Сценарий мероприятия тайминг

Главная Тайная комната Урок 15: Тайминг. План мероприятие от и до

Рабочая неделя в самом разгаре, настроение располагает к проведению веселых свадеб, юбилеев и корпоративов, и как все успеть? Как не упустить ни одну деталь, вовремя сделать все и не разочаровать заказчика? Сегодня мы поговорим о тайминге или поминутном плане праздника. Он считается основой любого торжества.

15-1

Тайминг – для чего он нужен?

Поминутный план поможет буквально «увидеть» все мероприятие целиком и понять, сколько времени займет тот или иной этап. Умение взять «время под контроль» говорит о профессионализме организаторов и дает возможность правильно расставить акценты. Наличие подробного плана мотивирует и заставляет поверить в то, что цель будет достигнута. Как легко «съесть слона»? По частям. Точно так же и план убеждает в том, что поэтапно можно выполнить любое дело и подготовить грандиозное торжество.
В тайминге нужно отразить такие моменты, как:

▪ Начало и окончание праздника.
▪ Поминутное перечисление всех действий в ходе торжества (речь ведущего, поздравительные выступления, награждения).
▪ Предполагаемые действия гостей (время на трапезу, конкурсы, танцы).
▪ Время на выступление приглашенных артистов.
▪ Время подачи блюд.
▪ Время для отдыха ведущих, артистов и других участников праздника.
▪ Время для подготовки и доставки нужного реквизита.

15-7

Запомните, что мелочей в таких вопросах, как подготовка плана мероприятия не бывает. Нужно учесть все нюансы и детали будущего торжества и посчитать «в минутах».

Для каждого этапа нужно определить время, в течение которого он должен быть проведен.
Все этапы располагаем в хронологическом порядке, каждый момент нужно учесть и проконтролировать.
Лучше составлять такой план на компьютере, планшете или в электронном ежедневнике. Можно также воспользоваться специальными программами, которые предназначены для планирования и решения других задач. Например:

https://evernote.com/intl/ru/
http://www.rememberthemilk.com/
https://www.wunderlist.com/ru/

В электронном виде можно добавлять комментарии, изменять свои записи и корректировать план исполнения.

15-6

Используем специальные методики

Для правильного составления плана мероприятия, можно воспользоваться специально разработанными методиками. Например, методикой ABC.
Эта методика говорит о том, что соотношении дел важных и неважных в процентах одинаково. Все задачи делим с помощью буквенных обозначений. Первые – самые важные обозначаем буквой A, за ними идут остальные по степени важности, и мы их обозначаем буквами B,C.
Самые важные дела A – обычно 30% от всех дел.
Менее важные дела B – примерно 40% от всех дел, приносят столько же результата.
И дела наименьшей важности C – примерно 30% от всех результатов.
В своем плане обозначьте приоритет решаемых вопросов, и вы поймете, какие из них нужно решить в первую очередь, какие – чуть позже.

15-3

План – всему голова

Поминутный план – один из самых эффективных инструментов планирования. Чтобы он работал, соблюдайте эти простые правила.

1. Проведите полное исследование вашей работы. Например, вы планируете мероприятие. Посчитайте, сколько времени уйдет на подготовку сценарий, подбор помещения, выбор автомобилей, встречи с заказчиками, переговоры с компаниями-партнерами и все это зафиксируйте. Это позволит увидеть реальную картину и понять, сколько времени уходит на тот или иной этап. При подготовке следующего праздника, учтите свои заметки и наблюдения.
2. Составляйте план заранее. Не начинайте работать без плана. Составьте его в первую очередь, а коррективы будете вносить по ходу подготовки.
3. Пишите конкретные пункты. Не просто: «договориться с флористической компанией об оформлении помещения», а «сделать звонок, просмотреть кейсы, узнать цены, договориться о встрече». Так, вам будет понятна задача в целом и проще ее решить.
4. И, как мы уже отметили, обязательно ранжируйте задачи по степени важности. Это поможет понять, что важно, а какой вопрос можно отложить. При дефиците времени вы уделите внимание самым важным моментам, что поможет выйти из цейтнота с наименьшими потерями.

15-9

Не лишним будет знакомство с основами тайм-менеджмента. В книгах Дэвида Аллена и Брайана Трейси можно найти реальные примеры и практические варианты решения различных задач.
И пусть все мероприятия, которые вы реализуете, получаются яркими и интересными, и никакие «подводные камни» не нарушат их ход.
А вот о тех самых «камнях», точнее, внештатных ситуациях мы поговорим в следующий раз.

А интересно разнообразить ваше мероприятие вы сможете с помощью наших выездных творческих мастер-классов!

Создание сайтов в студии Мегагрупп

Источник

Сценарий мероприятия

После определения целей и задач мероприятия, после выделения основного сообщения, формулирования концепции и подбора формата можно приступать к созданию сценария предстоящего события.

Сценарий в event-индустрии – это основной документ, от качества проработки которого напрямую зависит успех мероприятия и достижение поставленных целей.

