Сценарий welcome тренинга

Руководитель онлайн-обучения в компании MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как «оцифровать» очный welcome-тренинг и выпустить на его основе электронный курс. Он поможет ускорить адаптацию новичков, разгрузить бизнес-тренеров и сократить затраты на обучение.

Welcome-тренинг — это презентация о компании: ее истории, миссии, корпоративной культуре. Он помогает новичку быстрее влиться в коллектив, освоить «правила игры» и стать надежным бойцом команды. 

По сути, это обряд посвящения. Цель тренинга — зачислить новичка в штат и познакомить с местом, в котором он будет работать. 

Пять лет назад российские компании проводили welcome-тренинг по одному из двух сценариев:

Теперь welcome-курс чаще проводят очно на тренинге: кадровик или специалист отдела обучения заряжают новобранца корпоративным духом, проводит экскурсию по офису. Но такой сценарий подходит компаниям до 100 человек.

Если у вас сеть филиалов, несколько тысяч сотрудников и непрерывный набор стажёров, приходится содержать большой отдел кадров. Это дорого.

Мы в компании перевели очный welcome-тренинг в электронный курс для удаленных сотрудников:

Такой курс можно отправить сотруднику по почте, загрузить на корпоративный сайт, группу в социальных сетях или систему управления знания (LMS). Новичок изучит его дома или по дороге на новую работу с любого гаджета.

Электронный курс помог нам вдвое ускорить адаптацию новобранцев, разгрузить отдел обучения и снизить затраты на обучение в 20 раз. Если раньше на развитие сотрудника мы тратили, в среднем, 3 000 рублей, то теперь всего 160.

Теперь за «посвящение» новых сотрудников отвечает один человек, не смотря на международный размах компании: мы работаем в России, СНГ и странах Восточной Европы.

Чтобы создать такой материал, не обязательно быть программистом или графическим дизайнером, достаточно знать PowerPoint. Сперва я собрала презентацию, а после сконвертировала ее в курс через iSpring Suite. Если хотите создать такой же курс, расскажу как.

Шаг 1. Определите цели и задачи

Это поможет не потерять фокус и заложить в тренинг информацию, реально полезную для сотрудников.

Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому первым делом запишите цель. Создавая курс, я взяла на прицел три «мишени»:

1. Адаптировать

Нужно свести на нет стеснение и неловкость, которые возникают у новичка. Он должен почувствовать себя частью большой семьи.

Как добиться: самое большое недоумение во время адаптации в новой компании обычно вызывают незаметные мелочи: где припарковаться? кто настроит корпоративную почту? как сварить кофе? Для этого можно создать в курсе интерактивный справочник, отвечающий на самые частые вопросы сотрудников от банального «Где поесть» до «В чем прийти на работу».

2. Передать знания

Важно объяснить сотруднику правила игры, рассказать о традициях компании, миссии и ключевых фигурах.

Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы». В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды.

3. Мотивировать

Цель — «влюбить» новичка в компанию.

Как добиться: здесь важно рассказать не столько о победах MW-LIGHT, сколько о возможностях нового сотрудника: что сделать, чтобы достичь большего и вырасти в рамках компании. Большой плюс, если вы сможете привести пару вдохновляющих примеров, когда сотрудники MW-LIGHT из  рядовых продавцов становились руководителями отделов, побеждали в отраслевых конкурсах, реализовывали крупные проекты.

Шаг 2. Продумайте содержание и структуру

Чтобы сотрудник не уснул за монитором, тщательно проработайте  содержание. Не стоит выгружать на слайд всю корпоративную «биографию». Внутри должно быть только то, что поможет работать с максимальной отдачей. Пользу — в первые ряды.

Чтобы определиться с «начинкой» курса, я собрала фокус-группу. В состав вошли пять сотрудников, у которых недавно закончился испытательный срок. С каждым мы провели интервью. Вопрос один: «о чем важно узнать в первые дни работы».

Вот о чем важно рассказать на welcome-тренинге:

1. Миссия компании: менять жизнь людей к лучшему, создавая стиль и хорошее настроение в интерьере с помощью качественных и красивых декоративных светильников.
2. История MW-LIGHT: зарождение, основные вехи развития.
3. Продукт компании и его основные преимущества. Чаще всего в MW-LIGHT устраиваются розничные продавцы и менеджеры по продажам. На старте новички плохо знают продукт. А если продавец не разбирается в товаре, не будет и больших чеков.
4. Производство и все, что с ним связано: логистика, складская система, система контроля качества и др.
5. Референс-лист. Список известных проектов, в которых участвовала компания.
6. Основные клиенты и контрагенты компании.
7. Корпоративная культура. Рассказываем о дресс-коде и внутреннем этикете.
8. Корпоративная политика. Здесь о карьере, профессиональном росте, социальном пакете. Объясняем новичку как «шагать», чтобы взбираться выше по карьерной лестнице. Приводим реальных примеры руководителей, которые пробились в топ-менеджмент со стартовых должностей.
9. Учебный центр. Рассказываем об очном и дистанционном обучении: какие программы развития существуют, в чем полезны сотрудникам, как и где можно записаться.
10. Традиции и праздники компании. Здесь о том, как празднуем Новый год, день рождения компании, проводим летний тимбилдинг.

Важный момент: при работе над структурой и содержанием, следите за хронометражем. Наш курс рассчитан на 30 минут. Здесь, как с кино: если на экране трехчасовая мыльная опера — ты нетерпеливо ерзаешь в кресле в ожидании титров, если остросюжетный блокбастер — забываешь про попкорн.

Шаг 3. Проработайте дизайн

Оформление курса подгоняли под брендбук (brandbook). Брендбук — руководство по фирменному стилю компании. В нём сказано, какие шрифты, цвета и паттерны можно использовать при дизайне корпоративных продуктов. 

Если у вас в компании нет брендбука, задача упрощается — вы не скованы рамками дизайна.

Шаг 4. Подготовьте контент

На этом этапе я работала в PowerPoint: писала тексты, вставляла картинки, видео, аудио. У меня получилось три версии презентации:

1. Черновик. На слайдах лишь текст и пометки, где нужно добавить картинку или видео.
2. Заготовка. Проработана структура, тексты подкреплены картинками, есть инфографика, видео. Остается навести красоту.
3. Готовая презентация. Это финальная версия с учетом правок руководства. Её можно конвертировать в электронный курс.

Вот четыре правила, которые помогут сделать контент качественным и полезным:

Будьте краткими

Избегайте длинных и скучных текстов, загруженных профессиональными и техническими терминами. Лучше разбить текст на короткие блоки и по возможности использовать маркированные списки — так легче запомнить материал.

Еще важный момент: один слайд — одна ключевая  мысль. Не перебарщивайте. 

Вовлекайте аудиторию

Используйте больше картинок, чтобы его было интересно изучать. Рабочая формула: 60% картинок и только 30% — текст.

Вместо фотографий можно использовать схемы и диаграммы. К примеру, в разделе  «История компании» сперва был лишь текст, размазанный по трем слайдам — тоска.  

Я сократила лишнюю информацию, добавила временную шкалу и небольшой график.

Используйте иконки, чтобы ускорить восприятие информации

Инфографика помогает донести до сотрудника серьезную информацию в максимально легкой форме.

Обычно 80% пользователей смотрят картинки и всего 20% читают текст. Это серьезный аргумент в пользу инфографики.

