Тайм менеджмент тренинг готовый сценарий

Рузиева М.Х.

Психолог, учитель самопознания

 КГУ «ОШ № 106»

г. Алматы

Тренинг «Тайм менеджмент или

искусство управления временем»

(цикл: психологическая готовность к ЕНТ, ВОУД)

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, 
выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, 
держит в руках свою жизнь»
Алан Лэкейн

Цель: расширить представления учащихся о ценности понятия «время» как возможности человека воплотить задуманное. Развитие навыков управления временем для повышения эффективности работы и личностного роста.

Задачи:

— раскрыть сущность взаимоотношений человека и времени;

— развить способность планировать и контролировать свое личное время;

— обучить эффективным принципам планирования и рационального использования времени.

Данный тренинг разработан для учащихся 9-11 классов, а так же его можно и нужно проводить с учителями для того чтобы научить педагогов более эффективно использовать время. Повысить личную  эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.  Данный тренинг состоит из трех частей: часть 1. «Что такое время?» Это обзорная часть, в которой учащиеся знакомятся с понятием времени, о том, куда и на что утекает наше время, так же в перовой части очень много практических заданий. Часть 2. «Простые способы управления временем» — больше  теоретическая часть, в которой рассказывается о приемах, законах и принципах контроля времени. Часть 3. «Методы и приемы контроля времени» — эта часть практическая, где прорабатываются различные упражнения, рассматриваются методы и приемы контроля времени, выполняются практические задания ит.п.

Часть 1. Что такое Время?

Куда уходит наше время? (По данным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:

Стоит 30 лет.

Спит 23 года.

Сидит 17 лет.

Ходит 17 лет.

Работает 8-9 лет.

Ест 6-7 лет.

Едит в транспорте 3 года.

Разговаривает и слушает разговоры 2 года.

Смотрит телевизор 6 лет.

Смеется 623 дня.

Готовит еду 560 дней.

Болеет насморком 500 дней.

Занимается шопингом 440 дней.

Болеет 440 дней.

Отмечает праздники 340 дней.

Заполняет различные документы 305 дней.

Читает 250 дней.

Говорит по телефону 180 дней.

Одевается мужчины 177, женщины 531 день.

Ходит в туалет по малой нужде 106 дней

И так, вы видите, что мелочи в нашей жизни очень много и они занимают много времени, чем нам кажется.

Далее участникам тренинга предлагается посмотреть видео ролик «Что такое Время?»

Задание 1. Участникам предлагается начертить и заполнить  табличку, после работы перейти к общему обсуждение и выводам.

Что можно делать со временем	Что нельзя делать со временем

 Психолог: самое  главное то, что время можно наполнить чем-то. Вы можете сделать не с самим временем, а именно подойти к нему с точки зрения эффективной наполненности. «Иметь цель для всей жизни, для года, для месяца, для дня и для час, для минуты жертвуя нашей целей, высшим…» — Л.Н.Толстой.

Мне хотелось бы вам зачитать отрывок из книги «Между небом и землей» Марка Леви. «Если хочешь понять, что такое год жизни, задай вопрос студенту, который завалил годовой экзамен. Если хочешь понять, что такое месяц, спроси у матери, которая родила недоношенного ребёнка и ждёт, когда его извлекут из инкубационной камеры. Если неделя — спроси человека, который работает на конвейере или в шахте, чтобы прокормить семью. Если день — спроси влюблённых, которые ждут встречи. Если час — спроси у страдающего клаустрофобией человека, который застрял в лифте. Секунда — посмотри на выражение лица того, кто в тысячную долю мига избежал смерти, или спроси у спортсмена, который только что выиграл серебряную медаль на Олимпийских играх вместо золотой, ради которой тренировался всю жизнь» Цените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь.  Время — бесценно! (Обсуждение с участниками тренинга).