В отличие от театрального, сценарий мероприятия описывает не только сценическое действие, но и все, что происходит до и после.

Структуру сценария определяет формат мероприятия. Можно сказать, что схожую структуру имеют сценарии всех банкетов, конференций и т. д. Это связано с четкими ограничениями возможностей восприятия информации и условиями комфорта гостей и участников.

Давайте рассмотрим это на примерах.

Банкет. Гости сидят за столом, официанты подают еду. Общение на таком мероприятии будет ограничиваться в основном соседями по столу. Так как продолжительность сидячего банкета в среднем 3–4 часа, организатору надо создать сценарий, который бы позволил гостям постоянно следить за происходящим на сцене, иначе им очень быстро станет скучно.

Коктейль. Гости стоят на протяжении всего мероприятия, общаются друг с другом, официанты носят еду и напитки по залу. Такое мероприятие может продолжаться не более полутора часов (в противном случае гости устанут и начнут уходить). Но и это время нельзя занять целиком. На основные события на сцене у организатора есть примерно 30 минут, так как необходимо оставить временной запас в начале и конце: на сбор гостей и на их постепенный уход соответственно.

Сценарий должен быть построен таким образом, чтобы в рамках выбранного формата максимально точно передавать гостям сообщение. Нет необходимости подчинять каждую минуту мероприятия раскрытию всей концепции. Нужно в определенные моменты времени выделять конкретную составляющую сообщения, чтобы в итоге у гостей все они сложились в единую гармоничную картину, максимально полно передающую смысл основной идеи прошедшего события.

Теперь поговорим о форме сценария мероприятия.

Строго говоря, готовый сценарий должен отвечать на следующие вопросы:

1. Что происходит?

2. Где происходит?

3. Когда начинается и сколько времени продолжается?

4. Кто в этом участвует?

5. Кто ответственное лицо?

Простого сценария, оформленного как ответы на перечисленные вопросы в виде текста, таблицы или в режиме outline, будет достаточно при организации небольшого мероприятия или на этапе подачи первого предложения клиенту.

Но, так как сценарий предназначен для большого числа служб и специалистов, которые задействованы в процессах организации и проведения мероприятия, часто необходимо создать несколько документов (их количество зависит от объема подготовительных работ и количества участников проекта). Исходя из этого, сценарии делятся на несколько видов.

Виды сценариев

1. Развернутый сценарий.

2. Сценарный план.

3. Краткий сценарий.

4. Технический сценарий.

5. Сценарий для ведущего.

Развернутый сценарий создается и ведется руководителем или менеджером проекта. В нем указывается наиболее подробная информация по всем связанным с мероприятием действиям.

Сценарный план, или тайминг, включает в себя наименования основных блоков мероприятия, их последовательность, хронометраж и краткое описание. Он предназначается в основном для представителей клиента, работников площадки и подрядчиков.

Краткий сценарий, или расширенный тайминг, создается для распространения среди ответственных лиц, чтобы обозначить их зону ответственности. Также краткий сценарий может предоставляться менеджеру площадки и подрядчикам для синхронизации и координации действий.

Технический сценарий, где прописана партитура всего сценического представления, как и следует из названия, предназначается прежде всего техническим службам сцены (звук, свет, мультимедиа).

Сценарий для ведущего помимо основной части – слов, произносимых ведущим со сцены, включает в себя краткое описание действий, визуальных эффектов, а также время.

Вообще говоря, создание всех этих видов сценария можно легко автоматизировать. Дело в том, что каждый из них – это по-своему скомпонованная выдача части информации из развернутого (наиболее полного) сценария. Как только вы поймете, как и зачем нужно подавать информацию в каждом из видов сценария, вы сможете создать автоматизированную программу в Microsoft Excel или поставить задачу специалисту сделать для вас специальную программу. Впрочем, есть пути и еще проще. Можно подписаться на бесплатный курс «Профессиональная работа со сценарием» и получить шаблон такого документа в подарок.

Литературный сценарий

Вообще сценарий в большинстве искусств – это самостоятельное произведение. Возьмите пьесы великих писателей и драматургов. Читать такую пьесу зачастую бывает интереснее, чем смотреть спектакль. Точно так же отдельно существуют и киносценарии. Я неоднократно читал сценарии, которые потом превратились в кинофильмы, и находил их весьма увлекательными. Но совсем другое дело – сценарий мероприятия. Тут речь не может идти о самостоятельной художественной ценности. Единственный смысл существования такого документа – это точное и яркое выполнение задач мероприятия. Именно поэтому хорошим event-сценариям присущ определенный сухой и точный язык. Время от времени мне приходится читать сценарии, написанные талантливыми молодыми (или не очень) креативщиками. В этих произведениях встречаются очень красивые литературные обороты, метафоры и гиперболы. Но именно это делает их абсолютно бесполезными в рабочем процессе. Приведу вам пример: «…Посреди затемненного зала, как осколок гранитной скалы, возвышается квадратный подиум сцены. Его равные стороны подчеркивают образ надежности и устойчивости компании юбиляра. Из полутьмы зала по ступеням на сцену поднимается президент компании. С каждым шагом его силуэт все более проявляется в лучах света, направленных на сцену. Он своим неумолимым переходом из темного пространства зала передает жизнеутверждающий образ развития компании, ее движения из темного и не всегда успешного прошлого в светлое и наполненное новыми высотами будущее. Как только президент подходит к микрофону, все гости в едином порыве вскакивают со своих мест и зал оглашается бурной овацией. Свет со сцены начинает заполнять зал, символизируя общую причастность всех сотрудников компании к ее грядущим ярким успехам…»