Используйте шаблоны

Если вам нужно быстро и качественно задизайнить курс, можно использовать готовые шаблоны из библиотеки контента iSpring Suite. Здесь огромная коллекция заготовок, созданная профессиональными дизайнерами: красочные темы, персонажи, картинки, фотографии, иконки, кнопки. Курс можно собрать из готовых блоков, как конструктор  — остается лишь добавить текстовую информацию.

Как быстро создать курс при помощи библиотеки контента, смотрите в этом видеоуроке:

Вдохновиться идеями и скачать шаблоны можно также на Dribbble и Behance, где самые крутые дизайнеры делятся своими проектами.

Быстро собрать и оформить welcome-курс поможет также гайд от iSpring. Здесь поэтапно разобран весь цикл создания электронного тренинга: от идеи до публикации.

Шаг 5. Соберите тест

Тест поможет сотрудникам  закрепить изученный материал, вам — измерить багаж накопленных новичком знаний. Оптимальная длина теста — 25-30 вопросов. Чтобы сотрудники не списывали, выставите таймер — 30 минут на тест вполне достаточно.

Существует еще ряд деталей, которые важно учесть. Подробнее о том, как разработать электронный тест и максимально точно просканировать знания сотрудников читайте в материале «Как провести онлайн тестирование персонала». 

Шаг 6. Опубликуйте электронный курс

Прокачать готовую презентацию до уровня профессионального курса поможет редактор iSpring. Достаточно нажать кнопку Опубликовать, чтобы материал можно было загрузить на корпоративный учебный портал, сайт и социальные сети. Подробнее о публикации в этом уроке:

Чтобы welcome-курс не состарился, обязательно сохраните на компьютере исходную версию PowerPoint-презентации.

К примеру, в MW-LIGHT курс на русском языке выпустили летом 2017 году. Через месяц потребовался такой же материал на немецком для сотрудников в Германии. Если бы я удалила исходную презентацию, пришлось бы начинать все сначала. А так достаточно было перевести русские тексты на немецкий язык.

При любом изменении в политике компании, списке основных клиентов или контрагентах вы сможете обновлять и дополнять материал, чтобы он оставался актуальным и полезен для новых сотрудников.

Цели » Welcome ! Тренинга»:

• Формирование и повышение лояльности сотрудников организации
• Передача новых знаний об организации и существующих в ней правилах

Важно понимать, что «Welcome! Тренинг» не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков.

Содержание «Welcome! Тренинга»:

1. Сведения о компании

• Видение, миссия
• История создания
• Описание сегмента рынка на котором работает компания
• Позиция компании на рынке
• Основные конкуренты
• Основные клиенты и партнеры
• Победы и достижения
• Стратегические приоритеты и цели на текущий период
• Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги

• Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)
• Описание продукта/услуги
• Ассортимент, ассортиментная политика
• Конкурентные преимущества продукта/услуги
• Успешные проекты
• Технология построения отношений с клиентами
• Логистика

3. Организация: структура и культура

• Структура, ключевые фигуры
• Основные положения корпоративного кодекса компании
• Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.
• Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

• Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека
• Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников
• Политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована)
• Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот
• Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.
• Отношения с профсоюзной организацией

5. Экскурсия по компании

В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

• Посещение производства
• Посещение музея компании
• Посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)
• И т.д.

6. Просмотр фильма о компании

Фильм может содержать следующую информацию:

• О создании и процессе становления компании
• О выпускаемом продукте / оказываемых услугах
• О корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров)
• Интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками
• Репортажи из удаленных филиалов
• Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений

Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце «Welcome! Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков.

>Путеводитель нового сотрудника>1.Путеводитель
нового
сотрудника

2.

Дорогой коллега!
Мы очень рады, что ты присоединился к нашей команде и надеемся, что в
ближайшем будущем мы сможем вместе порадоваться твоим первым
профессиональным успехам!
Мы знаем, что в первое время у тебя могут возникнуть масса самых разных
вопросов о компании, ее структуре, особенностях организации работы,

перспективах роста и многом другом. Каждый из нас задавал себе подобные
вопросы, когда начинал свою карьеру здесь, и мы понимаем, как важно
получить на них своевременные и полные ответы.
Для того, чтобы ты смог быстрее освоиться в нашей компании и уверенно
ориентироваться в новой обстановке, мы составили для тебя «Путеводитель
нового сотрудника». В нем содержится вся необходимая в первые месяцы
работы информация, даны ответы на многие важные вопросы и полезные
рекомендации по успешному прохождению испытательного срока и
скорейшей адаптации на новом месте.
Желаем тебе успехов и будем рады оказать поддержку в нужную минуту!
>3.О КОМПАНИИ
>4.ИСТОРИЯ
>5.МИССИЯ, ЦЕННОСТИ
>6.НАША ГЕОГРАФИЯ
>7.НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА

8.

Чтобы тебе легче было представить структуру компании,
взгляни в окно и найди там дерево покрасивее.
Корни дерева – это наши структурные подразделения/отделы,
которые обеспечивают жизнедеятельность компании,
поддерживая основу ее существования.
> 9. ОТДЕЛ РАЗВИТИЯ
Руководитель отдела развития: Шафранюк Иван
> 10. ОТДЕЛ ПЕРСОНАЛА
Руководитель отдела: Зотова Ирина
Hr — менеджер: Васильева Мария
> 11. ОТДЕЛ КЛИЕНТСКОГО СЕРВИСА
Руководитель отдела: Жирнова Нина
> 12. ОТДЕЛ МАЛОГАБОРИТНЫХ
ГРУЗОВ
Руководитель отдела: Маркелова Ольга
> 13. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ – САЙТ
(КАЗАХСТАН)
Руководитель отдела:
Тихонова Елена
Зам. руководителя:
Мельникова Ирина
> 14. ДИСПЕТЧЕРСКИЙ ОТДЕЛ (КАЗАХСТАН)
Руководитель отдела: Гребенцов Алексей
> 15. ТРАНСПОРТНЫЙ ОТДЕЛ (КАЗАХСТАН)
Руководитель отдела: Абуп Алия
> 16. ТРАНСПОРТНЫЙ ОТДЕЛ (РОССИЯ)
Руководитель отдела: Ланцман Евгений
> 17. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ (РОССИЯ )
Руководитель отдела: Дунайцева Анастасия
> 18. CALL — ЦЕНТР
Руководитель отдела: Исакович Лариса
> 19. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ — АТИ (КАЗАХСТАН)
Руководитель отдела: Кондратьева Елена
> 20. КУРЬЕРСКАЯ СЛУЖБА
Руководитель отдела: Ржавский Андрей
> 21. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
Руководитель отдела: Андреева Елена
> 22. БУХГАЛТЕРИЯ
Главный бухгалтер : Шкатова Наталья
> 23. IT
Системный администратор: Антонов Роман
> 24. ПЛАН ОФИСА
Ознакомься с планом офиса нашей компании, чтобы тебе было легче ориентироваться в ней.

33.

«НЕТ» ВОПРОСАМ БЕЗ ОТВЕТОВ!
Если Ты не можешь найти в путеводителе ответ на интересующий Тебя вопрос, рекомендуем выполнить
следующие действия:
1. Воспользуйся разделом «Полезная информация», где размещены контакты представителей различных
департаментов и служб Компании. Обратись к представителю той службы, которая имеет
непосредственное отношение к Твоему вопросу.

2. Если Ты не знаешь, в какую службу или департамент Компании адресовать
интересующий Тебя вопрос, обратись к Своим ближайшим коллегам или
наставнику с просьбой помочь.