Чтение притчи «Ценность времени»

   Один бизнесмен накопил состояние, составляющее три миллиона долларов. Он решил, что возьмет себе год отдыха от работы и поживет в роскоши, которую мог себе позволить благодаря своему богатству. 
   Но не успел он принять это решение, как к нему спустился Ангел Смерти. 
   Будучи профессиональным торговцем он решил любым способом уговорить Ангела Смерти, чтобы тот продал ему немного времени. 
   Отчаявшись, богач сделал Ангелу предложение: 
   — Дай мне еще три дня жизни, и я отдам тебе треть моего состояния, один миллион долларов золотом.   Ангел отказался. 
   — Хорошо, оставь мне еще два дня жизни, и я отдам тебе две трети своих денег, два миллиона  долларов.   Ангел снова отказался. 
   — Дай мне всего один день, чтобы еще раз насладиться красотой этой земли и провести немного времени с семьей, которую я так долго не видел, и я отдам тебе всё, что имею. Три миллиона долларов. Но Ангел был непоколебим. Наконец, человек спросил, может ли Ангел дать ему немного времени, чтобы написать прощальную записку? Это желание было удовлетворено.  «Правильно используйте время, которое отведено вам для жизни, — писал он. Я не смог купить даже часа жизни за три миллиона долларов. Проверьте, прислушавшись к своему сердцу, все ли вещи, окружающие вас, обладают действительной ценностью». 

(Обсуждение смысла притчи с участниками тренинга).

Задание 2. Перечислите то, что обладает для вас наибольшей ценностью в этой жизни, на что вам не жалко своего времени.

Мои ценности на сегодняшний день	Мои ценности через пять лет

Психолог:  каждому человеку нужно научиться контролировать свое время. Правильное понимание значения времени дает возможность распределить свои силы, продумать режим труда и отдыха. Двадцать четыре часа, которые вмещают в себя сутки, нужно рассматривать как возможность продвижения к своей цели, приобретения полезных знаний, развития важных умений и навыков, которые станут надежным жизненным багажом.

Задание 3. Проанализируйте свои достижения и соотнесите их во времени. Заполните таблицу, в которой укажите возраст и то, что вы успели достичь к этому времени.

Чтение отрывка из известной книги современного талантливого педагога и писателя С.Соловейчика поможет участникам тренинга осмыслить свои успехи и неудачи в учении с точки зрения контроля над временем.

Учение с увлечением

…Время оттого трудно контролировать, что оно бесформенно — течет непрерывной рекой. Люди совершенно ж могли бы подчинить себе время, если бы не догадались разделить его на части: год — на месяцы, сутки — на часы, часы — на минуты. Деление это в какой-то степени условно: в самом времени никаких делений нет. Ничто не мешало бы нам уговориться, что в сутках не 24 часа, а, скажем, 48 — по тридцать минут в каждом. Уходили бы из школы в двадцать пятом часу пополудни, а спать ложились бы в сорок втором.

Мы искусственно делим время на равные отрезки, лишь с одной целью: чтобы как-то управлять им. Иначе с ним не справишься. Представим себе, что время, которое мы проводим в школе, не было бы разделено на уроки. Нет расписания, нет звонков. Начался урок немецкого языка — и никак не кончится. Учитель говорит: «Еще немножко позанимаемся».

Началась перемена, но и она не кончается: «Еще немножко побегаем», — говорят ребята.

Занятия в такой школе были бы немыслимы: мы ничего не успевали бы сделать.

Но почему же мы только школьное время разделяем на части, на уроки?

А все остальное?

Человек не спит примерно пятнадцать часов в сутки. Пять из них — школьных — разделены, управляемы, находятся под контролем. А остальные десять — бесформенная масса, которой трудно управлять даже очень организованному человеку!

Попробуем и на эти десять часов, на наши собственные десять часов, наложить какую-то невидимую решетку, разделить их на части.

Если эта операция удастся, мы станем властелинами своего дня, своего времени и будем успевать гораздо больше.

Сделаем так: каждый час будем непременно менять занятие, как в школе. Время мало отмечать в сознании, его надо отмечать, разделять реально — переменой дел, переменой «урока». Чем бы мы ни занимались, какое бы долгое занятие у нас ни было, разделим его на порции, внесем во время какую-то структуру и каждый час будем менять занятие. Даже если страшная лень напала — что ж, каждый час будем лениться каким-то другим способом, в этом все дело!

Важно только точно подчиняться неслышному ежечасному «звонку», как это происходит в школе.

Знаменитый английский адмирал Нельсон сделал однажды убийственное для лентяев всего мира заявление: «Я обязан своими успехами тому, что никогда в жизни не тратил даром и четверти часа».