Слов нет, написано талантливо! Но что же увидит гость мероприятия? Пустую освещенную сцену, на которую выйдет президент компании. Никаких оваций не будет, если, конечно, всех заранее об этом не попросят под страхом увольнения. Никто не увидит в этом ни образов, ни символов. За красивым текстом сценария автор упустил множество важных моментов. Сначала необходимо собрать внимание гостей. Для этого следует плавно погасить свет и выключить фоновую музыку. Потом объявить выступление президента компании, включить свет на сцену и поддержать выход президента динамичной музыкой. Тогда к моменту его первых слов аудитория будет готова слушать и, если речь будет не длинной, обязательно наградит оратора аплодисментами.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Источник

Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.

Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:

слишком скучно
не совсем понятна цель и повестка мероприятия
во время мероприятия все сидят в телефоне
придет малое количество людей от заявленных
слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
нарушается тайминг
люди уходят

Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.

1. Прописываем все блоки мероприятия в общий документ, который позволит не упустить 90% всего eventа.

И из этого документа выйдет сценарий мероприятия с включенным в него таймингом. Сценарий является главным документом для работы всей команды по организации мероприятия.

По каждому элементу мы расписываем три составляющие:

название блока
общее описание, из чего он состоит
список из задач, которые надо выполнить по блоку

Блоки по организации:

Общая концепция — первичное описание мероприятия, зачем оно необходимо, что оно должно включать в себя, что критично на нем должно быть и наоборот. Эти мысли превращаются в полное описание концепции.
Дата мероприятия — какое число, как оно влияет на работу сотрудников, какие преимущества и риски у этой даты, сколько дней осталось.
Время и длительность — насколько оно комфортно и для какого процента сотрудников. Длительность мероприятия с учетом работы площадки/офиса/сотрудников.
Площадка — кто и как ее утверждает? Какое в ней уже есть оборудование? Что со светом? Что со звуком? Воздух, тепло, холод? Зонирование — есть ли схема залов, помещения или ее необходимо нарисовать от руки?
Цель мероприятия — звучит банально? В любом случае, необходимо прописать, какую цель мы хотим достичь. Усиление сплоченности коллектива? Супер! Передача важной информации? Тоже огонь! Поняв цель, вы интересней заполните его активностями и построите сценарий.
Люди на площадке — пропишите кто эти люди: ведущий, аниматоры, волонтеры, субподрядчики, технический персонал площадки, люди, которые вовлекают участников в процесс.
Анонс мероприятия — что должен включать в себя анонс, чтобы пришло необходимое количество людей, как его распространять?
Пост-анонс — куда его выкладываем и как делаем это быстро, чтобы достичь максимального эффекта.
Команда — организационный состав, ответственный за приглашение/встречу людей, за оформление, за техническое обеспечение, за проведение самого мероприятия — да, это может быть один супер человек
Оформление мероприятия — навигация, атрибутика мероприятия, одежда, бейджи организаторов, декорации, баннеры, украшения столов, арт-объекты и др.
Оборудование — баннеры и стойки для них, микрофоны, звук, свет, столы, стулья, оформление зон стендами, сцена, фотозона. Кто это все подключает и устанавливает?
Креатив — прорабатываем “фишку” мероприятия. Что это может быть: маршрутный лист для прохождения зон мероприятия, интерактивная фото зона с баннером — стеной, на которой можно оставить пожелания, мастер-класс по биохакингу с 3D cканированием и другие вещи.
Логистика — как и когда привезут реквизит, типографию, людей (при необходимости) и оборудование, как и когда их отвезут обратно.
Посетители — как мы их встречаем, как регистрируем, что выдаем, как проводим, как взаимодействуем в течение всего мероприятия, как знакомим с друг-другом.
Типография и дизайн — приглашения, баннеры, размещение навигации, буклеты с программой или описанием события
Цифровые материалы — презентация, видео-ролики, которые могут быть на мероприятии, чат-бот (сейчас можно сделать чат-бот, в которого можно вшить максимально быстро всю информацию о мероприятии)
Подарочный фонд — сувенирная и подарочная продукция для участников, возможно за прохождение активностей или командных испытаний.
Подготовка и застройка площадки — одно из ключевых блоков. За сколько мы застраиваем площадку, где и какие зоны мы размещаем, кто устанавливает реквизит, кто подключает компьютер, кто приносит реквизит.
Уборка площадки после мероприятия — кто делает клининг площадки, куда едет не расходованный реквизит.

Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.

После этого списка будет вырисовываться сценарий мероприятия, а также его тайминг. При необходимости, разделите тайминг и сценарий на два документа.

Как написать хороший технический сценарий?:

Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:

описание активности
действующие лица
необходимый реквизит
чек-лист подготовки
алгоритм выполнения
текст, который необходим для проведения

И еще несколько лайфхаков:

Сценарий нужен для вас и орг. группы, поэтому вы сами можете определить теги и цвета, которыми выделите слова, реквизит или разделения по группам.
Чтобы мероприятие стало более интересно анализируем тренды, выставки, фестивали, корпоративные тренинги.
Придумываем элемент неожиданности, развязку мероприятия, тогда вы увеличите шанс в 3 раза, что оно запомнится.
На каждом этапе продумываем кто отвечает за него, это важный пункт, иначе сценарий в действия мы не приведем

2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач

В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:

Видео-контент за 3 недели
Презентации на мероприятие за 2 недели
Материалы из типографии за 2-3 недели
Анонс от 8 до 2 недель
Готовность площадки от 1 дня до 4-6 часов (оборудование, реквизит, оформление).

В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:

3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):

Слишком скучно.
Помогает игра. Игру можно сделать даже для top-менеджемента. Участники во время этапов вашего мероприятия могут проявить активность, задать вопрос, выполнить небольшое интересное задание, даже просто поднять руку и за это получить баллы/очки/мини-призы при подведении итогов. Вообще мы против конкурсов с тамадой, но легкая игра, позволит вам вовлечь участников до конца мероприятия. И не забудьте про соревновательную модель — дух соперничества очень мотивирует участника взбодриться и включиться.
Не совсем понятна цель и повестка мероприятия
Участникам мероприятия нужно проговаривать цель мероприятия от 3 до 6 раз: а. Начнем с афиши — это может быть подзаголовок к названию мероприятия или небольшое описание внизу афиши, или текстовое описание в e-mail письме. б. На регистрации участнику проговаривают, что здесь происходит. в. При старте мероприятия в общий микрофон. г. 1 раз в середине, при выступлении ведущего/спикера. Типография и действия мероприятия также могут напоминать цель мероприятия всем собравшимся.

Во время мероприятия все сидят в телефоне. Частая проблема! Здесь есть несколько решений, но все они зависят конечно же от формата вашего мероприятия, иногда на лекции людей невозможно оторвать от телефона, потому что лектор слишком монотонно рассказывает тему для посетителей. Поэтому, вставьте в лекцию перерывы и задавайте живые вопросы для обсуждения, ну и Лектора конечно проверьте, пусть пришлет видео с его прошлого выступления. Если же мероприятие активное, то обязательно создайте атмосферу общения участников между собой. Пример: каждому выдается листок с 4 разными стикерами, цель собрать 4 одинаковых, для этого участник должен поменяться с другими людьми, у которых также по 4 разных картинки. Также можно предложить игру «Без смартфона». Игрушки игрушками, а работает!

Придет малое количество людей от заявленных.
Здесь помогает упаковка мероприятия и его оформление. Работает видео-приглашение, подберите кадры, с других похожих мероприятий, где есть элементы позитивных эмоций. Даже на лекции можно сделать небольшую часть для позитивного настроя, а он притягивает людей. Немаловажно влияет дата и время, для этого можно собрать обратную связь с самих сотрудников, с помощью гугл опроса.
Слишком мало организаторов, поэтому некоторые зоны мероприятия перегружены или прекращают свою работу
Как говорили выше, вам сильно поможет прописанный тайминг и сценарий, где четко будете знать в какой момент у вас будет происходить действие, хотя для критичных ситуаций лучше держать +1-2 человек в помощь (для мероприятий до 200 человек), они должны быть погружены в сценарий заранее.

Нарушается тайминг. При организации любого мероприятия могут случаться форс-мажоры, поэтому на каждый этап выделите больше времени, чем необходимо на самом деле. Пропишите в сценарии дополнительные игры, вопросы, инициативы на всякий случай, они нужны для внезапных перерывов, перебоев техники и раннем окончании какого-либо этапа.

Люди уходят.
Продумайте кульминацию, итог вашего мероприятия! Про него вы рассказываете на регистрации, старте вашего мероприятия. Создайте тайну, награждение, бонус, подарок. Также подойдет совместное действие: делаем арт-объект, фотографируемся вместе. Держите участников в небольшом приятном стрессе.

Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!

Источник

Подробный план праздника, деловой встречи или тимбилдинга называется таймингом мероприятия. Разработка такого графика предполагает составление точного расписания с указанием, сколько минут займет каждый конкурс, выступление или иной элемент, а также каждый блок и программа целиком. Взяв время под контроль, вы полностью реализуете сценарий.

