Сценарии использования битрикс24

Умные сценарии — это функция, с помощью которой вы можете использовать роботов CRM, чтобы автоматизировать рутинные операции внутри компании.

Например, у вас есть сделки, в которых нужно поставить однотипные задачи для сотрудников и запланировать встречи в календаре. Для таких сделок вы можете настроить последовательность роботов, которые совершат нужные действия.

Сейчас вы можете использовать умные сценарии в:

• Лидах и сделках
• Контактах и компаниях
• Счетах

Как создать умный сценарий

Для настройки откройте нужный раздел, например: CRM > Лиды/Сделки > Умные сценарии > Создать сценарий.

В появившемся окне укажите название и описание сценария.

Добавьте нужных роботов.

В качестве примера добавим роботов, которые будут ставить задачи сотрудникам после запуска сценария.

Подробнее о работе и настройке роботов читайте в статье: Роботы.

Во время настройки робота вы можете указать параметры:

• Настроить администратором перед запуском – в этом случае администратору нужно будет указать параметры робота в разделе Настройка сценария перед сохранением сценария.

• Спрашивать при запуске – во время запуска сценария нужно будет внести данные в появившемся окне.

В разделе Настройка сценария вы можете указать дополнительные настройки, если вы использовали параметры: Настроить администратором перед запуском или Спрашивать при запуске.

Когда все настройки будут сделаны, нажмите кнопку Сохранить

Как запустить сценарий

Отметьте сделку и выберите нужный сценарий.

После этого сценарий запустится и выполнит указанные в нём действия.

Как настроить или удалить сценарий

Нажмите на вкладку Список сценариев.

В открывшемся окне вы увидите список всех доступных сценариев.

Чтобы удалить или настроить сценарий, используйте соответствующие действия.

Рекомендую также прочитать:

Перейдем на список контактов. Здесь вы видите кнопку Расширения, а в выпадающем меню пункт Умные сценарии. Этот функционал доступен в списках, в детальной карточке лидов, сделок, контактов и компаний.

Необходимо указать название сценария – оно будет добавлено в виде пункта меню в кнопке Расширения. Желательно дать краткое описание, что именно и как делает наш сценарий.

Мы так и напишем для них, что им предлагают текст для рассылки, который они могут поменять. А затем вставим текст по умолчанию, используя при этом обычные переменные, доступные в роботах CRM. В частности, имя контакта.

Что из себя представляют смарт-процессы

В Битрикс24 есть элементы, которые называются сущностями. Они представляют собой область для хранения упорядоченных данных. Примеры сущностей: сделки, компании, контакты, лиды и т.д. 

В 2021 году список сущностей Битрикс24 пополнился смарт-процессами. Чтобы понять, что они из себя представляют, приведём простой пример:

Представьте, что компании-производителю нужна новая сущность, которая не предусмотрена в системе. Например, это могут быть швейные машинки: каждая модель обладает своими характеристиками и особенностями. Раньше, чтобы восполнить недостающие функции, приходилось выкручиваться: создавать списки и выводить их в компании.
С введением смарт-процессов всё изменилось — их можно настроить под себя.

Смарт-процессы — это механизмы, которые создают новые сущности. Другими словами, они нужны для того, чтобы формировать собственные сценарии работы. 

В процессе создания смарт-процесса вы можете настроить его под себя: привязать к другим элементам, настроить поля в карточке и т.д. Расскажем, как это сделать.

Создание и настройка смарт-процесса

Каждый будет выбирать свои собственные настройки во время создания смарт-процесса, но мы постараемся рассказать обо всех.

1. Работа с направлениями и туннелями продаж позволяет добавлять в раздел несколько направлений.
2. Стадии и канбан даёт возможность добавлять в смарт-процесс свои стадии, переименовывать и удалять ненужные.
3. Роботы и триггеры нужны для того, чтобы автоматизировать процессы.
4. Дизайнер бизнес-процессов позволяет настраивать автоматический запуск шаблонов бизнес-процессов.
5. Права доступа при создании направления открывает доступ к разделу для всех пользователей портала.

Итак, теперь в левом меню у вас появится новый раздел, если вы выбрали эту опцию. Перейдя в раздел, вы сразу попадёте в нужный вам смарт-процесс. Если же вы не выносили его в новый раздел, он будет в «CRM».

