1. Общие положения
1.1. В соответствии с настоящим регламентом МКУ «Центр развития предпринимательства» (Далее по тексту «Центр») предоставляет на безвозмездной основе помещение конференц-зала организациям для проведения мероприятий различных форм по вопросам развития предпринимательства и повышения эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства.
1.2. Проводимые мероприятия, указанные в п. 1.1. настоящего Регламента, должны соответствовать требованиям и условиям, определяемым настоящим Регламентом.
2. Требования к проводимым мероприятиям
2.1. Планируемые к проведению мероприятия должны соответствовать следующим требованиям:
2.1.1. Тема и цель мероприятия отражают вопросы развития предпринимательства и способствуют повышению эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства;
2.1.2. Мероприятие проводится на безвозмездной основе (бесплатно) для участников мероприятия;
2.1.3. Мероприятие не должно носить рекламный характер, то есть рекламировать какие-либо платные услуги как проводящей мероприятие организации, так и ее партнеров.
2.1.4. Количество участников мероприятия не должно быть менее 10 (десяти) человек, исключая представителей организатора, лекторов (специалистов, экспертов, тренеров) и обслуживающего персонала.
3. Порядок предоставления помещения Центра
3.1. Помещением Центра является конференц-зал, расположенный по адресу: г. Владивосток, ул. Запорожская, д. 77, офис 811. Вместимость помещения – не более 40 мест.
3.2. Помещение предоставляется организации на основании Заявления (Приложение № 1 к настоящему Регламенту), поданного в адрес руководителя Центра в порядке, установленном настоящим Регламентом, не позднее 15 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором планируется проведение мероприятия.
3.3. Заявление должно содержать следующие сведения:
3.3.1. наименование, почтовый и юридический адреса, контактные телефоны, адрес электронной почты организации, проводящей мероприятие;
3.3.2. тема (название) планируемого мероприятия (в случае использования в названии темы иностранной терминологии, специфических терминов, не являющихся общепринятыми, необходимо дать подробное толкование указанных терминов);
3.3.3. перечень вопросов, подлежащих освещению в ходе мероприятия;
3.3.4. данные лиц, участвующих в мероприятии в качестве лекторов (специалистов, экспертов, тренеров): Ф.И.О. полностью, должность;
3.3.5. планируемое количество участников мероприятия;
3.3.6. планируется ли организация кофе-паузы;
3.3.7. планируется ли по данному мероприятию подача заявления на предоставление финансовой поддержки организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства города Владивостока;
3.3.8. необходимость использования аппаратных средств в ходе проведения мероприятия;
3.3.9. способ уведомления заявителя о принятом по Заявлению решении.
3.4. Указанное в п. 3.2. настоящего Регламента Заявление направляется в Центр в письменном виде, удостоверенное подписью руководителя и печатью организации. Направление заявления какими-либо другими способами не допускается.
3.5. Изменение названия мероприятия и его содержания, указанных в Заявлении, не допускается.
3.6. Решение по заявлению принимается не позднее 10 (десяти) рабочих дней, о чем заявитель уведомляется в письменном виде, а также с целью повышения оперативности иным способом, определенным в Заявлении.
3.7. Не позднее 3 (трех) рабочих дней до проведения мероприятия заявитель должен предоставить в адрес Центра подтверждение согласия участников участвовать в мероприятии.
3.8. За 1 (один) рабочий день до проведения мероприятия либо в день проведения мероприятия необходимо предоставить один комплект раздаточного материала и программы мероприятия (возможно в электронном виде направить на e-mail: crp_vl@list.ru), а также список участников с обязательным указанием наименования организации, Ф.И.О. участника, контактного телефона и электронной почты.
3.9. Перед началом и после окончания мероприятия между Центром и заявителем составляется Акт приема-передачи помещения (Приложение № 2).
3.10. Помещение предоставляется в рамках режима работы Центра: пн.-чт.: 09:00 — 17:30, пт.: 09:00 — 16:00, перерыв: 13:00 — 13:45.
3.11. Открывает мероприятие представитель Центра (5 мин. приветственное слово к участникам).
3.12. Сопровождение мероприятий осуществляется силами заявителя без привлечения специалистов Центра.
3.13. Раздаточные и иные материалы, используемые в ходе проведения мероприятия, изготавливаются заявителем своими силами и за свой счет. Использование технических средств Центра для этих целей запрещено.
3.14. В предоставлении помещения может быть отказано в случае:
3.14.1. несоответствия мероприятия требованиям, указанным в п. 2.1. настоящего Регламента;
3.14.2. отсутствия в Заявлении сведений, указанных в п. 3.3. настоящего Регламента;
3.14.3. несоответствия сведений, указанных в Заявлении, фактическому содержанию мероприятия;
3.14.4. если заявителем не выполнены требования, предусмотренные п.п. 3.7. и 3.8. настоящего Регламента.
4. Правила использования помещения
4.1.Во время проведения мероприятия заявитель обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.
4.2.Заявитель несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.