Зачем нужен тайминг: цели и задачи

Подробный план события важен для организаторов, чтобы отвести под каждый этап достаточное количество минут, правильно рассчитать период аренды площадки, условия приглашения выступающих и другие моменты, без которых событие не будет успешным. Тайминг помогает:

понимать, сколько времени длятся шоу-номера, мастер-классы, игры;
знать, сколько минут отвести на поздравления, благодарности, шутки;
планировать длительность перерывов для отдыха и время подачи блюд;
успеть провести все самые интересные и веселые развлечения;
контролировать процесс, при необходимости быстро перераспределяя время между этапами.

Определить оптимальное время для элементов события можно по опыту прошлых мероприятий, а также исходя из наполнения конкретных блоков сценария. Этапы в плане нужно располагать в хронологическом порядке, чтобы впоследствии не было путаницы.

Составим уникальный сценарий для вашего праздника!

Как составить тайминг

Оформление графика зависит от ваших предпочтений. Он может быть интегрирован в полный сценарий, где расписаны слова ведущих и участников. Также удобно составлять отдельную таблицу, где в первой колонке обозначается время, во второй — пункт программы, а в третьей пишутся примечания. Хорошо, если таблица будет и в распечатанном, и в электронном виде.

Чтобы корпоративное событие прошло без проблем, требуется составить отдельный тайминг для подрядчиков, прописав:

время прибытия и ухода специалистов, их задачи;
технические данные элемента программы (оборудование и пр.).

В этой части тайминга отмечается: когда надо украсить зал, приехать для уборки, вернуть арендованный реквизит и т. п.

Планы распечатываются в нескольких экземплярах, чтобы можно было раздать членам ивент-команды. Если музыкант или ведущий конкретного мастер-класса не будут присутствовать на мероприятии постоянно, для них достаточно распечатать только ту часть графика, когда они задействованы.

Иногда случаются срывы тайминга. Основных причин этого 3:

некорректный расчет времени на дорогу;
недостаток реквизита для мероприятия;
неправильное планирование.

Чтобы избежать этого, для трансфера лучше закладывать на 10–20 % больше времени, чем обычно требуется. Чтобы все необходимое было на месте, нужен реквизитор — сотрудник, который будет контролировать наличие, качество и количество необходимых предметов. Чтобы исключить неправильное планирование, ознакомьтесь с образцами готовых таймингов или проконсультируйтесь с ивент-специалистом.

Ниже представлен тайминг мероприятия по случаю юбилея компании, сокращенный пример:

17:00–18:00 НАЧАЛО: приезд гостей, работа интерактивных зон, фуршет.
18:00–22:00 БАНКЕТ: подача блюд, конкурсы, шоу-программа, вручение призов.
22:00–22:30 ФИНАЛ: слова напутствия для коллектива, подведение итогов, отъезд гостей.

Чтобы получился развернутый пример, потребуется указать в части банкета точное время подачи закусок, горячего, десертов. Между этими этапами вставить время выступления каждого артиста, длительность каждого тоста и пр.

Кто должен знать тайминг мероприятий

Организаторам нужно не только составить план мероприятия, но и довести основную информацию из него до каждого участника. Например, если запланированы речи по 3 минуты, спикеры не должны говорить дольше, чтобы не ущемлять интересы других выступающих.

График актуален и для артистов, ведь им нужно точно знать время своего выхода, прибыть к назначенному часу, переодеться, загримироваться и подготовить реквизит. Конечно, музыкант может сыграть и в обычной одежде, но тогда выступление рискует не вписаться в концепцию праздника.

Также тайминг мероприятия — это ориентир для гостей, позволяющий им спланировать свой день или вечер с учетом посещения праздника, тимбилдинга или иного события.

Благодаря соблюдению плана, удастся устранить множество негативных моментов:

смещение фокуса внимания;
усталость, невозможность расслабиться, перекусить;
злость, ощущение навязывания правил;
репутационные риски.

Без специальных знаний и опыта написание тайм-плана — сложная задача. Поэтому арт-агентство AlexGrim предлагает свою помощь в подготовке и проведении праздников, деловых событий и тимбилдинга клиентам в Москве и Санкт-Петербурге. Хороший результат гарантирован: на каждом мероприятии наша ивент-команда успевает сделать все запланированное, и гости остаются довольны.

Источник

Тайминг мероприятия

Поговорим про тайминг мероприятия. Грамотное составление расписания и скрупулезное его соблюдение крайне важны. Важны как для организатора, который все заранее продумал и заложил на процессы достаточное время, так и для участников, которые точно знают, как планировать свой день и что никаких задержек на ивенте не случится. О чем следует помнить:

Всегда оставляйте оптимальное количество времени на регистрацию. Невозможно пропустить 5000 человек за полчаса через две стойки. Заранее сообщайте своей аудитории: сколько регистрационных стоек будет организовано, во сколько начнется регистрация, почему не стоит приходить в последний момент. Картинка с недавнего аншлагового многотысячного концерта: на вход через основную дверь стоит 95 % посетителей, у открытой двери, расположенной на отшибе, — 20 человек. Силами буквально двух волонтеров с мегафоном или с помощью пары указателей со стрелками можно было уравновесить потоки и снизить волну негатива в социальных сетях — но нет. Люди стояли полтора часа и пропустили часть концерта.
Начинайте все мероприятия вовремя, в точном соответствии с расписанием. Участники планируют свое время исходя из того расписания, которое вы им заранее озвучили, и никто не вправе им распоряжаться.

