 20% от стоимости услуги.
Хорошим способом продвижения может стать размещение на сайте treda.ru. Это единый портал, объединяющий артистов, ведущих и музыкантов выбранного региона, и публикующий отзывы. Продажа услуги клиенту, который обратился к вам через этот сайт, обойдется вам в 20% комиcсионных от стоимости заказа.
На каждое мероприятие нужно в обязательном порядке брать с собой визитки. Обмениваться визитками можно не только с заказчиками, но и с представителями смежных услуг, которые также работают на данном мероприятии.
Публикация рекламы в специализированных печатных изданиях тоже может обеспечить вас клиентами. К числу таких изданий относятся свадебные каталоги или журналы светских новостей.
Если вам посчастливилось выступить на мероприятии с участием ярких известных личностей, необходимо обязательно разместить на сайте подтверждающие фотографии и видео. Это очень быстро повысит ваш рейтинг и позволит увеличить цены.
Что касается работы с существующими клиентами, то здесь необходимо разработать акции, которые будут увеличивать количество предоставляемых услуг на одно мероприятие. Например, при заказе двух шоколадных фонтанов, 2 кг фруктов в подарок.
Услуги, предоставляемые компанией не являются разовыми. Попробовав шоколадный фонтан однажды, клиент уже не захочет организовывать праздник без вкусного и эффектного дополнения к основному столу. Следовательно, чрезвычайно важно с самого начала сформировать и тщательно вести клиентскую базу.
Если вы начинаете бизнес без привлечения сотрудников, то организованно заполнять базу вам будет удобно с помощью программы Microsoft Excel.
Если же список ваших клиентов значителен, а ваша команда насчитывает несколько человек, в т.ч. менеджеров по продажам, то вам будет удобнее завести CRM-систему.
Важно заранее поздравлять клиентов со всеми значимыми для них событиями, а также напоминать о своих услугах, предоставляя скидки за несколько услуг или акции.
5. План производства
Организационно-правовая форма
Первое, что предстоит сделать при запуске своего бизнеса — регистрация ИП или ООО. Выбранная система налогообложения — УСН 6% (доход).
Оборудование для организации праздников
Следующий шаг — закупка оборудования и обучение работе с ним. Очевидное преимущество использования франшизы на данном этапе заключается в том, что вам предоставляют готовый перечень оборудования с указаниями контактов поставщиков. Кроме того, вы проходите обучение по оказанию каждого вида услуг непосредственно выезжая на мероприятия.
При покупке оборудования вам необходимо выбрать место для его хранения. Аренда склада не является обязательной, так как все оборудование является сборно — разборным и не занимает большого количества места. Кроме оборудования, вам придется хранить шоколад, который вы будете заказывать большими партиями. Остальные ингредиенты покупаются под конкретный заказ клиента, за день — два до проведения мероприятия.
Привлечение клиентов
Когда у вас есть все необходимое для работ, вам следует заняться привлечением клиентов. Сразу же обратитесь к разработчикам сайта, так как создание хорошего сайта с нуля займет от одного до двух месяцев. Распечатайте необходимое на первое время количество визиток. Обзвоните все агентства по организации праздников и предложите им свои услуги. Преимущество при сотрудничестве с агентствами заключается в том, что они не станут искать вам замену, если их устраивает уровень оказываемых вами услуг. Им гораздо проще привлекать всегда одного и того же подрядчика, который качественно выполнит работу и не подведет по срокам.
Процесс оказания услуги
После того как вы получили первые заказы, вам нужно сконцентрировать внимание на взаимодействии с клиентом. Проконтролируйте весь процесс оказания услуги:
- Грамотное принятие заказа — согласование вида услуги, ингредиентов, сроков предоставления услуги;
- Заключение договора;
- Поставка необходимых для работы материалов в срок;
- Своевременное прибытие на место проведения праздника, подготовка оборудования;
- Оказание услуги либо проведение мастер — класса;
- Контроль качества посредством общения с заказчиком и формирования отзыва;
- Расчет с агентством — посредником и обсуждение перспектив сотрудничества.
В первое время вам предстоит много работы. Однако, детальное изучение собственного бизнеса позволит вам расширить штат сотрудников и делегировать часть обязанностей, сохраняя качество работы.
На этапе расширения компании, нужно арендовать офис. Офис должен находиться в центре города и иметь хороший дизайн. Аренда 20-30 кв.м. обойдется вам в 30 000 руб. в месяц. Расходы на оформление офиса составят от 15 000 руб. в зависимости от ваших предпочтений и финансовых возможностей. Параллельно следует заняться расширением организационной структуры компании.