Руководитель онлайн-обучения в компании MW-LIGHT Лана Виноградова рассказала, как «оцифровать» очный welcome-тренинг и выпустить на его основе электронный курс. Он поможет ускорить адаптацию новичков, разгрузить бизнес-тренеров и сократить затраты на обучение.

Лана Виноградова,
руководитель eLearning-проекта компании MW-LIGHT

Welcome-тренинг — это презентация о компании: ее истории, миссии, корпоративной культуре. Он помогает новичку быстрее влиться в коллектив, освоить «правила игры» и стать надежным бойцом команды.

По сути, это обряд посвящения. Цель тренинга — зачислить новичка в штат и познакомить с местом, в котором он будет работать.

Пять лет назад российские компании проводили welcome-тренинг по одному из двух сценариев:

Теперь welcome-курс чаще проводят очно на тренинге: кадровик или специалист отдела обучения заряжают новобранца корпоративным духом, проводит экскурсию по офису. Но такой сценарий подходит компаниям до 100 человек.

Если у вас сеть филиалов, несколько тысяч сотрудников и непрерывный набор стажёров, приходится содержать большой отдел кадров. Это дорого.

Мы в компании перевели очный welcome-тренинг в электронный курс для удаленных сотрудников:

Такой курс можно отправить сотруднику по почте, загрузить на корпоративный сайт, группу в социальных сетях или систему управления знания (LMS). Новичок изучит его дома или по дороге на новую работу с любого гаджета.

Электронный курс помог нам вдвое ускорить адаптацию новобранцев, разгрузить отдел обучения и снизить затраты на обучение в 20 раз. Если раньше на развитие сотрудника мы тратили, в среднем, 3 000 рублей, то теперь всего 160.

Теперь за «посвящение» новых сотрудников отвечает один человек, не смотря на международный размах компании: мы работаем в России, СНГ и странах Восточной Европы.

Чтобы создать такой материал, не обязательно быть программистом или графическим дизайнером, достаточно знать PowerPoint. Сперва я собрала презентацию, а после сконвертировала ее в курс через iSpring Suite. Если хотите создать такой же курс, расскажу как.

Шаг 1. Определите цели и задачи

Это поможет не потерять фокус и заложить в тренинг информацию, реально полезную для сотрудников.

Цели в голове и цели на бумаге — разные вещи. Когда вы прописываете цель, она превращается в задание, и мозг старается его выполнить. Поэтому первым делом запишите цель. Создавая курс, я взяла на прицел три «мишени»:

1. Адаптировать

Нужно свести на нет стеснение и неловкость, которые возникают у новичка. Он должен почувствовать себя частью большой семьи.

Как добиться: самое большое недоумение во время адаптации в новой компании обычно вызывают незаметные мелочи: где припарковаться? кто настроит корпоративную почту? как сварить кофе? Для этого можно создать в курсе интерактивный справочник, отвечающий на самые частые вопросы сотрудников от банального «Где поесть» до «В чем прийти на работу».

2. Передать знания

Важно объяснить сотруднику правила игры, рассказать о традициях компании, миссии и ключевых фигурах.

Как добиться: к примеру, чтобы новичок узнавал проходящих по коридору людей, можно создать в курсе «Галерею славы». В ней: фотографии и короткий рассказ о лучших бойцах команды.

3. Мотивировать

Цель — «влюбить» новичка в компанию.

Как добиться: здесь важно рассказать не столько о победах MW-LIGHT, сколько о возможностях нового сотрудника: что сделать, чтобы достичь большего и вырасти в рамках компании. Большой плюс, если вы сможете привести пару вдохновляющих примеров, когда сотрудники MW-LIGHT из рядовых продавцов становились руководителями отделов, побеждали в отраслевых конкурсах, реализовывали крупные проекты.

Шаг 2. Продумайте содержание и структуру

Чтобы сотрудник не уснул за монитором, тщательно проработайте содержание. Не стоит выгружать на слайд всю корпоративную «биографию». Внутри должно быть только то, что поможет работать с максимальной отдачей. Пользу — в первые ряды.

Чтобы определиться с «начинкой» курса, я собрала фокус-группу. В состав вошли пять сотрудников, у которых недавно закончился испытательный срок. С каждым мы провели интервью. Вопрос один: «о чем важно узнать в первые дни работы».

Вот о чем важно рассказать на welcome-тренинге:

1. Миссия компании: менять жизнь людей к лучшему, создавая стиль и хорошее настроение в интерьере с помощью качественных и красивых декоративных светильников.
2. История MW-LIGHT: зарождение, основные вехи развития.
3. Продукт компании и его основные преимущества. Чаще всего в MW-LIGHT устраиваются розничные продавцы и менеджеры по продажам. На старте новички плохо знают продукт. А если продавец не разбирается в товаре, не будет и больших чеков.
4. Производство и все, что с ним связано: логистика, складская система, система контроля качества и др.
5. Референс-лист. Список известных проектов, в которых участвовала компания.
6. Основные клиенты и контрагенты компании.
7. Корпоративная культура. Рассказываем о дресс-коде и внутреннем этикете.
8. Корпоративная политика. Здесь о карьере, профессиональном росте, социальном пакете. Объясняем новичку как «шагать», чтобы взбираться выше по карьерной лестнице. Приводим реальных примеры руководителей, которые пробились в топ-менеджмент со стартовых должностей.
9. Учебный центр. Рассказываем об очном и дистанционном обучении: какие программы развития существуют, в чем полезны сотрудникам, как и где можно записаться.
10. Традиции и праздники компании. Здесь о том, как празднуем Новый год, день рождения компании, проводим летний тимбилдинг.

Важный момент: при работе над структурой и содержанием, следите за хронометражем. Наш курс рассчитан на 30 минут. Здесь, как с кино: если на экране трехчасовая мыльная опера — ты нетерпеливо ерзаешь в кресле в ожидании титров, если остросюжетный блокбастер — забываешь про попкорн.

Шаг 4. Подготовьте контент

На этом этапе я работала в PowerPoint: писала тексты, вставляла картинки, видео, аудио. У меня получилось три версии презентации:

1. Черновик. На слайдах лишь текст и пометки, где нужно добавить картинку или видео.
2. Заготовка. Проработана структура, тексты подкреплены картинками, есть инфографика, видео. Остается навести красоту.
3. Готовая презентация. Это финальная версия с учетом правок руководства. Её можно конвертировать в электронный курс.

Так выглядел черновой вариант второго слайда в курсе

Так выглядит итоговый вариант второго слайда в курсе

Вот четыре правила, которые помогут сделать контент качественным и полезным:

Будьте краткими

Избегайте длинных и скучных текстов, загруженных профессиональными и техническими терминами. Лучше разбить текст на короткие блоки и по возможности использовать маркированные списки — так легче запомнить материал.

Еще важный момент: один слайд — одна ключевая мысль. Не перебарщивайте.

Вовлекайте аудиторию

Используйте больше картинок, чтобы его было интересно изучать. Рабочая формула: 60% картинок и только 30% — текст.

Для каждого слайда я вместе с дизайнером подбирала яркие корпоративные фотографии, чтобы передать атмосферу компании.

Вместо фотографий можно использовать схемы и диаграммы. К примеру, в разделе «История компании» сперва был лишь текст, размазанный по трем слайдам — тоска.

Схемы и диаграммы помогают быстрее усвоить информацию

Я сократила лишнюю информацию, добавила временную шкалу и небольшой график.

Используйте иконки, чтобы ускорить восприятие информации

Инфографика помогает донести до сотрудника серьезную информацию в максимально легкой форме.