Здесь вы можете настраивать процесс: добавлять новые воронки, менять стадии, добавлять роботов и триггеры и т.д. 

Зачем использовать смарт-процессы

Умные сценарии в Битрикс24 — это готовый инструмент для взаимодействия с роботами в разделе «CRM». С его помощью вы сможете автоматизировать любые рутинные процессы, связанные с операциями внутри предприятия.

К примеру: вы активно ведёте работу со сделками и на определённой стадии сотрудникам необходимо поставить задачу, а в календаре Bitrix24 поставить в план встречу с клиентами. Для таких однотипных, повторяющихся задач можно осуществить настройку роботов, которые способны выполнять практически все действия, связанные с функционалом Bitrix24.

На данный момент сценарии в Битрикс24 можно активировать в:

• 1Лидах;
• 2Сделках;
• 3Контактах;
• 4Компаниях;
• 5Счетах.

Как создаются Битрикс 24 сценарии

Для того, чтобы создать умный сценарий crm, к примеру в сделках, нужно перейти в «CRM» → «Сделки» → «Расширения» → «Умные сценарии» → «Создать сценарий».

После того как все роботы добавлены и настроены, вам остаётся только нажать «Сохранить», и умный сценарий crm готов к использованию.

Найти все созданные вами сценарии можно в разделе «CRM» → «Расширения» → «Умные сценарии» → «Список сценариев».

Как запускаются умные Битрикс 24 сценарии

Запустить сценарий crm можно двумя способами:

• 1В общем списке сделок выберете нужное количество сделок, перейдите во вкладку «Создать сценарий» → «Умный сценарий» и нажмите на необходимый сценарий;

• 1В карточке сделки перейдите во вкладку «Расширения» → «Умные сценарии» и запустите нужный сценарий.

После запуска автоматически начнётся выполнение всех прописанных действий.

Как настраиваются и удаляются умные Битрикс 24 сценарии

Чтобы настроить или удалить сценарий достаточно открыть общий список сценариев и выбрать необходимое действие.

Также в общем списке сценариев вы сможете увидеть:

• 1Общее количество запусков сценариев;
• 2Дату последнего запуска каждого сценария из общего списка;
• 3Активность сценария.

11.04.2021
2194 Блог Интегратора

Автоматизация бизнес-процессов помогает сокращать расходы, наращивать объемы продаж, повышать качество управления и контроля за работой предприятия, в том числе и сотрудниками. Кроме этого, автоматизация позволяет получить то количество информации, которое необходимо для аналитики и принятия правильных решений. Она снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, забирая на себя всю монотонную и одинаковую работу. Чем больше бизнес-процессов можно автоматизировать — тем лучше для компании, ее сотрудников и клиентов.

Современные решения автоматизации дают существенный прирост к скорости обработки входящей информации, а также позволяют сократить время и ресурсы на решение повторяющихся рутинных задач.

В стремлении предоставить пользователям своей платформы разнообразные инструменты автоматизации, разработчики Битрикс24 дают новую возможность — автоматизировать работу со сделками и лидами, задействуя умные сценарии. Это будет полезным при работе с постановкой одинаковых задач для большого количества сделок — достаточно один раз настроить цепочку роботов, которые выполнят требуемые действия.

*Необходимым условием для работы с умными сценариями является наличие прав администратора в системе.

Как работает умный сценарий

Для того чтобы создать умный сценарий, перейдите в раздел «CRM», затем «Лиды/Сделки», выберите «Умные сценарии» и «Создать сценарий». Откроется окно, в котором нужно задать название сценария и описать его суть. В следующем пункте предстоит выбрать требуемых роботов и добавить их.

Для примера, выберем роботов, цель которых будет заключаться в постановке задачи менеджерам после запуска сценария. Для настройки робота понадобится указать требуемые параметры:

1. Настроить администратором перед запуском — позволяет настроить все параметры в специальном разделе «Настройка сценария».
2. Спрашивать при запуске — настройку нужно будет выполнять во время запуска.
3. Выбрать сейчас — сразу выполнить настройку.

При выборе 1 или 2 пункта, будет доступна возможность указать дополнительные параметры. После этого нужно не забыть сохранить сценарий, нажав соответствующую кнопку. Для его запуска нужно выбрать сделку и запустить сценарий — он выполнит все заданные действия.