Именно от величины вашей компании зависит объем спроса, который вы сможете удовлетворить.
6. Организационная структура
Работа без найма персонала
Бизнес по организации праздничных услуг хорош тем, что им можно начинать заниматься самостоятельно без привлечения других участников.
На этапе запуска бизнеса это отличный вариант, так как клиентов пока не так много, чтобы делегировать обязанности между менеджером по продажам, администратором и выездным мастером. Первые месяц — два вы будете нарабатывать репутацию.
Значительную долю времени вам придется потратить на поиск клиентов. Этот этап включает в себя обработку заявок с сайта, звонки потенциальным клиентам, поиск изданий для размещения рекламы, создание группы ВКонтакте и страницы в Instagram.
На следующем этапе в ваши обязанности будет входить общение с клиентами и заключение договоров, выезд на место проведения праздника с оказанием выбранной услуги, знакомство с потенциальными партнерами, расчет с клиентами, сбор отзывов.
Преимущество самостоятельного ведения данного бизнеса:
- Возможность выбирать количество проводимых мероприятий;
- Отсутствие постоянных платежей в виде заработной платы сотрудникам и арендной платы;
- Возможность вести бизнес, не выходя из дома.
Это наиболее рентабельный вариант до тех пор, пока вы способны справиться со спросом на ваши услуги.
Наем персонала
Если заказов становится больше, чем вы можете обслужить, вам стоит нанять на работу одного или двух помощников.
Строгая диверсификация обязанностей в данном случае не имеет смысла, так как вам придется подменять друг друга, подстраиваясь под спрос и требования клиентов. Два основных принципа работы внутри небольшой команды:
- Универсальность — возможность каждого участника самостоятельно выполнять любой этап работы.
- Гибкость — готовность каждого сотрудника работать по ненормированному графику.
Следующий этап развития бизнеса — создание полноценной команды, которая будет включать в себя:
- Менеджер по продажам — от 2 человек.
- Профессиональные шоколатье — от 2 человек.
- Менеджер по закупкам.
- Директор организации.
Менеджер по продажам занимается поиском клиентов, привлечением целевой аудитории, ведением клиентской базы. Если есть возможность, установите горячую линию, по которой менеджер будет работать 24 часа в сутки. Заработная плата менеджера — 25 000 руб.
Профессиональные шоколатье — это артисты, которые будут обслуживать праздники и проводить мастер — классы. Каждого артиста необходимо обучить, а также подписать трудовой договор, в который включить пункт о неразглашении коммерческой тайны. Зарплата шоколатье — 15 000 рублей.
Менеджер по закупкам должен контролировать процесс поставки сырья и материалов, а также следить за исправностью оборудования, обеспечивая бесперебойную работу организации. Заработная плата менеджера — 30 000 руб.
Директор организации контролирует своевременность и качество предоставляемых услуг, поддерживает связь с постоянными клиентами, а также формирует стратегию развития бизнеса. Заработная плата директора — 35 000 руб.
Для своевременной сдачи отчетности вам придется взять бухгалтера на аутсорсинг.
7. Финансовый план
| Инвестиции на открытие | |
| Регистрация, включая получение всех разрешений | 10 000 |
| Ремонт | 50 000 |
| Вывеска | 15 000 |
| Рекламные материалы | 30 000 |
| Аренда на время ремонта | 25 000 |
| Закупка оборудования | 357 300 |
| Прочее | 10 000 |
| Итого | 497 300 |
| Ежемесячные затраты | |
| ФОТ (включая отчисления) | 204 558 |
| Аренда | 25 000 |
| Амортизация | 2 556 |
| Коммунальные услуги | 3 000 |
| Реклама | 20 000 |
| Бухгалтерия (удаленная) | 10 000 |
| Закупка товара | 75 075 |
| Прочие расходы | 10 000 |
| Итого | 350 188 |
План продаж на 24 месяца с учетом сезонности, прогноз эффективности инвестиций и расчет экономических показателей бизнеса представлен в финансовой модели.
8. Факторы риска
Вопреки мнению обывателей, данный вид бизнеса не является сезонным. Несмотря на то что спрос является нелинейным и резко возрастает перед крупными всероссийскими праздниками (Новый год или 8 марта), весной начинается период утренников и выпускных, а летом основные заказы приходятся на свадебные торжества. Следовательно, фактор риска, связанный с сезонностью, не является актуальным.
Появление конкурентов также не является серьезной проблемой если у вас в бизнесе налажены каналы привлечения новых клиентов. В этой сфере бизнеса немногие конкуренты активно занимаются продвижением сайта и ведением клиентской базы.