Обычно 80% пользователей смотрят картинки и всего 20% читают текст. Это серьезный аргумент в пользу инфографики.

Используйте шаблоны

Если вам нужно быстро и качественно задизайнить курс, можно использовать готовые шаблоны из библиотеки контента iSpring Suite. Здесь огромная коллекция заготовок, созданная профессиональными дизайнерами: красочные темы, персонажи, картинки, фотографии, иконки, кнопки. Курс можно собрать из готовых блоков, как конструктор — остается лишь добавить текстовую информацию.

Как быстро создать курс при помощи библиотеки контента, смотрите в этом видеоуроке:

Вдохновиться идеями и скачать шаблоны можно также на Dribbble и Behance, где самые крутые дизайнеры делятся своими проектами.

Быстро собрать и оформить welcome-курс поможет также гайд от iSpring. Здесь поэтапно разобран весь цикл создания электронного тренинга: от идеи до публикации.

Как проводить Welcome-тренинг для новых сотрудников

Welcome-тренинг – это вводный курс для новых сотрудников. В рамках адаптационной и вводной программы на начальном этапе рационально провести своеобразный тренинг, который не рассматривается в привычном понимании этого слова.

Скачайте документы по теме:

Во время проведения занятия новички не отрабатывают какие-то навыки, а получают вводную информацию, которая позволит в самые короткие сроки ознакомиться с культурой, традициями, корпоративной этикой компании. Формирование и повышение лояльности новых специалистов закладывается в самом начале. И именно Welcome-тренинг помогает передать знания об организации, а так же о существующих в ней порядках и устоях.

Скачать документ >>>

Формы проведения Welcome-тренинга:

аудиторный тренинг относится к классическому варианту вводного обучения. Преимущества его проведения для новичков заключается в присутствии живого общения со старожилами организации, с сотрудниками, которые проводят обучение. Такой вариант позволяет получить ответы на интересующие вопросы;

электронный курс (или e-learning). Этот вид обучения рекомендован, когда в организацию или структурное подразделение одновременно принимают большое количество новых сотрудников. Или когда обучение необходимо провести для нового персонала удаленных филиалов. Стоит учитывать, что электронные адаптационные тренинги разрабатывают специализированные компании и обучение проводится в форме игры или познавательного фильма с мультипликационным уклоном;

смешанные варианты, в которые включают аудиторные занятия и элементы электронного обучения. На сегодняшний день наиболее популярными считаются смешанные форматы, они помогают создать сбалансированные программы. Часть полезной информации воспринимается новичками самостоятельно. Остальное под руководством сотрудников, которые на протяжении длительного времени работают в организации.

Кто проводит Велком-тренинг

Велком-тренинг для новых сотрудников рекомендуется начать с вводного слова ведущего топ-менеджера. Необходимо учитывать размер и структуру компании. Адаптационный курс может начаться и с вводного слова генерального директора, его заместителя или руководителя HR-службы. Узнайте, ехать ли на тренинг к морю

Если в программе примут участие представители руководства, новички воспримут это позитивно. В структурных подразделениях при отсутствии возможности принять участие в вводном обучении первых лиц рационально подготовить видеообращение к участникам генерального директора или его заместителя. Узнайте, как комбинировать разные формы обучения и готовиться к тренингам

Основную часть Welcome-traininga проводит сотрудник по работе с персоналом, подбору и адаптации под непосредственным руководством руководителя HR-службы. О выпуске продукции, предоставлении соответствующих услуг рассказывают маркетологи, технологи, другие специалисты, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе.

Блок, разъясняющий кадровую политику предприятия, проводят специалисты HR-отдела, ведущие специалисты других отделов или цехов. Чтобы завоевать большее доверие новичков, стоит рассказать историю развития предприятия, истоки традиций, которые стали неизменными.

Возможно, вам будет интересно узнать:

• Как подбирать методы урегулирования конфликтов с учетом ролей, которые могут играть сотрудники, и видов противостояния
• Коучинг стирает субординацию. Это не всегда хорошо для HR-а
• Что включить в Welcome-тренинг

Рассказ о социальной политике доверяют председателю профсоюзной организации. Мотивация новых сотрудников закладывается на первоначальном этапе, затем происходит приобщение к традициям, корпоративной культуре и поведению.

Содержание Welcome-тренинга

Welcome-тренинг для новых сотрудников включает информационные блоки:

сведения о компании. В этом блоке новичков знакомят с прошлым, настоящим и будущим предприятия. Сотрудников необходимо ознакомить с историей создания, миссией, стратегическими приоритетами и целями на соответствующий период. Рационально рассказать о структуре и ключевых фигурах, об основных клиентах, партнерах, об освещение основной деятельности в средствах массовой информации, о сложившихся корпоративных мифах и об истории успеха. Не стоит использовать презентации. Расставить акценты в рассказе поможет последовательное повествование;

следующий блок рационально посвятить рассказу о выпускаемой продукции или оказываемых услугах. В общую информацию включают сведения о соответствующем сегменте рынка, позициях на рынке и конкурентах. Если сотрудникам, которые только что трудоустроились, в дальнейшем придется работать с постоянными и новыми клиентами, к разработке этого блока не стоит относиться формально. Важно изначально определить объем подаваемой информации и глубину подачи такого материала;

о корпоративной культуре и традициях рассказывают подробно. Новичкам разъясняют принципы, нормы, основные положения, принятые Корпоративным кодексом. Подробно разъясняют стандарты в сфере дресс-кода и делового этикета, рассказывают о проводимых мероприятиях, поздравлениях, правилах делового этикета и сложившихся негласных традициях;

в блоке о корпоративной политике в сфере управления персоналом доносят информацию о том, какие возможности предоставляются сотрудникам в сфере профессионального роста, развития карьеры, системного вознаграждения, рассказывают об условиях работы. Рационально провести экскурсию по отделам, цехам или структурным подразделениям, филиалам, дать возможность новичкам пообщаться с теми, кто на протяжении многих лет работает в организации и может на своем примере показать развитие карьеры. Если организовать экскурсию затруднительно, готовят слайды, где показан полный цикл производственного процесса;

на заключительном этапе демонстрируют полнометражный фильм о становлении организации, выпуске продукции, изменениях технологического процесса, модернизации производства. Это может быть просто подборка историй в повествовательном стиле. Подготовку такого фильма рационально доверить профессиональным специалистам.

Периодичность и продолжительность Welcome-traininga

Продолжительность Welcome-тренинга зависит от объема подготовленной информации и от размера компании. Программа может длиться несколько часов или дней. Адаптационный курс под названием «Добро пожаловать в компанию!» может занять до пяти рабочих дней. Необходимо учитывать, что один курс адаптационной программы не может занимать более, чем несколько часов в день. Полезная статья: Ставить перед сотрудниками значимые цели. Это развивает лучше, чем тренинг

Планируют занятия на определенные дни недели. Все остальное время новички адаптируются на рабочем месте. В это время рационально к ним прикрепить наставника и бадди, которые будут поддерживать новых специалистов в самом начале работы, и вводить в курс повседневной жизни.

Разработка и проведение Велком-тренинга для новых сотрудников

Велком-тренинг для новых сотрудников разрабатывается при участии менеджеров, директора по работе с персоналом, руководителями цехов, отделов, структурных подразделений.

Справка

Основные этапы разработки Welcome-тренинга направлены на:

1. определение общей структуры и содержания программы адаптации;
2. уточнение целей и результатов;
3. непосредственную подготовку содержательной части;
4. определение формы проведения;
5. оценку, основанную на фиксировании реакции новичков или на проверке знаний с применением опросников.