Время тратится попусту не столько часами, сколько четвертями часов — из потери этих четвертушек и складываются все несчастья нашей жизни. Но если строго каждый час менять занятия, то легче будет избежать и потери «четвертушки» часа.

Но что же выходит — опять режим?

Нет.

Режим — это планирование наперед, и оно, как мы видели, не всем удается. Слишком много разных житейских обстоятельств мешают выполнить план, и не у каждого достаточно характера противостоять этим обстоятельствам.

Кто живет строго по режиму — это замечательно,

Но кто чувствует себя не в силах жить по режиму, тот может взять время под контроль, если будет отмечать каждый час после того, как этот час прошел Это же совсем нетрудно! Просто отмечать, что час ушел на то-то и теперь надо сменить занятия.

Очень хорошие хозяйки, получив зарплату, заранее определяют, на какие нужды сколько денег отложить. Но есть просто хорошие хозяйки — они записывают на бумажке, на что потратили деньги. И это помогает им тратить бережно! Плохие же хозяйки тратят деньги как попало и даже приблизительно не представляют себе, куда же они девались.

Со временем — как с деньгами. Если нет сил быть очень хорошими хозяевами времени и соблюдать режим, попробуем для начала быть хозяевами просто хорошими: станем разделять время на части, каждый час менять занятие (хотя, конечно, не исключены и сдвоенные часы — так и в школе бывает) и для начала записывать, на что ушел каждый час.

Планирование и учет внутренне связаны между собой. Планирование не удается? Наладим хотя бы учет! И мы не заметим, как перейдем к планированию…

Задание 4. Наметьте для себя то, чего вы хотели бы достичь в ближайший временной отрезок (месяц, полугодие, год)

Цель (что делать)	Сроки (когда)	Средства и действия (что нужно)

Часть 2. Простые способы управления временем.

Психолог: Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

1. Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…» Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Таким образом, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Задание 1 (на дом).  Попробуйте распланировать свой день с утра и до вечера и следовать данному плану. Сделать для себя пометки, что получилось выполнить, а чего нет и по какой причине. (Обсуждение результатов на следующем занятии).

2. Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Задание 2. Наметьте список дел на и расставьте приоритеты в ваших делах по методу АБВГД. (обсуждение результатов с участниками тренинга).

 3. Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента дляопределения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете. Ваш выбор?

Задание 3. Распределите свои дела и занятия по методу Эйзенхауэра. Что было сложным? Что оказалось легче всего? (Обсуждение).

4. Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

5. Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

6. 3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

Задание 4. Ответьте (письменно) на эти 3 вопроса, какой результат вы увидите, что вы с этим будите делать и как строить свою работу? (Обсуждение).

7. На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

8. Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Часть 3. Методы и приемы учета времени.

Психолог: сегодня я хочу поговорить с вами о том

Упражнение «Чувство времени» или «Минутка».

Цель: участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Инструкция: Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте, пожалуйста, глаза и постарайтесь после моей команды „начали» уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом продолжайте сидеть молча до тех пор, пока все не откроют глаза. Итак, начали. Рисуем шкалу времени. Т.е. прямую линию, с отмеченными на ней временными интервалами -20сек, -15сек, -10сек, -5сек, 0, 5сек, 10сек, 15сек, 20сек. Когда остается 20 секунд, начинаете отмерять указкой это время на Вашей шкале. Т.о. участники, открывшие глаза, в тот момент, когда, по их мнению, закончилась минута, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись, в «-» или «+», т.е. как работают их внутренние часы. Итоги упражнения: После завершения упражнения тренер сообщает участникам результаты своих наблюдений и предлагает обменяться впечатлениями. Если участники группы высказывают желание повторить упражнение, тренер идет им навстречу или предлагает потренироваться самим.