Для предотвращения возникновения непредвиденных обстоятельств, в результате которых происходит срыв мероприятия, необходимо проводить превентивные меры. Например, регулярно проверять исправность оборудования, а также всегда держать в запасе артиста, который сможет подменить в чрезвычайной ситуации.
И все таки стоит еще раз напомнить, что самой трудоемкой задачей ведения бизнеса по организации праздничных услуг является формирование и удержание клиентской базы. Поскольку самым результативным источником привлечения клиентов является сарафанное радио, то уровень оказанных услуг должен быть всегда безупречен, а положительные отзывы зафиксированы либо на сайте организации, либо в виде видео — материалов.
Скачать эту статью в PDF
Скачать финансовую модель
Финансовая модель организации праздников
Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.
План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.
Содержание
- 1 Определение плана мероприятий
- 2 Создание
- 3 Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
- 4 Что нужно предусмотреть
- 5 Образец плана на месяц
- 6 Форма годового плана
Определение плана мероприятий
План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.
При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.
На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.
Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.
Создание
Имеет программа мероприятия образец.
Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:
- Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
- Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
- Обозначить ожидаемый результат.
- Прописать сроки.
- Упомянуть ответственных лиц.
- Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
- Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
- Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.
Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.
Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:
- Описание праздника.
- Примерное количество участников.
- Время и место проведения.
- Исполнители и ответственные лица.
- Обоснование.
- План-график.
- Отчетность и контроль.
- Желаемый результат по каждой позиции.
- Финансирование в цифрах.
- Иные приложения.
Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.
На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.
Что нужно предусмотреть
Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:
- Количество присутствующих.
- Подбор меню.
- Оформление зала.
- Техническое оснащение.
- Фото и видео съемку праздника.
Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.
Образец плана на месяц
Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.
Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.
Форма годового плана
План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.
Основные требования к документации:
- Указать полные реквизиции компании.
- Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
- Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.
Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.
Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.
СДЕЛАЙТЕ СВОИ УРОКИ ЕЩЁ ЭФФЕКТИВНЕЕ, А ЖИЗНЬ СВОБОДНЕЕ
Благодаря готовым учебным материалам для работы в классе и дистанционно
Скидки до 50 % на комплекты
только до
Готовые ключевые этапы урока всегда будут у вас под рукой
Была в сети 17.09.2021 12:21
Елькина Нина Петровна
Музыкальный руководитель
62 года
1 987
19 186 
Местоположение
Россия, Челябинская область,город Верхний Уфалей
План проведения праздников и развлечений
05.04.2019 11:32
Просмотр содержимого документа
«План проведения праздников и развлечений»
Рекомендуем курсы ПК и ППК для учителей
Похожие файлы
Сценарный план
тематического занятия в старшей группе.
«Краски осени в музыке, литературе, живописи»
Цель: обобщение знаний об осени.
Задачи:
Образовательная
— познакомить с музыкальными произведениями, картинами художников и стихами русских поэтов, отображающими осень
— обогащать и активизировать словарный запас детей
Развивающая
— способствовать формированию эмоциональной отзывчивости, любви к искусству
— развивать память, мышление, умение связно передавать свои чувства словами
— развивать воображение, опираясь на представления об окружающем мире
Воспитательная
— воспитывать любовь к природе в любое время года, видеть ее красоту
— воспитывать интерес к классической музыке, живописи и поэзии.
Музыкальный репертуар:
«Осенняя песня» П. Чайковский, «Осень» А.Вивальди, «Осенний сон» А. Джойс, «Дождик» Г.Свиридов, романс «Отговорила роща золотая»
Поэзия:
«Унылая пора, очей очарованье» А.Пушкин, «Скучная картина. Тучи без конца» А.Плещеев,
«Нивы сжаты, рощи голы» С.Есенин
Живопись:
«Золотая осень» И.Левитан, «Золотая осень»В.Поленов, «Осеннее настроение» Д.Левин, «Осень» И.Шишкин
Ход занятия.
Дети входят в зал, садятся на стульчики перед экраном.
Ведущий 1. Сегодня мы с вами будем вести разговор об уходящем времени года-осени.
Многим осень кажется скучной, и унылой. На многих она навевает грусть. Ну на самом ли деле это так? Вот сегодня мы это и выясним, а помогут нам композиторы, поэты и художники. Ну, конечно, не сами, а их произведения, в которых они воспевали это время года.
1 ребенок:
Читает стихотворение А.С. Пушкина. (слайд 2)
Унылая пора! Очей очарованье!
Приятна мне твоя прощальная краса –
Люблю я пышное природы увяданье,
В багрец и золото одетые леса.