Если разработка и проведение ознакомления прошла успешно, сотрудники быстро вливаются в коллектив, период адаптации проходит значительно быстрее. При отсутствии положительных результатов всю программу тренинга рационально пересмотреть и подкорректировать с учетом выявленных недочетов.

Велком-тренинг: пример

Директор по персоналу крупной строительной организации на проведение Welcome-тренинга приглашает основателей компании. Соучредители рассказывают, как появилась организация, какая идея была основополагающей при ее создании. Собственник бизнеса в повествовательной форме и на примерах проводит Велком-тренинг для новых сотрудников. Из первых уст легко запомнить, как зарождались традиции, культура, какова история создания и развития самой компании. Новички в дальнейшем следуют ценностям и вспоминают, какие события способствовали и предшествовали зарождению традиций. Полезная статья: Тренер ответит рублем? Как поставить оплату за тренинги в зависимость от его результатов

Возможно, вам будет интересно узнать:

• Тренинг командообразования: программы и упражнения
• Тренинг для руководителя: как научиться управлять, а не править
• Тренинги для персонала: на какую тему, как проводить и когда

1. Сведения о компании

·      Видение, миссия

·      История создания

·      Описание сегмента рынка на котором работает компания

·      Позиция компании на рынке

·      Основные конкуренты

·      Основные клиенты и партнеры

·      Победы и достижения

·      Стратегические приоритеты и цели на текущий период

·      Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги

·      Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)

·      Описание продукта/услуги

·      Ассортимент, ассортиментная политика

·      Конкурентные преимущества продукта/услуги

·      Успешные проекты

·      Технология построения отношений с клиентами

·      Логистика

3. Организация: структура и культура

·      Структура, ключевые фигуры

·      Основные положения корпоративного кодекса компании

·      Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.

·      Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

·      Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека

·      Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного  роста работающих сотрудников

·      Политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована)

·      Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот

·      Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.

·      Отношения с профсоюзной организацией

5. Экскурсия по компании

В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

·      Посещение производства

·      Посещение музея компании

·      Посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)

·      И т.д.

6. Просмотр фильма о компании

Фильм может содержать следующую информацию:

·      О создании и процессе становления компании

·      О выпускаемом продукте / оказываемых услугах

·      О корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров)

·      Интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками

·      Репортажи из удаленных филиалов

·      Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений

Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце «Welcome! Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков.

Политики и процедуры на тему ввода, адаптации и прохождения испытательного срока

Наталья Володина, заместитель генерального директора по персоналу, «Московская Ореховая компания», г. Климовск, Московская область

«Welcome! Тренинг» (или Вводный курс «Добро пожаловать в организацию!») – это хороший шанс «влюбить» новичка в компанию. Данный курс – не тренинг в привычном понимании этого слова: он не направлен на отработку каких-либо навыков. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к компании.

Формы проведения

«Welcome! Тренинг» может быть представлен в одной из следующих форм:

1.Аудиторный тренинг. Это классический вариант вводного обучения. Его преимущества для новичков – живое общение как со старожилами организации (сотрудниками, проводящими обучение), что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы, так и с новыми работниками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).

2.Электронный курс (e-learning). Такая форма обучения рекомендуется, если:
 на предприятие одновременно трудоустраивается много новых сотрудников;
 обучается персонал удаленных филиалов.

В настоящее время на рынке есть много компаний, предлагающих услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов (которые готовят и периодически обновляют сами специалисты службы персонала главного офиса). Стили таких про-грамм могут быть самыми разными: от строгого (преимущественно для банковских, финансовых структур) до веселого (тренинг в виде игры или мультфильма).

«Московская Ореховая компания» основана в 1994 г., производит снэковую продукцию. В компании работает около 800 человек

Смешанный вариант. Включает как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Именно данный формат сегодня самый популярный. Объясняется это тем, что он позволяет создавать сбалансированные программы: специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками.

Продолжительность и периодичность

Продолжительность «Welcome! Тренинга» зависит от потребностей компании, а именно, от объема той информации, которую планируется донести до новичков. Программа длится, как правило, от 2 часов до 2 дней. В некоторых организациях такой адаптационный курс продолжается до 5 рабочих дней, но при этом включает и обучающие элементы. В «Московской Ореховой компании» на «Welcome! Тренинг» отводится 3 часа.

Периодичность программы зависит от того, как часто и в каком количестве на предприятие приходят новые сотрудники. Тренинг может проводиться еженедельно, ежемесячно или, например, раз в 3 недели, как в «Московской Ореховой компании», где он включен в квартальный график обучения.

Планирование занятий на конкретный день недели и определенные часы, допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, позволяет линейным руководителям не забывать, что новый сотрудник его подразделения в это время будет отсутствовать.

Содержание тренинга

Традиционно «Welcome! Тренинг» включает ряд информационных блоков:

1.Сведения о компании. Этот блок призван познакомить новичков с прошлым, настоящим и будущим организации. Они должны получить следующую информацию: история создания компании; ее миссия; стратегические приоритеты и цели на текущий период; структура и ключевые фигуры; основные клиенты и партнеры; освещение деятельности в средствах массовой информации; корпоративные мифы и истории успеха.

Одна из распространенных ошибок на этом этапе – использование презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж для клиентов компании. По причине того, что последние представляют собой внешнее окружение предприятия и входят в другую целевую аудиторию, это непосредственно влияет на расстановку акцентов в рассказе об организации. Это нужно помнить!

2.Производимые продукты / оказываемые услуги. Помимо информации непосредственно о продуктах и услугах, в этот блок необходимо включить сведения о сегменте рынка, в котором работает компания, ее позициях на рынке, основных конкурентах. Даже если среди новичков нет сотрудников департамента продаж и им не придется работать с клиентами, рекомендуется к этому блоку не подходить формально. Любому члену коллектива, независимо от должности, будет интересно узнать о том, как производится продукция или предоставляются услуги. Вместе с тем, важно определить объем информации и глубину подачи данного материала.

3.Корпоративная культура. Разъясняются ее нормы и принципы, основные положения Корпоративного кодекса компании, стандарты в области дресс-кода, делового этикета; рассказывается о негласных традициях, о том, как проходят различные мероприятия, поздравления.

4.Корпоративная политика в области управления персоналом. Задача этого блока – донести информацию о возможностях, которые компания предоставляет сотрудникам, в следующих сферах:
 профессиональный рост (виды и направления обучения, работа учебного центра, библиотеки);
 развитие карьеры (порядок проведения оценочных процедур, примеры карьерного продвижения работающих сотрудников);
 система вознаграждений (если она унифицирована);
 условия работы – порядок выдачи зарплаты, предоставления льгот;
 бытовые вопросы – где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь и т. д.);
 отношения с профсоюзной организацией.

5.Экскурсия по компании. Например:
 посещение производства, отдела разработок или других ключевых подразделений;
 посещение музея компании;
 проход по «Аллее славы».

Если организовать экскурсию не представляется возможным, рекомендуется подготовить слайды или небольшой фильм о ключевых подразделениях компании. После его показа можно провести новичка по некоторым другим отделам. Важно ознакомить его с работой всей организации.

Музеи есть далеко не на каждом предприятии – обычно о них начинают задумываться компании, перешагнувшие 10-летний рубеж своего существования. Например, из экспозиции музея одной из фирм, лидера на своем рынке, можно узнать о ее основателях, главных этапах ее развития, ключевых клиентах, социальной политике, про-водимых благотворительных акциях и оказываемой спонсорской поддержке.