Упражнение   «Мои жизненные цели» 

Цель: Прояснение жизненных целей.
     Всем известно, что ясность – залог эффективности. Самой частой причиной потери времени и главным препятствием на пути к успеху является неумение  сосредоточиться на необходимой задаче. Поэтому важным этапом в управлении своим временем является четкое определение своих целей, распределение их по степени важности. 
   Выберите любые важные сферы жизни. Напишите их названия на отдельных листках. 
Теперь из этих трех сфер выберите ту, которая является для вас самой важной. Положите тот листок, на котором вы записали ее название, перед собой и задайте себе вопрос: чего я хочу достичь? Можно закрыть глаза и посидеть некоторое время, размышляя над ними. После этого запишите все мысли и образы, какие возникли у вас. Записывайте все, что приходит в голову. 
Из оставшихся сфер выберите ту, которая стоит на втором месте по значению, проделайте то же самое. 
     Возьмите третий листок. Прочитайте название сферы вашей жизни и задайте себе те же вопросы. 
     Возьмите первый список целей и прочитайте его. Что вы можете еще написать? Может быть, вы захотите что-нибудь вычеркнуть? Исправить? 
     Проранжируйте все ваши цели по степени важности от 1 (самая важная) до N (номер последней цели, не самой важной). Отложите список в сторону. 
Прочитайте три первых пункта. Задайте себе вопрос: Это действительно самое важное для меня в данной сфере? Если ответ утвердительный, то переверните лист и запишите их на другой стороне. Если вы сомневаетесь, то выберите из тех пунктов, что идут следом, тот, что считаете важным, и затем перенесите на другую сторону листа. 
   То же самое проделайте со вторым и третьим списками. 
  Положите перед собой все списки с тремя главными целями. Теперь перед вами более ясная картина того, что вы хотите. Прочитайте свои записи еще раз и задумайтесь: Насколько важны для меня эти цели? Я действительно хочу именно этого? Насколько эти цели реалистичны? Насколько они согласуются между собой? Не противоречат ли они друг другу? Часто люди ставят перед собой значительно больше задач, чем они могут реально выполнить. Для осуществления всего желаемого у них просто не хватит сил, времени, способностей. Поэтому необходимо установить приоритеты, то есть решить: Какие цели являются наиболее важными? С какими можно повременить? На достижение каких целей следует направить свои ресурсы, то есть время, способности, умения? 
     Сейчас установите приоритеты А, В, С, для каждой из девяти целей, которые вы отобрали из трех важнейших сфер вашей жизни. 

1. очень, очень важные цели.
2. очень важные цели.
3. просто важные цели.

   Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нём сначала цели приоритета А, затем В и С. Посмотрите на список целей приоритета А. Это то, что вы хотите. Это и есть то, на что нужно направить ваши силы и энергию. Вы готовы уже сейчас приступить к их реализации? Каков будет ваш первый шаг? 

Упражнение «Антивремя»

Цель: Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Инструкция: Выберите каждый тему для небольшого рассказа. Темы должны быть простые, например «театр», «магазин», «путешествие за город». Упражнение будут заключаться в том, что вы должны будете, выступить по очереди и раскрыть свою тему, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента.

Обсуждение:

• Как вы себя чувствуете?
• О чем это упражнение?
• Что у вас получалось?
• Что не получалось?
• Какие выводы можно сделать из этого упражнения?

Упражнение «Поглотители времени»  
Цель: Выявление поглотителей времени.
Подумайте  и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием? 
«Поглотители» и «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели. 
2. Отсутствие приоритетов в делах. 
3. Попытка слишком много сделать за один раз. 
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 
5. Плохое планирование трудового дня. 
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 
7. Чрезмерное чтение. 
8. Скверная система досье. 
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 
11. Недостатки кооперации или разделения труда. 
12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 
13. Незапланированные посетители. 
14. Неспособность сказать «нет». 
15. Неполная, запоздалая информация. 
16. Отсутствие самодисциплины. 
17. Неумение довести дело до конца. 
18. Отвлечение (шум). 
19. Затяжные совещания. 
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 
22. Болтовня на частные темы. 
23. Излишняя коммуникабельность. 
24. Чрезмерность деловых записей. 
25. Синдром «откладывания». 
26. Желание знать все факты. 
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 
28. Спешка, нетерпение. 
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. 
Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени
ЗАПОЛНИТЕ ТАБЛИЦУ:

Ваш «поглотитель времени»	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

Психолог: а сейчас я хотела бы вам рассказать об упражнениях которые научат вас эффективно контролировать свое время. Эти упражнения были разработаны несколькими практическими психологами (Н.И. Козлов, О. Паратнова, В.Пичугин, М.Пантелехина и многие другие).