В их сенях ветра шум и свежее дыханье,
и мглой волнистою покрыты небеса,
И редкий солнца луч, и первые морозы,
И отдаленные седой зимы угрозы.
Ведущий 1.Ребята,давайте порассуждаем какие изменения в природе происходят в осенний период.
Ответы детей.
Ведущий 2.
—Ребята, давайте вспомним как начиналась осень. Об этом нам расскажет следующий участник
Слайд 3
Ребенок:
Осенние заданияС утра в лесу
Над нитью серебристой
Хлопочут паучки-телефонисты.
И вот уже от елки
До осинки,
Как провода,
Сверкают паутинки.Звенят звонки:
— Внимание! Внимание!
Прослушайте
Осенние задания!
— Алло, медведь!
Вы слышите?
— Да, да!
— Уже не за горами
Холода!Пока зима не подошла
К порогу,
Вам нужно срочно
Подыскать берлогу!Звенят звонки
У белок и ежей —
От верхних
И до нижних этажей:
— Проверьте поскорей
Свои кладовки —
Хватает ли припасов;
Для зимовки?Звенят звонки У старого болота:
— У цапель все готово
Для отлета?
— К отлету все готово!
— В добрый час!
В апреле снова
Ожидаем вас!
— Алло, зайчата! —
Слышится из трубки. —
Идет зима,
Скорей меняйте шубки!Звенят звонки
У липы и у клена:
— Алло, скажите,
Кто у телефона?
— Алло, у телефона
Муравьи.
— Закройте
Муравейники свои.
— Скажите, это речка?
— Речка, речка!
— А почему для раков
Нет местечка?
И речка отвечает:
— Это враки!
Я покажу вам,
Где зимуют раки! — Алло, ребята!
Добрый день, ребята!
На улице уже холодновато!
Пора для птиц
Вывешивать кормушки —
На окнах, на балконах,
На опушке! Ведь птицы —
Наши добрые друзья,
А про друзей нам
Забывать нельзя!
Муз.рук.
Осень, с ее неповторимыми красками, благоприятнейшая пора для творчества, и всегда вдохновляла и вдохновляет художников, композиторов, поэтов, писателей создавать прекрасные произведения. Богатством своих красок осень привлекала к себе внимание композитора П.И. Чайковского. (слайд 4) Послушайте музыку из цикла «Времена года», которая называется «Осенняя песня».
Звучит «Осенняя песня »П.И. Чайковского
Муз. рук. В певучей мелодии Чайковского явно слышится грусть от расставания с уходящим летом, сожаление об увядающей природе.
А сейчас посмотрите на картину художника Левина. (слайд 5) Что на ней изображено? Какими словами можно передать настроение этого пейзажа? Как бы вы ее назвали?
Ответы детей.
Послушайте, как описывает дождливую картину в своем стихотворении поэт Алексей Плещеев.(слайд 6)
Ребенок:
Скучная картина! Тучи без конца.
слайд 7
Дождик так и льется, лужи у крыльца.
Чахлая рябина мокнет под окном,
Смотрит деревушка сереньким пятном.
Что ты рано в гости, осень, к нам пришла?
Еще просит сердце света и тепла.
Муз.рук.А вот как передает картину дождя композитор Г. Свиридов.
Звучит произведение Г. Свиридова «Дождь» (слайд 7)
Ведущий 2.
Ребята, ,дождь закончился, ,давайте поиграем.
Игра «Подбери действие».
Мяч осенний и волшебный,
Будет в руки к вам скакать
И вопросы задавать.
— Ребята, давайте мы пойдем на осеннюю полянку и поиграем в игру. Кому я брошу мяч, тот отвечает на вопрос. (Я кидаю кому-то из вас мяч и задаю вопрос, а вы ловите мяч и отвечаете)
Листья осенью (что делают?) — Листья осенью желтеют, опадают и т.д.
Дождь осенью — Дождь осенью моросит, идет и т.д.
Урожай осенью — Урожай осенью убирают.
Птицы осенью — Птицы осенью улетают.
Деревья осенью — Деревья осенью роняют листья.
Звери осенью — Звери осенью готовятся к зиме, меняют шубки
За осенью идёт… (Зима)
А после зимы… (Весна)
После весны идёт… (Лето)
А за летом наступает…(Осень)
Потом всё повторяется в природе.
Какие осенние месяцы знаете? (Сентябрь, октябрь, ноябрь)
Назовите 2-ой осенний месяц (Октябрь)
Назовите 3-ий осенний месяц (Ноябрь)
Назовите первый осенний месяц (Сентябрь)
Между сентябрем и ноябрем какой осенний месяц? (Октябрь)
Ребята вы большие молодцы!