«Аллея славы» – условное название экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах в коридорах или холлах офиса. В некоторых компаниях есть доски почета с фотографиями и описаниями заслуг ключевых сотрудников. Все это можно дополнить, например, небольшой подборкой снимков, сделанных на корпоративных мероприятиях.

6.Фильм о компании. В нем, как правило, рассказывается о создании и становлении организации, выпускаемом продукте или оказываемых услугах, корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных праздников и спортивных турниров).

Показ фильма осуществляется в том информационном блоке, к которому он относится. Это может быть классический повествовательный, мультипликационный фильм или просто подборка историй. Его подготовку лучше всего доверить профессионалам.

7.Ответы на вопросы.

Разработка тренинга

К подготовке «Welcome! Тренинга» важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы:

1.Уточнение целей курса и ожидаемых результатов.

2.Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию.

3.Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.

4.Оценка курса. Как было указано выше, «Welcome! Тренинг» не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать всего два шага:
 фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т. д. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, так называемый smiles-тест, включающий не более 7–10 вопросов;
 проверка знаний с использованием тестов о продукте / услугах, если в этом есть необходимость.

Кто проводит «Welcome! Тренинг»

Начинать адаптационный курс рекомендуется с приветствия и вводного слова одного из топ‑менеджеров. В зависимости от размера и структуры компании это могут быть генеральный директор, кто-либо из его заместителей, начальник HR-службы. Участие в программе представителя руководства будет позитивно воспринято новичками и повысит статус самого вводного курса. Как вариант, можно подготовить видеообращение первого лица компании к новым сотрудникам.

Основную часть курса, как правило, проводит сотрудник службы персонала – тренинг-менеджер или специалист по подбору и адаптации. Описанием продукта / услуг, чаще всего, занимаются работники соответствующего профиля – технологи, маркетологи.

В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и, в то же время, будет дополнительной мотивацией для самого работника.

Для рассказа о социальной политике и защите интересов персонала можно пригласить представителя профсоюза.

Кроме передачи новичкам знаний «из первых рук», такая форма вводного курса, как «Welcome! Тренинг», позволяет дополнительно мотивировать уже работающих сотрудников компании, занятых в проведении адаптационной программы.

Начав работать в отделе клиентского обслуживания в стартапе, я обратила внимание на большой вопрос информационно-человеческой разобщенности не только между “верхами” и “низами”, но и между сотрудниками из разных подразделений внутри одного отдела.

Взвесив все, на что я могла повлиять, я поняла, что не хватает зафиксированного факта знакомства новых сотрудников с отделом и компанией, так называемого введения в коллектив. Сейчас опущу пояснения, почему это важно, и какой у меня был личный опыт введения в коллектив на разных местах, и какие это имело последствия. В этой компании каждый новый сотрудник получал определенную порцию информации с показом действий по функционалу, который ему надо было выполнять на своем рабочем месте. Часть информации давалась для самостоятельного изучения. Через неделю стажировки обе стороны делали вывод и принимали решение о продолжении или прекращении сотрудничества.

Одним из вариантов знакомства с компанией, как известно, может быть вводный тренинг. Мне предстояло познакомить с этим и другими форматами обучения своих коллег. Так как ранее вводный тренинг не использовался, необходимо было, чтобы идея была одобрена руководителем отдела и было получено согласование первоначальной программы тренинга руководителями групп в отделе, этот этап был пройден. Но все-таки в первое время мне приходилось напоминать, чтобы новенького отпускали ко мне на тренинг. Этот бизнес-процесс очень сложно отлаживался, к слову сказать.

Мне хотелось, чтобы после моего тренинга новички приступали к работе, не только узнав стремительную историю стартапа, но и поняв общую цель и принципы слаженной работы всего отдела, идею помощи клиенту, взаимопомощи среди коллег. Чтобы они поверили, что отношение к работе должно быть осознанным.

Над первой программой тренинга я ломала голову: придумала метафорический сюжет с отсылкой к известной истории про мушкетеров. Показала программу руководительнице отдела, сама идея понравилась, но посоветовавшись, решили, что для бизнес-аналитика, который должен был первым пройти тренинг, можно без метафоры. В короткий срок мне пришлось все переделать и свести к семинарскому формату. Хочу заметить, вводный тренинг мне приходилось впоследствии проводить для 1-2 человек каждые 3-4 недели в среднем.

Дело в том, что семинарский формат меня саму не устраивал: я разнообразила его интервьюированием, игрой в ответы и вопросы, чтобы как-то оживить общение.

Моя работа над вводным тренингом продолжалась, она происходила где-то в подсознании, видимо. Один за другим я добавляла в программу методы с целью оживить сухие факты и заинтересовать, увлечь моих участников. После каждой итерации я тестировала программу несколько раз, шлифовала. И, знаете, я постепенно почувствовала разницу между армией тех сотрудников, которые прошли мой тренинг и тех, кто пришел ранее.

Важным я считала поиск интерактивности, визуализации в моем тренинге, искала возможность добавить игровые активности. Ведь именно это отличает тренинг от семинара. Первые “тренинги” я называла “вводным курсом”, желая не обманывать саму себя.

Далее я расскажу, как постепенно мой вводный курс оживал, насыщался визуализацией. И дам пояснения, почему все происходило именно так. Поехали!

1. Офис стартапа размещен в историческом здании, с фамилией архитектора Бенуа на табличке . Я использовала этот факт. Молодые сотрудники выполняют свои рутинные обязанности, сидя за компьютерами в просторных залах со старинными каминами. Они ежедневно поднимаются по старинной лестнице и проходят этажи со старинной эмалью на керамической плитке на полу. И лишь немногие задумываются об этом. В моем тренинге появился небольшой блок с коротким рассказом об этом здании, ведь это тоже повышает интерес к месту работы.

2. В связи с тем, что не все помещения в здании подверглись перепланировке, в open-space сплошь и рядом работают сотрудники из разных отделов. Новому человеку, проходя через длинный ряд рабочих мест, хочется знать, кто же эти люди, сидящие за столами с мониторами. У меня у самой был такой же интерес. Поэтому я включила в программу изучение плана этажей, где были обозначены все кабинеты, перечислены рабочие места. Тех, с кем моему подопечному необходимо было бы взаимодействовать в работе, я называла по именам. Самостоятельно предлагала познакомиться с информацией в офис-листе, где дополнительно указаны номера телефонов и кабинетов. И это уже был мой первый интерактивный элемент. План этажей сама вычерчивала на большом листе.

3. Область деятельности стартапа — электронные торги. Многие, устраиваясь сюда на работу, впервые попадали в эту сферу бизнеса, также, как и я. И специфику бизнес-процессов при обслуживании клиентов и связанной с этим внутренней деятельностью, я решила преподнести новичкам с помощью еще одного визуального способа, инфографики. При этом, также помня из теории поколений особенности восприятия информации “игреками”, представителями моей ЦА. У меня получилась довольно забавная схема.

4. Кирпичики Lego в тренинге — это желание поднять уровень осознанности. И надо было придумать, как за короткое время заинтересовать моих дорогих участников и погрузить их в атмосферу творчества, дать толчок воображению для создания метафорического образа. И я решила помочь им с помощью своей модели. Прообразом модели послужил логотип компании. Его я заранее подготовила, изобразив с помощью деталей Lego. Участникам показала логотип и свою модель, рассказала о своем образе компании, мы вместе порассуждали о символическом смысле логотипа. А потом я предложила новичкам смастерить свои модели будущего рабочего места, как они его представляют себе. Учитывая, что метод Lego необычен и незнаком моим участникам, я посчитала эту задачу разрешимой.