4.3.Заявитель обязуется подключать к электросети электрооборудование суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение большей мощности заявитель обязан согласовывать с руководством Центра.
4.4.В течение всего периода работы мероприятия заявитель осуществляет поддержание общественного порядка в предоставленном помещении, также технических помещениях центра (коридор, туалет). Центр не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих заявителю, а также участникам мероприятия.
4.5.Запрещается размещение любого рода рекламной продукции на стенах, полах, потолках при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения, таким образом, ущерба Центр оставляет за собой право взыскать с заявителя стоимость ремонта и/или замены поврежденного оборудования.
4.6.Мероприятия, проводимые в предоставленном помещении заявителем, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность Центра и его персонала.
Заявление на предоставление консалтинговых услуг
Регламент
Организация внеучебных мероприятий на уровне факультета или института
При организации мероприятия для обучающихся факультета или института достаточно локальных документов, регламентирующих проведение данного мероприятия:
- указание по факультету или институту;
- приказ по факультету или институту.
Пример приказа по факультету или институту
Организация внеучебных мероприятий на уровне университета и выше
При организации мероприятий, в которых задействованы обучающиеся разных факультетов и институтов, или мероприятий, в организации которых задействованы различные по подчиненности подразделения университета, необходимо создание документов по университету, регламентирующих проведение данного мероприятия.
- Указание
Создается и выпускается в случае задействования обучающихся с различных факультетов или институтов, но для организации которого необходимо участие подразделений, подчиняющихся только проректору по образовательной и международной деятельности.
Указание по университету может выпускать проректор и ректор. Наиболее оптимальный срок выхода указания – за 7 дней до мероприятия, в случае однодневных мероприятий.- Пример указания (doc, pdf)
- Приказ о мероприятии
Создается и выпускается в случае участия в мероприятии обучающихся с разных факультетов или институтов и для организации которого необходимо участие различных по подчиненности подразделений.
Приказ содержит информацию о целях реализации мероприятия, о мерах по его организации, об ответственном за мероприятие, о степени и формате участия в подготовке мероприятия структурных подразделений.
Приказ является наиболее точным и основательным документом, регламентирующим с административной точки зрения проведение мероприятия.
По мере необходимости, к приказу и указанию могут быть прикреплены приложения. Наиболее оптимальный срок выхода приказа – 7 дней до мероприятия в случае однодневных мероприятий. Для мероприятий, организация которых регламентирована положением, выход приказа должен обеспечивать соответствие реализации мероприятия срокам, указанным в положении.- Пример приказа о мероприятии программы развития деятельности студенческих объединений 2016 года (doc, pdf)
- Пример приказ о внеучебном мероприятии в формате (doc, pdf)
Часто встречающиеся приложения
Положение о мероприятии. Положение определяет цели, задачи, категории участников, содержание программы, порядок организации и проведения.
- Пример положения о мероприятии (doc, pdf)
Программа. Программа определяет даты, время, место проведения мероприятия, наименование содержательных этапов, ответственных за реализацию этапов и контактные данные организаторов мероприятия.
Пример программы мероприятия
Сценарный план. Сценарный план содержит информацию о содержательных этапах официальных элементов мероприятия (открытие, закрытие и т.п.) и времени их реализации.
Пример сценарного плана
Сценарий. Сценарий содержит краткое изложение событий, совершающихся по ходу действия в официальной части мероприятия, это список исполнительных лиц с точным описанием их действий и указанием времени выхода на сцену, словами ведущих.
Пример сценария
Смета. Смета содержит информацию о размере и основных статьях расходов на организацию мероприятия, источниках финансирования проведения мероприятия.
Составляется сотрудником планово-финансового управления, подписывается начальником планово-финансового управления и утверждается проректором по образовательной и международной деятельности или ректором.
Смета составляется и утверждается параллельно с подписанием приказа. Возможны случаи, в которых смета составляется и утверждается после выхода приказа, но в этом случае срок составления и утверждения сметы обозначается в тексте приказа.
Пример сметы
План организационно-технических мероприятий. План содержит перечень организационно-технических мероприятий, сроки исполнения, информацию об ответственном исполнителе. В случае, когда ответственными исполнителями являются представители различных организаций, план подписывается руководителями организаций.
Пример плана организационно-технических мероприятий
Состав организационного комитета (исполнительной дирекции). Состав оргкомитета формируется в приложении к приказу о мероприятии в случае растянутой во времени подготовки мероприятия и значительного количества подготовительных мероприятий.
Пример оформления состава организационного комитета (исполнительной дирекции)
Список участников. Список участников представляется в приложении к приказу в случае мероприятий, в которых принимают участие команды, коллективы, студенческие объединения образовательной организации, а также в случаях, когда для проведения мероприятия необходимо точное определение участников мероприятия на этапе подготовки приказа.
Пример оформления списка участников
Общие элементы оформления внеучебных мероприятий
- Служебные записки:
Организация пропуска посторонних в корпуса университета
Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление разовых пропусков в бюро пропусков или служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета.