Ведущий 1. Если поэты передавали свои чувства словами, композиторы звуками музыки, то насколько проще передать свое впечатление художнику. Ведь в его распоряжении целая палитра ярких красок. Давайте посмотрим на картину И.Левитана «Золотая осень» (слайд 8, 9). Яркие краски, торжественный покой создают ощущение величия природы.
Описание картины. Дети отвечают на вопросы.
Муз.рук.
Осенняя музыка – это не только грустные и тоскливые мотивы. Композитор А. Вивальди передает буйство красок яркими, торжественными звуками в своем музыкальном произведении «Осень»
Звучит «Осень» из цикла «Времена года» А.Вивальди (слайд 10)
Ведущий 2. Пейзаж с изображением поздней осени подарил поклонникам живописи другой выдающийся мастер кисти …………..(слайд 11).
Дети описывают картину.
Иван Иванович Шишкин написал много картин осеннего леса, которые являются шедеврами, и не перестают радовать нас.
Ведущий 2.
Очень красочно в своих стихах описывал осень русский поэт Сергей Есенин. Вот одно из них.
Ребенок:
Нивы сжаты, рощи голы,
От воды туман и сырость.
Колесом за сини горы
Солнце тихое скатилось.
Дремлет взрытая дорога.
Ей сегодня примечталось,
Что совсем-совсем немного
Ждать зимы седой осталось.
Муз. рук. Стихи некоторых поэтов вдохновляли композиторов на создание песен и романсов. Ребята, как вы думаете, какое явление характеризует осень ярче всего? Верно – листопад. Поможет нам музыка композитора Арчибальда Джонса «Осенний сон»
Дети выбирают себе музыкальный инструмент.
«Осенний вальс» А. Джойс
Ведущий 1
Ребята, мы с вами сегодня рассмотрели многогранность осени, она бывает ранняя, золотая, потом становится унылой и увядающей.
Дети сравнивают 3 осенних картины.
Муз. рук. Каждый осенний пейзаж – живописный, поэтический или музыкальный – это, прежде всего, душа человека, его восприятие окружающего мира. Ребята, сегодня вы узнали много нового и интересного. Мы с вами прожили разную осень, звучала музыка, стихи, перед нами представали замечательные картины художников. Я думаю, что вы не остались безразличны к услышанному. В ваших сердцах осталась частичка прекрасного.
Ведущий 2
Уважаемые гости, а теперь наслаждайтесь прекрасными, осенними видами под звуки обворожительной мелодии. Шопен «Осенний вальс», обратив внимание на выставку картин наших детей.
Уважаемые коллеги!
Предлагаю вашему вниманию методическое пособие, которое поможет сориентироваться в этапах подготовки и проведения массового мероприятия, оформлении сценария и ведении учета посещений. Приведенная схема анализа (самоанализа) позволит определить эффективность и результативность проведенного мероприятия, выявить наиболее удачные и неудачные моменты.
В пособии в качестве приложения дан словарь форм массовой работы, в который вошли как традиционные, исторически сложившиеся формы мероприятий, так и инновационные, недавно появляющиеся в связи с развитием информационных потребностей общества.
В пособии использован материал муниципального учреждения «Буденновская городская централизованная библиотечная система», который обработан и дополнен менеджером межбиблиотечного информационно-библиографического обслуживания МБУ «ЦБС» О. В. Жуклёнковой.
Составление, оформление сценария массового мероприятия.
Массовые мероприятия, безусловно, являются эффективными формами библиотечной работы. Именно, благодаря им библиотекарь зачастую проявляет себя как творческая личность, профессионал своего дела и воздействует на читателя, привлекая его к книге и чтению. Опыт проведения массовых мероприятий позволяет библиотекарю развивать коммуникативные и конструктивные умения и навыки, оттачивает мастерство, повышает творческий потенциал и профессиональное самосознание. Поэтому владение технологией написания сценариев имеет важное значение для каждого библиотечного работника. Ведь, несмотря на обилие выходящих сегодня в периодической и специальной литературе материалов на самые различные темы, по-прежнему остается актуальным создание оригинальных, эксклюзивных сценариев, необходимых для работы конкретной библиотеки. К тому же, владение навыками оформления и написания сценария – универсальная способность, которая поможет в составлении различных форм творческой деятельности: рефератов, отчетов и других аналитических материалов.
Без преувеличения можно утверждать, что написание сценария – занятие непростое и требующее как природных способностей, так и знания некоторых правил и основных требований.