Этап 1. Учет времени.

1. Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут. 

Вы выбираете определенный интервал, в идеале 15 минут, и каждые 15 минут записываете свои действия в табличку. Например, в такую…
Если 15 минут сразу сложно — для начала можно 30 мин.
Обычное сомнение: Как же я буду фиксировать каждые 15 минут? Этоже сколько времени уйдет только на сами записи?? Только и буду делать, что записывать!

Ответ: При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем  10 секунд на запись  в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.

Достоинство:

Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.

Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».

Неудобство этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?

1. Хронометраж способ два: запись каждого переключения внимания. 

Вы делаете запись в табличке в тот момент, когда переходите от одного дела к другому.

Табличка для этого способа будет выглядеть уже немного по-другому:
Достоинства:

 Многим легче помнить об упражнении, так как быстро нарабатывается стереотип:  «закончил что-то делать — возьми табличку, отметь».

Точно узнаете временную  «стоимость» ваших обычных действий. Сколько стоит для вас добраться утром до работы, сколько стоит поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько – прочитать сто страниц книги?

Недостатки:

Много времени уходит на итоговый подсчет продолжительности того или иного действия. Выход: удобнее в течение дня просто заполнять первые две колонки, а вечером или в конце недели, при анализе результатов, подсчитать продолжительность.

Легко сбиться на некачественный, слишком обобщенный учет. Например, делать вот такие записи:
Насколько это правда? Вы действительно  каждую минуту в течение двух часов говорили по телефону,  совсем не отрываясь и не отвлекаясь от этого занятия, не думая параллельно о чем-то ещё, не разговаривая с коллегами …?

• Например:  с 9.00 до 18.00 – работал…

Варианты совмещения первого и второго способа хронометража

Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:

1. Вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать стоимостьсвоих основных затрат времени;

2. Вести учет времени по второму способу, но ограничить себе максимально возможный интервал времени, например, теми же 15 минутами;

3. Поработать 1-2 недели по первому способу и когда вы уже выработаете в себе привычку постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?» и выныривать из потока, спокойно переходить ко второму способу.

3.  «Хронометр». В течение дня каждые 15 минут фиксируй проделанную работу, а потом оцени: качество (ты работал быстро, красиво, результативно?), своевременность (в это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?), эмоциональное соответствие (в душе светлое хорошо? В мир и людям — насколько те эмоции, которые необходимы?)

4. «Занятой». Научись планировать свой день и свою неделю по времени и в срок выполнять намеченное.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

Также отлично помогает спланировать дни высокой нагрузки – когда в суровые дни цейтнота вы успели ВСЁ и при этом выглядите и чувствуете себя прекрасно.

5. «Дела и развлечения».

1.1. Научись определять «сухой остаток» всех своих дел и отслеживать в своей жизни пустые, не совсем пустые и совсем не пустые, но все равно — развлечения. Развлечения — это все то менее результативное, что ты делаешь вместо более результативного, потому что это делать приятно. Каков будет этот список? 

1.2. Вычеркни из жизни пустые развлечения: телевизор, газеты, компьютерные игры, балтавню — что еще в твоем списке?

1.3. Научись четко определять цели всех своих развлечений и достигать их максимально эффективным образом. Что ты действительно делаешь, когда просто встречаешься и дружишь? Когда звонишь и просто общаешься? Определи (например в этом) свои цели и поищи лучший способ их достижения.

5. Продвинутый учет времени

Когда фиксирование «просто своих действий»  будет становиться для вас привычным,  добавляйте дополнительные графы:

Качество работы: Что означает для вас работать качественно:  быстро?  Красиво?  Результативно?

Своевременность: В это время надо было делать именно это? А что-то дополнительно? Или что-то другое, более важное?

Эмоциональное состояние: В вашей душе – «светлое» хорошо? В мир и людям – насколько те эмоции, которые необходимы?

Сухой остаток: Прошло какое-то количество времени. Что вы вынесли из этого времени? Каков реальный результат от вашей деятельности?

Определитесь, какие именно графы вы включите в свою таблицу.

В чем выражать эти показатели?