Оставляйте разумные перерывы между докладами или отделениями концерта. Люди устают, им нужно размяться, выпить кофе, пообщаться. На деловых мероприятиях адекватная продолжительность регулярных перерывов — залог успешного и активного нетворкинга. За 5 минут невозможно и в туалетную комнату сбегать, и с коллегами кофе выпить. А за 15–20 минут — намного реальнее. В то же время в сетке расписания конференции часто можно наблюдать доклады, идущие сплошняком друг за другом. Если вы хотите выйти на перекур — пропустите первые 10 минут доклада. Поставьте себя на место участника — удобно ли вам расписание с таким таймингом?
Делайте часовой обеденный перерыв, если ваше мероприятие длится целый день. Не все захотят обедать на кофе-брейке, кто-то предпочтет ближайшие рестораны. За 20–30 минут добраться до них, пообедать и вернуться крайне проблематично. Не подгоняйте своих гостей, ведь сделать их пребывание на вашем мероприятии комфортным без ущерба для всех совсем несложно.
Заранее рассылайте информацию о любых изменениях в расписании и тайминге мероприятия, чтобы участники могли своевременно скорректировать свои планы.
По нашему опыту: не стоит на разных потоках ставить разное время начала докладов. Представьте ситуацию, когда в одном зале у вас выступает востребованный и интересный спикер, у него часовой доклад. Через полчаса в соседнем зале начинается выступление такого же крутого докладчика. Часть участников, которые очень хотели бы послушать и того и другого, в итоге встанет перед выбором, и кто-то уйдет, не дослушав доклад в первом зале. А потом так же, не дослушав во втором, встанет и вернется в первый, потому что там будет третий спикер и тоже очень достойный! Да, параллельные доклады встречаются на мероприятиях постоянно, но старайтесь ставить в одно время хотя бы их начало, чтобы дать участникам возможность слушать выступления целиком (а пропущенные потом посмотреть в записи).
Просите модераторов или ведущих в начале ивента озвучить для аудитории план дня с основными перерывами и важными мероприятиями в процессе. Да, все это должно быть на афишах или в расписании, но позаботьтесь и об аудиалах.

Если вам нужен наглядный пример расписания, его шаблон, образец, то вы можете скачать его здесь: SPSV_programma_A4. Это тайминг мероприятия Суровый Питерский SMM.

Автор: Наталия Франкель

Читайте больше в книге Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Читайте другие материалы блога

Раздаточный материал на мероприятии

Чек-лист организатора мероприятий

Как напомнить о мероприятии

Задайте вопрос команде!

Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»

Источник

Новогодний корпоратив — главное событие года для любой компании. Сдав бухгалтерский баланс, отчитавшись по налогам, работники должны получить не только финансовое вознаграждение за свои труды, но и эмоциональную разрядку. Вечеринка в честь Нового года — подходящая возможность для этого. Чтобы торжество прошло на 10 баллов из 10, предлагаем воспользоваться нашими советами по составлению сценария и планированию мероприятия✅

Одно из самых сложных в планировании корпоратива – это придумать концепцию, то есть главную идею вечера. Здесь следует отталкиваться от цели проведения мероприятия. Если обычные корпоративы, которые организованы в течение года, могут преследовать такие цели, как сплочение коллектива, укрепление командного духа, то новогодний праздник проводится преимущественно для отдыха и совместного веселья. Это своего рода финал годовой деятельности компании, поэтому гостям вряд ли захочется думать о работе.

В качестве популярных тематик рекомендуем рассмотреть:

«Казино Монте-Карло»;
«Волшебная сказка»;
«Вечеринка супер-героев»;
«Пивной Октоберфест»;
«Ретро-дискотека 90-х или 80-х годов»;
«Венецианский карнавал»;
«Гавайский пляж»;
«Назад в СССР»;
«Встреча ЗОЖников» и т.п.

При выборе концепции стоит руководствоваться несколькими простыми правилами, ориентируясь на следующие аспекты:

средний возраст работников компании;
половая принадлежность большинства;
общая численность персонала;
специфика деятельности фирмы.

Например, IT-специалисты наверняка будут не против перевоплотиться в героев компьютерных игр или отдохнуть от работы, переместившись во времена СССР. Между тем, работникам банковских структур, возможно, больше приглянется концепция казино.

Вы уже знаете, в каком стиле будет ваш Новогодний корпоратив. Теперь начинаем продумывать формат, в котором все это будет проходить. Возможные варианты:

классический банкет с обслуживанием;
шведский стол;
фуршет с закусками;
коктейльная или барная вечеринка с акцентом на напитках.