Так, при подготовке и проведении мероприятий в библиотеке, нужно помнить, что существуют определенные педагогические требования, которые необходимо соблюдать, чтобы достичь поставленных целей.
- Мероприятие не самоцель, а средство воспитания, т.е. должно создавать цельность настроения, вызывать переживания, направленные на формирование определенных установок.
- Следует стремиться к вовлечению в действие широкого круга участников, чтобы каждый мог быть активен, проявить свои знания, способности и дарования. Идеальный вариант, когда все приглашенные могут принять участие в мероприятии.
- Мероприятие не должно быть перегружено и затянуто. Принцип: «игра должна закончиться чуть раньше, чем она надоест».
- При проведении мероприятий нельзя ориентироваться на уже достигнутый уровень развития участников. Необходимо предусматривать и перспективу. Вместе с тем, нельзя ориентироваться и на завышенный уровень развития. Мы знаем, что когда что-то слишком просто – это неинтересно, когда очень сложно – тоже неинтересно. Излишняя простота и излишняя сложность ведут к отсутствию внимания и интереса, а значит, проведенная работа будет бесцельной.
- Мероприятие должно быть захватывающим, что зависит от форм подачи материала, активности участников. Школьники младшего школьного возраста и подростки нуждаются в том, чтобы преподносимое им было интересно и занимательно. Чем красочнее и ярче подаваемый материал, тем сильнее будет его влияние. Не последнюю роль играет и принцип наглядности. Поэтому очень важно использовать не только живой язык, эмоциональный рассказ, метафоры, эпитеты, но и иллюстративный материал, музыку, видеоматериалы.
- Мероприятие не должно быть “мероприятием“. Активное применение игровых и занимательных форм работы в библиотеке должно отличать их от школьного урока. Новые формы способствуют развитию творческой активности, интеллектуальных способностей.
- При подготовке массовых мероприятий необходимо учитывать возрастные и психологические особенности пользователей. Например, для младших школьников характерными особенностями являются стремление познавать мир в игре, быстрая утомляемость, неумение долго концентрировать внимание, повышенная эмоциональная возбудимость, желание соревноваться со сверстниками. Это должно определять и формы работы. Здесь же можно отметить, что работа с этой возрастной категорией является, пожалуй, наиболее важной и актуальной сегодня.
Подготовка и проведение любого массового мероприятия включают несколько этапов.
- Подготовительный этап:
– определение темы мероприятия, его названия, читательского и целевого назначения (обычно этот подэтап проходит при составлении плана работы);
– составление программы (проекта) массового мероприятия;
– формирование аудитории (предварительные беседы, обзоры, опросы и т.д.);
– реклама массового мероприятия (подготовка афиши).
- Основной этап:
– написание сценария массового мероприятия (оформление книжной выставки);
– проведение массового мероприятия.
- Заключительный этап:
– оценка эффективности массового мероприятия;
– учет массового мероприятия.
Составление сценария занимает важное место при подготовке и проведении массового мероприятия в библиотеке. Сценарий позволяет четко спланировать все этапы мероприятия и их логическую взаимосвязь, продумать методы и приемы достижения цели, эффективно использовать библиотечный аппарат, предусмотреть ошибки и промахи.
При разработке и составлении сценария рекомендуем использовать следующую схему:
- Название мероприятия. Эпиграф.
- Форма мероприятия.
- Дата и место проведения.
- Читательское назначение (кому адресовано).
- Организаторы (кто проводит мероприятие).
- Основная цель.
- Оформление и наглядность.
- Оборудование и технические средства.
- Декорации. Реквизит. Атрибуты.
- Ход (структура) мероприятия.
Структура каждого сценария, как и любого доклада, аналитического материала и, пожалуй, любого текста представляет собой универсальную модель: введение, основная часть, заключение.
Введение включает вступительное слово, в котором раскрывается смысл темы; поясняется основная цель, условия; представляются участники, члены жюри или гости.
В основной части определяется уровень информированности и актуализации проблемы (темы): проводится мини-опрос участников; предоставляется информация по теме мероприятия, стимулируется познавательная деятельность. Интерактивные формы мероприятия позволяют продемонстрировать участникам применение теоретических и практических знаний, полученных на мероприятии, в ходе выполнения заданий ведущего, участия в конкурсах, викторинах.
Заключительная часть включает обсуждение, рефлексию, вывод, резюме, результат, подведение итогов и награждение победителей.