Пример служебной записки на пропуск посторонних в корпуса университетаПроведение мероприятий в аудиториях учебных корпусов
Для проведения мероприятия в учебных аудиториях основного аудиторного фонда необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с отделом планирования и организации учебного процесса (входит в состав управления обеспечения учебного процесса).
После согласования с отделом планирования и организации учебного процесса необходимо составление на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича с просьбой разрешить доступ в аудиторию и выдачу ключей ответственному сотруднику. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия. Далее на служебную записку ставится виза сотрудника учебного отдела и относится в приемную проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича (административный корпус (3а), кабинет № 219).
Пример служебной записки на проведение мероприятия в аудиториях учебных корпусов
Проведение мероприятий в аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
Для проведения мероприятия в аудиториях, закрепленных за отдельными структурными подразделениями, необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за планирование занятости аудиторий.
После предварительного согласования на имя руководителя подразделения составляется служебная записка.
Пример служебной записки на проведение мероприятия аудиториях, закрепленных за структурными подразделениямиЗвуковое и медиа оборудование
Основное звуковое и медиа оборудование университета закреплено за подразделениями проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича.
Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо составить служебную записку на имя проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича с указанием перечня необходимого оборудования, сроков его использования и контактов ответственного за использование на время проведения мероприятия сотрудника.
В случае необходимости, в служебной записке необходимо отразить потребность в присутствии для эксплуатации оборудования сотрудника управления информатизации и телекоммуникаций.
Служебная записка подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и относится в приемную проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича (административный корпус, кабинет № 203). После согласования проректором необходимо уточнить у начальника управления информатизации и телекоммуникаций Еленева Дмитрия Валерьевича (корпус 15, кабинет № 413), кто из сотрудников его управления может выдать оборудование на данное мероприятие. Для вноса и выноса оборудования из корпусов необходимо оформление материального пропуска.
Пример служебной записки на звуковое и медиа оборудованиеИное оборудование (столы, стулья и т.п.)
Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (южный кампус: корпус № 3, аудитория 317; северный кампус: аудитория 206, корпус мехмата) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование.
Пример служебной записки на столы и стулья - Заявка на транспорт
Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия.
Пример заявки на транспортДля организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни - Представление на освобождение от занятий
В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и проректором по образовательной и международной деятельности.
Пример представления на освобождение от занятийДля освобождения от занятий без последующей отработки в случаи проведения мероприятий на уровне факультета или института необходимо создание и выпуск указания деканом факультета или директором института.
- Материальный пропуск
Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков.
Пример оформления материального пропускаВ случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Пример оформления служебной записки на вынос оборудования
Пример оформления служебной записки на внос оборудования
Наиболее оптимальный срок подготовки служебных записок – за 5 рабочих дней, крайний срок подготовки служебных записок – 2 рабочих дня до мероприятия. Наиболее оптимальный способ работы со служебными записками – подавать их вместе с приказом о мероприятии, чтобы исключить дополнительные вопросы. - Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
По итогам мероприятия обучающиеся, сотрудники могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма. Благодарственные письма подписывает декан факультета или директор института – в случае мероприятий уровня факультета или института, проректор по образовательной и международной деятельности – для внеучебных мероприятий университетского уровня и выше, а также другие проректоры в соответствии с приказом о распределении полномочий между членами ректората (10-О от 13.01.2017) и приказом о предоставлении права подписи членам ректората (1017-О от 23.11.2016).
Нормативные документы Управления
Основные положения Управления
Приказ о переименовании УОСНКиС в УОСМ (DOCX, 20 Кб)
Положение об Управлении (DOCX, 40 Кб)
Приказ об утверждении Регламента.docx
Регламент.docx
Приложение 1 (список помещений) (XLSX, 14 Кб)
Приложения 2-11 (DOCX, 218 Кб)
Приказ о предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям
Приказ «О предоставлении данных по научным и научно-образовательным мероприятиям» от 24.07.2020(PDF, 206 Кб)
О внесении изменений в Приказ от 24.07.2020 № 6.18.1-01/2407-03 (PDF, 104 Кб)
Регламент, Положение и формы заявок на проведение и/или финансовую поддержку научных мероприятий
Регламент Комиссии (DOC, 85 Кб)
Заявка (приложение 1 к регламенту) (DOC, 38 Кб)
СМЕТА (приложение 2 к регламенту) (XLS, 48 Кб)
ОТЧЕТ (приложение 3 к регламенту) (XLS, 40 Кб)
Приказ о внесении изменений в регламент 2021 (от 08.02.21) (DOCX, 33 Кб)
Приказ о внесении изменений в регламент 2020 (DOCX, 33 Кб)
Приказ_внесение изменений в Регламент (DOCX, 31 Кб)
Приложение (раздел 4) (DOCX, 20 Кб)
Приказ об утверждении Регламента и Положения (DOC, 35 Кб)
Положение о Комиссии (DOC, 44 Кб)
Образцы заполнения
СМЕТА (пример заполнения) (XLSX, 19 Кб)
ОТЧЕТ (пример заполнения) (XLS, 44 Кб)
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.