Для того чтобы отредактировать или удалить сценарий, необходимо перейти на вкладку «Список сценариев» и в открывшемся окне со списком сценариев, выбрать нужное действие: настроить или удалить.

В заключение

Битрикс24 — сложный механизм, в который разработчики непрерывно вносят новые возможности и инструменты. Для того чтобы CRM-система работала с максимальной эффективностью — нужно следить за обновлениями и своевременно вводить их в работу. Все наши клиенты всегда используют новые инструменты, потому что мы никогда не забываем рассказывать им о них и адаптировать к реальным потребностям предприятия.

Если вы хотите держать под контролем свою компанию, сократить расходы на рабочие ресурсы, требуемые для выполнения однотипных задач, повысить продажи — обращайтесь к нам. На протяжении 10 лет мы успешно помогаем бизнесу развиваться и выходить на новый уровень. Позвоните и мы подробно проконсультируем вас совершенно бесплатно.

В Битрикс24 реализовано несколько сценариев работы с клиентами.
Но прежде чем рассматривать непосредственно сценарии, давайте разберемся с их основными элементами.

Что такое лид

В Битрикс24 лиды можно заводить вручную, импортировать виде csv-файла, а также они создаются автоматически из заявок на сайте (если он связан с порталом), писем и звонков.

Дальше над лидом можно выполнять разные действия:

• Менять статус (в работе, обработан, завершить обработку и т.д., название и количество статусов настраивается) — таким образом определяется, на каком этапе обработки находится заявка.
• Планировать действия (звонок, СМС, письмо, встречу, задачу);
• На основании качественных лидов в Битрикс24 можно создавать сделки, счета и компании.

Что такое сделка

В Битрикс24 сделки создаются из лидов.

Но также их можно импортироватьиз csv-файла или создать в ручном режиме. Подробнее узнать о создании и работе со сделками вы можете из нашей публикации «Битрикс24 сделки: направления, настройка стадий, работа со сделками».

Работу со сделками можно автоматизировать

Сценарии работы с клиентами

Как уже было сказано выше, предусмотрено несколько сценариев:

1. Классический – все холодные контакты попадают в CRM в виде лидов.

Дальше после обработки, если вы «дожали» и лид заинтересован в услугах/товарах, то он конвертируется в сделку, контакт и/или компанию (клиента).

2. Простой (без лидов) – в этом варианте все входящие заявки, письма, звонки сразу заводятся как клиенты и параллельно создаются сделки.

Клиент, создаваемый по умолчанию из входящего звонка или письма — это Контакт. Если же во входящей информации имеются данные, связанные с полями Компании, то в качестве клиента будет создана Компания.

Как видите, классическая цепочка более длинная. Но нужно понимать, что если у вас в основном холодные контакты, то именно такой вариант работы будет оптимальным. Если же в Bitrix24 попадают те, кто каким-то образом узнал о вас и уже заинтересован в сотрудничестве, то вполне допустимо использовать вариант без лидов.

Стадии лидов и сделок

1. Количество статусов. Их не должно быть слишком много или мало. Если упустите какой-то этап – будет сложнее заниматься потом анализом. А если этапов будет очень много, то менеджерам будет неудобно работать. В большинстве случаев оптимально 5-7 этапов.

2. Порядок статусов – их нужно размещать последовательно, от начального статуса к финальному. Если лид перешел на следующую стадию, то назад, на предыдущую стадию, он уже не возвращается (за редкими исключениями). Потому проследите, чтобы статусы были размещены в правильном порядке.

3. Объединение статусов. Если между переходом с одного статуса на другой минимальный интервал времени, то, возможно, их стоит объединить. Например, «Оформлено КП» и «Отправлено КП». Также не должно быть статусов, которые дублируют друг друга. Например, «Уточнение информации» и «Получение данных».

4. Не создавать статусы для каждого действия. Иногда, для перехода лида в новый статус нужно совершить много действий – позвонить клиенту, снова позвонить, потом отправить письмо, получить обратную связь, снова напомнить клиенту о себе J и тд. Все такие действия стоит объединить под одним названием, например «В обработке».

5. Названия статусов. Есть несколько подходов к данному вопросу:

• называть статусы глаголами совершенного вида в прошедшем времени: получено, отправлен, согласован, передан. В этом случае статусы показывают, что уже сделано по каждому лиду.