Требования к оформлению сценария
На титульном листе сценария (по возможности – иллюстрированном) необходимо указать:
– наименование учреждения (например, муниципальное бюджетное учреждение муниципального района Приволжский Самарской области «Централизованная библиотечная система Межпоселенческая детская библиотека);
– форма и название мероприятия;
– эпиграф;
– Ф. И. О. и должность автора (составителя);
– адрес и телефон библиотеки-организатора;
– год создания сценария.
Титульный лист оформляется на одной стороне листа формата А 4. Сценарий должен быть напечатан на бумаге форматом А 4 (возможен электронный вариант). Кегль – 14, междустрочный интервал – 1,5 см, поля – 1,5-2 см.
Сценарий мероприятия – это «художественное произведение» библиотекарей-сценаристов, кропотливая работа по написанию конкретных текстов ведущих и других его участников. Сценарий дает возможность не только ознакомиться заранее с репликами и ремарками, но и прогнозировать ход мероприятия.
В конце сценария приводится список использованной литературы в алфавитном порядке (автор, заглавие, место и год издания, количество страниц).
К сценарию возможны приложения: развернутый план, конспект, схемы, фото, отзывы, анализ, творческие работы детей, дидактический и раздаточный материал с вопросами и заданиями и т. д.
Сценарный план массового мероприятия
Сценарный план — это перечень всех основных этапов любого мероприятия. Он служит для четкой расстановки сил и средств организаторов, а также обозначает время, место и порядок проведения мероприятия. Необходимо помнить, что план носит исключительно служебно-информативный характер и не заменяет собой сценарий (программу торжественной и официальной части) мероприятия. Составление подобных документов ложится на плечи организаторов.
Я предлагаю вам познакомиться с примерным сценарным планом с той целью, чтобы иметь представление, в каком порядке проходят мероприятия.
Примерный сценарный план мероприятия
Название: «Читаем детям о войне»
Форма: заключительное мероприятие акции чтения
Дата и время проведения: 7 мая 2014 года в 11.00.
Продолжительность: 1 час.
Место проведения: Спасская сельская библиотека
С кем совместно проводится мероприятие: с ГБОУ СОШ № ___, Советом ветеранов…
Организаторы: Спасская сельская библиотека
Цель мероприятия: воспитание патриотических чувств у детей и подростков на примере лучших образцов литературы о Великой Отечественной войне.
Участники: дети в возрасте от 12 до 15 лет.
Почетные гости: ветераны Великой Отечественной войны, труженики тыла, дети войны, известные люди, родители детей, имеющие военную профессию, представители органов исполнительной власти.
10.45–11.00 На экране демонстрируется слайдовая электронная презентация с музыкальным сопровождением «Этот День Победы».
11.00–11.10 Ведущий открывает мероприятие рассказом о значении Дня Победы, о подвиге нашего народа в годы Великой Отечественной войны.
Ведущий представляет почетных гостей. Одному из них предоставляется приветственное слово.
11.10–11.11 Ведущий объявляет минуту молчания.
11.12–11.30 Театрализованный сюжет по книгам о войне.
11.30–11.40 Читателям предоставляется возможность поделиться своим мнением о прочитанных произведениях.
11.40–11.45 Поздравление ветеранов.
11.45–11.50 Подведение итогов, награждение победителей, выражение благодарности участникам и гостям мероприятия.
Организация учета посетителей массовых мероприятий.
Единицей учета посетителей массовых мероприятий библиотеки является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке, – паспорте массового мероприятия.
Паспорт массового мероприятия
| Дата и время проведения | |
| Продолжительность мероприятия (час, мин) | |
| Форма мероприятия | |
| Название мероприятия | |
| Место проведения | |
| Количество присутствовавших, всего | |
| в т.ч. по основным читательским группам: дети до 14 включительно родители руководитель детского чтения молодежь в возрасте от 15 до 24 л. прочие |
|
| Содержание или составные части мероприятия | |
| Организация документной выставки при проведении мероприятия (название). Подробнее в паспорте выставки. | |
| Использование технических средств при организации и проведении мероприятия | |
| Подразделения, участвовавшие в подготовке и проведении мероприятия, и Ф.И.О сотрудников | |
| Ф.И.О. ответственного за учёт | |
Учёт библиотечных мероприятий
Единицей учета библиотечных мероприятий является одно мероприятие – устный обзор, день информации, экскурсии и т. п., зарегистрированное в документации (паспорте массового мероприятия, в дневнике работы).
Комплексное мероприятие, включающее одновременное использование различных форм массовой работы, учитывается как одно мероприятие.
При проведении циклов мероприятий (недели, декады, месячника и др.) учитывается каждое входящее в цикл мероприятие.