Чтобы вечер не был похож на встречу сослуживцев после работы, нужно предусмотреть подходящее творческое наполнение (шоу-программу).

Гостей Новогоднего корпоратива нужно постоянно удивлять и развлекать, чтобы у них не было ни малейшего повода для скуки. В этом поможет грамотно спланированный тайминг, то есть разбивка мероприятия на отдельные блоки, каждому из которых будет отведено определенное время.

Примерный тайминг корпоратива должен включать:

Сбор гостей. Встреча приглашенных в фойе, рассадка гостей в зале. Желательно отвести на это не более получаса.
Официальную часть. Сюда входит поздравительная речь руководителей, выступление приглашенных официальных лиц, награждение отличившихся работников, вручение подарков от спонсоров и т.п. Затягивать этот блок не стоит, оптимальная длительность – от 30 минут до часа.
Развлекательный блок. Сюда относятся интеллектуальные и динамические конкурсы, заранее заготовленные номера сотрудников, специальные тосты и т.п. Развлекательный блок рекомендуется включать периодически между застольями, официальными обращениями.
Основную шоу-программу. На Новогодним корпоратив можно заказать какую-либо звезду, кавер-группу, организовать мастер-класс, выступление местных творческих коллективов.
Завершающий блок. Сюда обычно входит дискотека и развоз гостей по домам.

Общий сценарий готов, теперь приступаем к его детализации. А именно:

утверждаем дресс-код для гостей;
составляем речи для официальных лиц;
придумываем конкурсы;
занимаемся поиском артистов и т.п.

Важно предусмотреть какую-либо «фишку», которая будет отличать этот Новогодний корпоратив от всех предыдущих. Например, гости будут проходить по «красной дорожке», в фойе будет организована фотозона, у каждого приглашенного будут брать интервью или что-то в этом роде.

Выбирать место проведения торжества рекомендуется именно после того, как утверждена концепция и сценарий мероприятия. Так удастся вести поиски более точечно, заранее выбрать те параметры и критерии, которым должна соответствовать площадка. В процессе отбора изучите такие аспекты, как:

площадь зала;
наличие сцены;
техническое оснащение;
банкетное меню;
возможности оформления помещений;
расположение кафе или ресторана.

Следует учитывать, что бронировать площадку нужно заранее. Поэтому дату и время мероприятия назначаем только после того, как подтверждена бронь.

Завершающий, но не менее важный момент, – это информирование сотрудников о Новогоднем корпоративе. Сделать это можно несколькими путями:

разослать сообщения по e-mail или создать группу в корпоративном чате;
отпечатать персональные пригласительные и вручить их персонально всем сотрудникам;
заказать изготовление афиш и расклеить их на доске объявлений в офисе.

Дополнительно можно опубликовать информацию о корпоративе в социальных сетях компании.

Источник

Разработка тайминга мероприятий

Тайминг мероприятия — это подробный план события. Разработка тайминга мероприятия включает в себя план действий для всех участников: от ведущих, до технического персонала. Написание тайминга мероприятия любого масштаба — профиль PKMG. В нашей команде этим занимаются люди с большим опытом проведения культурно-массовых мероприятий. Наша команда готовит timeline для мероприятий, на которых задействовано одновременно более тысячи человек.

Тайминг мероприятия любого типа

PKMG прорабатывает тайминг для мероприятий любого характера и масштаба. В нашу работу включен подробный план для всех действующих участников события. По желанию заказчика может быть создано несколько вариантов временного плана.

Разработка тайминга мероприятия в PKMG это:

Оптимальное распределение времени. Наши специалисты рассчитывают время поминутно. Наш опыт помогает точно рассчитать, сколько времени потребуется на ту или иную часть события. Написание тайминга мероприятия с PKMG — это грамотное использование каждой минуты!
Корректировка перерывов и учет случайных событий. Опытный взгляд мастера по написанию тайминга мероприятий компании PKMG точно скажет, где и сколько времени понадобится. Разработка тайминга будет включать учет всех внешних факторов, которые могут повлиять на весь процесс. Таймлайн, разработанный в PKMG, предусматривает вариативность.
Разработка параллельных таймингов для двух и более мероприятий. Если вы организуете на одной площадке сразу несколько event-зон, мы учитываем это таким образом, чтобы важные события «не накладывались» друг на друга.
Быстрый результат. Обширный опыт работы с крупнейшими фестивалями, корпоративными мероприятиями и презентациями позволяет нам быстро решать сложные задачи. В зависимости от сложности и масштабности вашего события, готовый тайминг может быть написан всего за 3 дня.
Гарантия хорошего результата. Наше главное достоинство — это безупречное качество нашей работы. Это касается и разработки тайминга для мероприятий. Мы даем гарантию отсутствия накладок, несоответствия временных рамок реально требуемым срокам, и т.д.

Разработка таймингов мероприятия от профессиональной команды с опытом более 10 лет. С нами работают крупнейшие площадки и фестивали России. Узнайте больше по телефону: +7 (342) 203-00-81. По всем вопросам мы также отвечаем в форме ниже.