Пример такой воронки:

Получен новый лид → Проведена квалификация → Отправлено КП → Ознакомлен с КП → Сформирован договор → Согласован договор → Передан в производство/Забракован.

• называть статусы в будущем времени, например: получить, отправить, передать. Тогда статусы показывают, что нужно сделать.

Пример: Новый → В обработке → Сделать КП → Отправить договор → Передать в производство/Забраковать

Оба подхода вполне адекватны, какой использовать – решать вам. Но в пределах одной воронки придерживайтесь одного стиля.

Еще важно проводить квалификацию отказов — то есть создать отдельные статусы для забракованных лидов и неудавшихся сделок (например, не подошла цена, сроки итд). Тогда можно будет проанализировать статистику и подумать, как улучшить результаты. Например, если больше 40% отказов из-за цены, то, может, стоит добавить в линейку более дешевый продукт или проработать с менеджерами работу с возражениями по цене, лучше показывать ценность продукта.

Также мы предоставляем консультации по Битрикс24.

Битрикс24 — удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.

Если у Вас есть вопросы — звоните, пишите, будем рады помочь!

Заполняйте форму, размещенную ниже, и получите бесплатно учебник с инструкцией для начинающих по основам работы с Битрикс24!

Разбираем понятные и полезные примеры применения умных сценариев для вашего Битрикс24 на реальных задачах клиента.

Как мы с вами знаем, в битриксе есть отличные помощники — бизнес-процессы. Запустить их можно вручную или автоматически в зависимости от заданных условий. Объединяет эти два кардинально разных запуска одно – процесс запускается только при изменении сделки или её стадии. 

Например, если в настройках вы проставите «запускаться в момент изменения», то бизнес-процесс запустится в момент изменения любой сделки. А если вам это не подходит, и вы хотите выбирать? 

На помощь пришли ещё более сообразительные друзья – умные сценарии! Посмотрим, как они решили задачи нашего заказчика.

Задача: иметь возможность отбирать сделки (выбор согласно заданным критериям) и отправлять или не отправлять необходимые уведомления (данные) клиентам. 

Выборка клиентов может быть рандомная, и именно здесь удобным оказалась реализация процесса автоматизации при помощи умных сценариев. 

Несколько примеров работы со сценариями клиента

Заходим в сделки и выбираем сценарий, который хотим применить:

Сценарий 1. Отменить  стандартное напоминание за 26 часов.

Задача: Заказчику необходимо отменять отправку по отдельным сделкам стандартного (преднастроенного) напоминания в WhatsApp  клиенту о событии, которое происходит за 26 часов до его наступления.

Что делает УС: меняет поле «Отменена отправка напоминания за 26 часов» сделки, которое в дальнейшем проверяется при отправке, с «нет» на «да».

Сценарий 2. Отправить напоминание сразу.

Задача: Незамедлительно отправлять по отдельным сделкам стандартное (преднастроенное) напоминание в WhatsApp клиенту о предстоящем событии.

Что делает УС: Запускает бизнес-процесс, который отправляет сообщения клиентам в WhatsApp.

Сценарий 3. Усилить рекламу.

Задача: Некоторые мероприятия необходимо дополнительно прорекламировать. На выбранные сделки устанавливаем отдельный сделкам признак, указывающий на то, что по ним требуется усилить рекламу.

Что делает УС: меняет значение поля «Усилить рекламу» сделки с «нет» на «да».

Сценарий 4. Отправить произвольное сообщение.

Задача: Отправлять по отдельным сделкам произвольное сообщение в WhatsApp клиенту.

Что делает УС: После запуска УС запрашивает текст сообщения, который затем отправляет клиентам в WhatsApp.

Результат:

·       Заказчик может быстро изменить текст сообщений-уведомлений для клиентов непосредственно перед отправкой;

·       Применять процессы к выборочным сделкам и лидам и совершать массовые действия;

·       Может заложить разные роботы (действия) в каждый сценарий исходя из задач;

·       Автоматизированы рутинные действия: внесение правок, отправка и отмена уведомлений.  

Смотрите нас на YouTube
Проходите Бесплатный курс внедрения Битрикс24
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 30%
Заказывайте Техподдержку от специалистов Соли