При проведении совместного мероприятия двумя и более библиотеками (или отделами библиотеки), данное мероприятие учитывается только той библиотекой (отделом), которая (ый) была инициатором и осуществляла подготовку сценария мероприятия.
Учет массовой работы библиотеки ведется в 3-й части дневника соответствующего структурного подразделения библиотеки, куда заносятся сведения о каждом мероприятии.
| Число и месяц |
Наименование мероприятия и тема |
Количество обслуженных |
Кто проводил мероприятие и где |
Учёт посещений массового мероприятия ведется на основе паспорта массового мероприятия, который заполняется библиотечным работником, ответственным за его проведение.
В библиотеках, имеющих структурные подразделения, учёт массовых мероприятий ведется в дневнике работы соответствующего подразделения.
После проведения массового мероприятия, заполнения паспорта и 3-й части дневника, сведения о количестве посещений массового мероприятия заносятся в 1-ю часть дневника, в раздел «Количество посещений. В том числе на массовых мероприятиях» за конкретный день.
| Количество посещений | |
| Всего посещений | В том числе на массовых мероприятиях |
Посещения массовых мероприятий входят в общее число посещений библиотеки.
Учёт общего числа массовых мероприятий библиотеки производится суммированием данных, зарегистрированных в дневниках всех структурных подразделений. Данные о посещении массовых мероприятий фиксируются в ежемесячном информационном отчёте библиотеки, далее – в статистическом и текстовом отчёте о работе библиотеки за год и в бланке статистического отчёта формы 6НК.
В число посещений не включаются посещения мероприятий, проводимых другими организациями на правах аренды.
Анализ массового мероприятия
Важным условием профессионального мастерства библиотечного работника является анализ (или самоанализ), который желательно проводить после каждого проведённого мероприятия. Его цель: повышение эффективности и качества проводимых мероприятий.
Анализ мероприятия предлагаем проводить по следующей схеме:
- Форма и название мероприятия.
- Основная цель
- Системность. Место данного мероприятия в системе массовой работы библиотеки: одноразовое или в рамках определённого цикла; стихийное или плановое.
- Место проведения.
- Участники (количество, состав – школьники (их возраст), учителя, родители, студенты, и т. д.).
- Кто проводит (библиотекарь, иной специалист).
- Качество подготовки и проведения.
- Наличие плана, тезисов, сценария.
- Использование печатной, издательской продукции (памятки, закладки, буклеты, шорт-листы, рекомендательные списки и т.д.)
- Эффективное использование справочного библиотечного аппарата (для мероприятий, направленных на формирование информационно-библиографической культуры пользователей).
- Использование активных и игровых форм, оригинальность заданий.
- Творческие находки.
- Владение материалом, профессионализм и эрудиция библиотекаря, доступность изложения материала.
- Коммуникабельность в общении с участниками, эмоциональная атмосфера. Степень активности участников при выполнении заданий, ответов на вопросы.
- Соответствие содержания, информативности и объёма материала возрасту, уровню подготовленности участников.
- Оформление, наглядность и технические средства: книжные выставки или выставки творческих работ, плакаты, рисунки детей, портреты, фотографии, электронные продукты, аудио- и видеоаппаратура, компьютер, проектор и др.
- Соответствие содержания заявленной форме проведения мероприятия.
- Итоги. Достигнут ли результат (поставленная цель).
Самоанализ мероприятия осуществляется библиотечным работником, проводившим его, для выявления результативности сделанного, удачных и неудачных моментов. Цель – повышение эффективности последующих мероприятий. Самоанализ рекомендуем проводить по данной выше схеме анализа массового мероприятия.
Список литературы
- Головко, С.И. Библиотечная деятельность: принципы обновления: научно-методическое пособие / С.И. Головко. – М.: Либерия-Бибинформ, 2008. – 128 с.
- Олзоева, Г.К. Массовая работа библиотек: учебно-методическое пособие / Г.К. Олзоева. – М.: Либерия-Бибинформ , 2006. – 120 с.
- Олзоева, Г. Импровизируем и воплощаем / Г. Олзоева // Библиотека. – 2005. – № 12. – С. 27-29.
- Павлинова, А. Репертуар массовых мероприятий для читателей региона / А. Павлинова // Библиотека. – 2000. – № 10. – С. 52-54.
- Седых, Т. Технология массового мероприятия / Т. Седых // Библиотека в школе. – 2007. – №6, 16-31 марта. – С. 23-27.
- Смелова О. И. Браво, массовая работа! [Текст]: опыт работы / О. И. Смелова // Библиотека – 2003. – № 2. – С.16-17.