Важно знать про написание тайминга мероприятия

Написание таймингов для мероприятий соприкасается с другой услугой нашего event-агентства — написание сценариев. Мы советуем воспользоваться услугой разработки тайминга каждый раз, когда у нас заказывают уникальный сценарий, и наоборот.

Задачи написания таймингов для мероприятий

Почему написание тайминга мероприятия так важно? Приведем реальные кейсы PKMG:

Заезд декораторов на площадку был запланирован на 22:00, однако к этому моменту у ресторана, в котором проходил праздник, еще заканчивалось старое мероприятие. Решить эту задачу можно было бы, если бы наша компания разрабатывала тайминг для мероприятия. Вариантов решения два. Либо мы заранее согласовываем декорирование до события перед нашим (если организаторы другого события будут не против), либо, наши декораторы могли заранее подготовить и привезти к объекту готовые собранные декорации, чтобы успеть до начала нашего мероприятия.
Другой пример, несколько площадок должны работать одновременно, но находятся в разных городах. В какой-то момент, из одного города с другим должны включиться связь и к тому моменту, тайминги мероприятий должны быть синхронизированы. То есть, требуется согласовать тайминг обоих площадок с учетом синхронизации событий на определенном этапе.

Есть вопросы?

Свяжитесь с нами по телефону или напишите письмо!

Нажимая кнопку «ОТПРАВИТЬ», вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даёте согласие на обработку персональных данных.

Источник

Мы так часто говорим о сценарии мероприятия или сценарии праздника, но всегда ли понимаем для чего он нужен? Сегодня постараемся с вами это выяснить.

Итак, сценарий мероприятия задает некий вектор праздника, последовательность конкретных действий артистов, шоу-программ. То есть, без сценария происходит хаос и неразбериха, что исключено для торжества, где хочется все сделать идеально!

Благодаря сценарию, каждый артист и участвующая персона, знает свою роль на празднике, время своего выступления и т.д. Без четко прописанного сценария артистам сложно ориентироваться. Точнее сказать — невозможно! Иной раз сценарий праздника подстраивается под артистов, особенно, если мы говорим о звездах эстрады.

Сценарий необходим, так как помогает учитывать тайминг программы — то время, которое прописано для каждого действа. Начиная с велком зоны, заканчивая финальным салютом. Каждое выступление, каждая реплика ведущего и конкурс — все прописано в сценарии, который, к слову, находится у ведущего мероприятия. Как правило, в сценарии прописаны:

приглашенные гости
сюрпризы, поздравления
выступления артистов
конкурсы и интерактивы
музыкальные паузы

Имея схему праздника, ведущему проще ориентироваться и плавно вести детей к кульминации праздника, сохраняя интригу о все новых развлечениях!

С помощью сценария все мероприятие приобретает полную картинку и логическую последовательность. Безусловно, бывают форс-мажоры, когда последовательность или время выступлений по тем или иным причинам перестраивается прямо на мероприятии. В этом случае сценарий помогает ведущему грамотно среагировать на ситуацию и занять гостей очередным конкурсом или пригласить артиста, который, к счастью, уже приехал на место торжества. Сценарий позволяет оценивать наперед ход мероприятия и вносить в него корректировки по ходу, если это необходимо.

Сценарии мероприятий прописываются абсолютно на все праздники: свадебные торжества, юбилеи, корпоративы, выпускные вечера, маркентиговые презентации, городские и массовые мероприятия.

Написанием занимается организатор или режиссер. В сценарии не должно быть недочетов, все поздравления, выступления и конкурсы должны быть четко сверены и утверждены. Сценарий согласуется с заказчиком.

Не забудьте позаботиться о том, чтобы о ходе мероприятия знал и обслуживающий персонал, так как вынос еды во время перерывов или вынос торта в четко отведенное время, или вовремя выключенный свет для шоу программы — это важные составляющие успешного праздника, чтобы ни один гость не отвлекался, а наоборот сумел погрузиться в праздник, протекающий для него так естественно. В данном случае сценарий — план действия, расписанный до мелочей.

Из этого следует, что сценарий — это необходимая часть при организации любого мероприятия. Благодаря ему, проще ориентироваться и ведущему и артистам. Поэтому очень важно прописывать сценарий для каждого мероприятия. Это позволит вам провести незабываемые праздники любого формата!

Заказать сценарий мероприятия

по телефону: +7 918 028-72-10

863

Тайминг – для чего он нужен?

Используем специальные методики

План – всему голова

Сценарий мероприятия

Зачем нужен тайминг: цели и задачи

Как составить тайминг

Кто должен знать тайминг мероприятий

Тайминг мероприятия

Читайте другие материалы блога

Разработка тайминга мероприятий

Тайминг мероприятия любого типа

Разработка тайминга мероприятия в PKMG это:

Важно знать про написание тайминга мероприятия

Задачи написания таймингов для мероприятий

Заказать сценарий мероприятия

по телефону: +7 918 028-72-10

Похожие статьи