Мои участники сразу взяли в руки яркие детали Lego и начали мастерить. Я затаила дыхание: понимая их неопытность, я предполагала увидеть простые офисные предметы. Все оказалось не так! Закончив работу, девушки начали рассказывать о своих моделях, и это были истории об их месте в отделе, в компании, они даже обозначали его другим цветом в общей картине. И это был wow-эффект! Я так им благодарна, что нам вместе это удалось.

5. Завершала свой вводный тренинг я всегда экскурсией по этажам, знакомя с реальными сотрудниками из различных групп нашего отдела, показывая места, указанные на изученном уже плане этажей.

Знаю, что это не финальная версия моего тренинга. Будет другая компания, будут другие люди, будет другой тренинг.

Сложности в период адаптации на новом месте испытывает каждый новичок. Как сформировать эффективную команду и снизить риски потери ценных кадров? Как уменьшить текучку и создать хорошие условия для «вливания» в коллектив?

В процессе адаптации нового сотрудника помимо таких объективных факторов, как новая корпоративная культура, условия работы, мотивация, регламенты новой организации, существуют и субъективные. Это психологические аспекты взаимодействия с новым коллективом, взаимоотношения нового человека со «старожилами». Не всегда этот процесс проходит гладко.

Настороженность сложившегося коллектива к новому человеку присутствует в большинстве случаев и ее можно даже назвать стандартной реакцией на нового человека. И роль HR-а в налаживании эффективного взаимодействия новых и уже работающих сотрудников, создание положительно фона в коллективе выходит на первый план.

Вхождение новичка в должность сопряжено как с профессиональными, так и с психологическими сложностями:

• Новый сотрудник не знает бизнес-процессов в компании.
• Ему требуется время, чтобы изучить их и применять на требуемом уровне.
• В момент освоения он работает менее эффективно и ему сложнее выполнять свою работу, она требует больше времени.
• Незнание принятых моделей поведения в подразделении, традиций взаимодействия между сотрудниками.

В зависимости от гибкости и коммуникабельности, принятие в коллектив может быть довольно быстрым или очень медленным. Но процесс «притирки» все равно будет иметь место. С точки зрения взаимоотношений с руководством, новичок не в полной мере может знать об ожиданиях начальника, требованиях к качеству выполнения работ, профессиональном уровне. Все это вместе формирует в той или иной степени стрессовую ситуацию для сложившегося коллектива и для нового человека, что может быть причиной напряженности всех сторон.

Существуют и положительные моменты — ситуаций, когда новый человек предоставлен сам себе, становится все меньше. Руководство компаний и менеджеры по работе с персоналом понимают, что успешность адаптации нового сотрудника в компании напрямую влияет на показатель текучести кадров, сохранность кадрового резерва и минимизацию усилий по поиску новых сотрудников взамен не подошедших или ушедших после испытательного срока. Все это входит в понятие «адаптация сотрудника в компании», которая имеет очень большое значение для формирования успешной команды.

Система адаптации предлагает множество инструментов для того, чтобы вхождение нового сотрудника в сложившийся коллектив, в должность, проходило максимально эффективно, гладко и быстро. Лучшие методы — те, которые предполагают выстраивание системы эффективного взаимодействия новых и старых сотрудников с самого начала. Главная роль в создании такой системы возлагается на HR-службу.

Прием № 1 — должностная инструкция

Ознакомиться с требованиями к должности также помогают подробные должностные инструкции, где четко закреплены основные задачи, функции и обязанности сотрудника. Должностная инструкция — далеко не формальность. Изучение ее помогает новичку эффективнее и быстрее адаптироваться в должности.

Прием № 2 — обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение, цель которого — дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель — помочь при социальной адаптации.

Прием № 3 — опросы

Регулярные специальные опросы в период испытательного срока, которые могут проводиться как в анонимной форме, так и в открытой, помогают определить уровень удовлетворенности нового сотрудника, выявить его ожидания, проблемы и дать ему обратную связь.

Опрос позволяет понять удовлетворенность множеством факторов на новом рабочем месте:

• самим рабочим местом,
• характером задач,
• уровнем ответственности,
• системой мотивации,
• системой управления,
• корпоративной культурой,
• определить ожидания в отношении карьеры, обязанностей или функционала.

Опрос позволяет выявить области, которые могут быть самим сотрудником не осознаваемы. Роль HR в этом случае — объяснить новичку непонятные моменты, дать ответы на вопросы, подсказать, как лучше действовать в той или иной ситуации, и обратить внимание на возможности, которые предлагает ему компания.

Прием № 4 — наблюдение со стороны

Наблюдение со стороны HR за поведением сотрудников помогает выявить возможные проблемы коммуникаций в коллективе. Обращать внимание стоит на то, общается ли новичок с другими коллегами или держится в стороне, как строится его взаимодействие с непосредственным руководителем, нет ли напряженности в их общении. В случае подозрения о сложностях, с новичком следует провести беседу, чтобы такую проблему выявить в самом начале и урегулировать.

Прием № 5 — вовлечение в корпоративную жизнь

Систему корпоративных мероприятий стоит построить так, чтобы у сотрудников были возможности активно проводить время и общаться вне рабочего процесса, что создает среду, в которой отношения в коллективе налаживаются намного быстрее. В такой ситуации намного легче влиться в сложившийся коллектив.

Так, у нас в компании помимо регулярных мероприятий, принять участие в которых могут все сотрудники, действует система клубов по интересам, таких как: футбол, волейбол, бадминтон, киноклуб, танцы и многих других. Лидеры клубов направляют приглашения новым сотрудникам на мероприятия клубов с первых дней их работы. Личные коммуникации в неформальной обстановке налаживаются намного легче, и помогают почувствовать себя частью нового коллектива значительно быстрее. А старые сотрудники могут наладить коммуникацию с новым, даже если по роду своей деятельности они редко пересекаются по рабочим вопросам.

Прием № 6 — институт наставничества

Пожалуй, наиболее эффективный инструмент, который можно использовать для налаживания плодотворного сотрудничества между новыми и давно работающими сотрудниками. Наставничество не менее сложно, чем система KPI с точки зрения внедрения. Но позволяет добиться высоких результатов как никакой другой.

В рамках наставничества у новичка в коллективе появляется некий старший товарищ, который непосредственно знакомит его с правилами и нормами компании, разъясняя все нюансы и аспекты, помогает решать профессиональные, организационные и другие, возникающие в процессе деятельности, вопросы. Все это вместе помогает новому человеку не только существенно быстрее адаптироваться, но и минимизирует ошибки при выполнении работы.

Функция наставника — передать необходимые для работы в компании профессиональные навыки и умения, научить выполнять новичка работу так, как требуется на его должности. Это делегирование профессиональной компетенции, которое проводится в два этапа. На первом это обучение и совместное выполнение работы, по принципу «делай как я». На втором — самостоятельное выполнение работы новым сотрудником, проверка ее наставником и совместная работа над ошибками. Второй этап повторяется до тех пор, пока новичок в полной мере не овладеет навыком, после чего он может работать самостоятельно.

Оценка полученных от наставника знаний может проводиться с помощью теста, цель которого — выявить уровень овладения профессиональными технологиями и определить зоны, которые необходимо проработать дополнительно.

Наставничество, как правило, подкрепляется материальными и нематериальными стимулами. К материальным факторам относится надбавка за выполнение функция наставника либо процент от заработной платы. С точки зрения нематериальной мотивации — наставничество может выступать одним из условий должностного продвижения, т. е. способствовать карьере.

Так, например, у нас проводится ежегодная аттестация штата. И принятие сотрудником на себя функции наставника способствует развитию таких компетенций, как: «Развитие других сотрудников коллектива», «Лидерство». Высокая оценка этих компетенций влияет на итоговый балл аттестации. Его величина служит основанием для изменения заработной платы и/или повышения в должности.

Прием № 7 — обратная связь от руководителя

Этот этап адаптации имеет смысл проводить ближе к концу испытательного срока, когда уже становятся известны предварительные результаты деятельности сотрудника на новом рабочем месте.

Результативность профессиональной деятельности сотрудников наиболее объективно отражает система KPI, при которой у каждого члена коллектива существуют свои собственные показатели эффективности. Наиболее объективную комплексную оценку качеств сотрудника можно получить, основываясь на конкретных компетенциях, принятых в компании, и характерных для должности.

В компании это оценка методом «360 градусов», которую дают коллеге сотрудники и руководители разных отделов. Основываясь на ее результатах, результатах профессионального теста, значениях KPI, данных опроса, сотруднику предоставляется обратная связь от непосредственного руководителя. В ходе нее фиксируются сильные, согласно компетенциям, стороны новичка и определяются зоны дальнейшего роста.

Определить, качественно ли проводится адаптация или нет, поможет статистика увольнений по итогам испытательного срока, в том числе, по причинам ухода, которые они указывают при финальном анкетировании.

Резюмируя, можно сказать, что ситуация с налаживанием успешного взаимодействия между старожилами и новичками во многом зависит от культуры, традиций, сформированных в коллективе. На эти факторы можно и нужно влиять на уровне руководства, внедряя корпоративные стандарты, задавая такие правила в коллективе, когда уже с первых дней устанавливается эффективное взаимодействие между старыми и новыми сотрудниками на основе корпоративных стандартов.

Алиса Дворникова

E-xecutive

Получайте новую статью каждую неделю

обычно выглядит экзотикой, как мишки панды. Поэтому не стоит думать, что раз вы провели сотрудника по коридорам офиса, указав на его рабочее место, этого достаточно. Необходимо подготовить такой тренинг, чтобы у новых сотрудников появился «вау-эффект» (только если вы не делаете этого еще на этапе собеседования). Вам предстоит заново продать вашу компанию и позаботиться о том, чтобы работник как можно быстрее адаптировался на новом рабочем месте.

Для адаптации персонала необходимо сделать:

– видеоролик о компании, либо качественную презентацию (ролики, как правило, снимаются за небольшой бюджет, поэтому часто напоминают свадебный фильм. Не хватает только пьяных гостей);

– презентация компании (структура, миссия, цели, рынки, отличие от остальных компаний, основные выдержки из корпоративных правил, а также информация, где можно найти эти самые правила в печатном и электронном виде, основные моменты социальной политики, примеры карьерного роста, рабочий график и транспорт, где и как покушать);

– как вариант, напечатать небольшую брошюру, которая остается у сотрудника;

– экскурсия по производству (расположение, основные цеха, этапы производства, столовая, административное здание и расположение кабинетов);

– кадровое делопроизводство (заполнение всех необходимых заявлений, бланков, заявлений на банковскую карточку и пр)+ фото для системы пропуска/архива;

– инструктаж по ТБ (желательно, реальный для производственного персонала и роспись в соответствующих журналах).

От корпоративной визуализации перейдем к корпоративным правилам.

Вы должны помнить одну простую вещь: если вы не устанавливаете своих правил в компании, то правила будут складываться стихийно и управлять вами.

Правила должны отражать основные принципы, по которым будет функционировать ваша компания и обязательные/рекомендуемые для исполнения нормы поведения. Они четко должны отвечать на вопрос «что такое хорошо и что такое плохо?». А самое важное, чтобы любые контакты с внешним миром являлись носителем этих правил.

КАК СОЗДАТЬ КОМАНДУ? ВСЕ ЗДЕСЬ ⇒

Что делать. Вы не обязаны сейчас слепо копировать чужие корпоративные правила, достаточно определить несколько сфер, на которых, по-вашему мнению, необходимо сделать акценты. Изготовьте красочную брошюру и пускай вы будете вносить туда изменения не чаще одного раза в год. Обязательные пункты корпоративных правил:

– цели, миссия, задачи компании, структура (в виде фото сотрудников) и история

– контакты с внешними агентами (клиенты, контрагенты, партнеры, контролирующие органы, минимальные стандарты работы с клиентами и прочие);

– контакты внутри организации (субординация, отношения с коллегами, внутренние правила и регламенты, документооборот и отчетность, переписка и ведение документации, система контроля и штрафов, дресс-код (подходите очень осторожно к этому вопросу);

– разрешение конфликтных ситуаций и принципы решения рабочих вопросов (позаботьтесь о том, чтобы каждый сотрудник понимал, как и к кому он может обратиться по решению любого рабочего вопроса или в случае, если захочет обратится непосредственно к руководству компании);

– внутренний распорядок, нарушения и санкции;

– социальный пакет;

– телефонный справочник организации;

– правила документооборота, хранения информации, работа с базами данных, работа на ПК.

Прочие элементы посмотрите у других, возможно, вы захотите что-то добавить.

Дресс-код в компании

Отдельно остановлюсь на дресс-коде.

Ваши офисные сотрудники должны одеваться так, как одеваются ваши клиенты, с которыми они встречаются, прочие сотрудники должны выглядеть просто опрятно.

Исключение составляют банковская сфера, в которой традиционно принят деловой стиль одежды и государственные органы власти. В ритейле выходом из положения служит униформа либо элементы корпоративной символики в одежде (например белые рубашки и фирменные галстуки). В любом случае, стоит соотносить требования, которые вы предъявляете к дресс-коду сотрудников и их уровень заработной платы (поверьте, мужской классический костюм из недорогой искусственной ткани выглядит ужасно на любом сотруднике, а требование делового костюма при отсутствии кондиционера в офисе – просто издевательство).

Постарайтесь корпоративные правила не просто написать, но сделать их в виде картинок или слайдов. Не скупитесь, привлеките профессионалов, которые вам помогут сделать хорошую визуализацию. А еще лучше, объявите конкурс среди сотрудников, предложите творческое задание, выделите бюджет и реализуйте своими силами. Украсьте унылый серый забор вашей территории (если имеется таковая) изнутри яркими граффити своих сотрудников с помощью профессионалов. Оформите «переговорку» в вашем фирменном стиле и опишите историю развития в цифрах и картинках, пускай ваши планы будут у всех на виду. Создайте учебные материалы для каждой узкой и/или часто повторяющихся функций. Напишите «правила игры» для своих сотрудников, не превращайте их в скучный и ненужный документ, живите сами по этим правилам и требуйте того же от других. Фиксируйте этапы вашей жизни, достижения и события на корпоративном сайте и в газете.

Выводы: теперь вы понимаете насколько важно объяснить секретарю, почему она должна общаться именно так по телефону, а не иначе? Как важно создать правильную рабочую атмосферу в офисе и на производстве? Что необходимо сделать, чтобы и клиенты и ваши сотрудники попадая к вам, точно знали, где они находятся, что это за компания и чем она так примечательна?

Много картинок не бывает, и обучение будет продуктивнее, если оно визуализировано!

Это действительно можно превратить в увлекательный и творческий процесс.

Вернуться к оглавлению
Следующая глава
Предыдущая глава