Вот несколько стандартных вариантов:

Словами. Например, качество работы: «отлично!», «хорошо», «средне»  и «плохо». Позаботьтесь, чтобы было определенное количество заранее продуманных словесных характеристик, а не каждый раз выдумывались новые характеристики.   Также очень важно заранее продумать критерии этих характеристик. Какую работу вы сочтете выполненной «хорошо», а какую «плохо»? Как вы это определите?

Процентами. Сегодня с утра вы встали бодрым и радостным, энергии хоть отбавляй, и поэтому блестяще провели переговоры и заключили потрясающий контракт! Качество работы — 100%. А потом вы расслабились и вместо работы пол дня «просидели» в Интернете. На сколько качественно вы работали в этот момент (в процентах)? А насколько процентов это было своевременно?

Баллами. Выберите удобную для вас шкалу, например, от -3 до +5. Или от 0 до 10. Как вам больше нравится. При выражении численными характеристиками также важно заранее продумать, какое качество работы вы оцените на 2, а какое на 10.  Чем тщательнее вы продумаете это заранее, тем меньше времени у вас будет уходить на раздумывания при заполнении.

В результате получаются вот такие симпатичные таблички:
Или, к примеру, так:
Когда можно прекращать заниматься письменным хронометражем?
Когда вы научились жить осознанно, всегда отдавая себе отчет, что вы делаете, зачем и сколько при этом проходит времени.
Когда время становится ОСЯЗАЕМЫМ. Приходит понимание, что ваша жизнь вовсе не бесконечна: каждый день – это просто сосуд, контейнер, обладающий определенной вместимостью, которую Вы можете использовать. И ваши дела и заботы являются предметами, которые Вы должны разместить в этом контейнере.

Этап 2:  Анализ использования времени

Принципы анализа: делать вещи правильно — куда как привычнее и проще, чем делать вещи правильные. Автоматически штамповать какие-нибудь кубышки, штамповать их качественно —это не то же самое, что остановиться и задуматься: «А чем я сейчас занят? Я делаю все правильно — но тем ли мне надо заниматься?»

Принцип Парето (правило 80 : 20)

80% наших дел дают нам только 20% нашей прибыли, и 20% дел дают нам 80% нашей прибыли! Может, стоит тогда разобраться, где это 80, а где эти — 20 процентов?

Это можно делать по-разному. Например, использовать

Анализ структуры расхода времени по статьям.

Выделите свои стандартные «статьи расхода времени» и подсчитайте, сколько времени в неделю уходит на каждую из них.  Сколько часов в неделю уходит у вас на сон, на еду, на учебу, на работу, а сколько на развлекаловку?

Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя подстатьи, например:

Сон

Работа

Домашние дела:

• уборка, готовка, стирка, покупка продуктов…

Развлечения:

• телевизор, тусовки, игры, развлекательное чтение…

Учеба:

• полезное чтение, курсы, тренинги, дистанция…

Транспорт

Обслуживание себя:

• еда, гигиена…

Когда вы подсчитаете, сколько времени уходит у вас на каждое из выделенных вами направлений, можно для наглядности составить диаграммку. Например, такую:
Статьи расхода времени (*над столбцами указано количество часов в неделю).

Теперь вы уже знаете, чем же занимается ваша компания под названием «Вы», как расходует имеющиеся у нее ресурсы. 
Если вы также хотите выяснить, сколько ресурсов в вашей компании  идет на развитие, а сколько «проедается», то будет очень полезно провести следующий анализ.

Анализ структуры расхода времени по полезности.

Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы: «полезное время»,  «техническое время» и «время-поглотитель».

«Полезное время» — то время, которое работает на ваши цели, способствует достижению нужных результатов. Это время с положительным «сухим остатком».

«Техническое время» — время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, готовка, уборка и т.д.) Это время с нулевым «сухим остатком», хотя все действия в этом списке нужные. Только в отличие от дел в первой группе, они работают не на создание нового, а на поддержание текущего состояния.

«Бесполезное время», «Время-поглотитель» — пустые  развлечения, бесполезный треп – это время тоже с нулевым «сухим остатком», но в отличие от второй группы, эти затраты не являются необходимыми. Например:

Полезное время: Работа, Учеба

Техническое время: Обслуживание себя, Домашние дела, Транспорт

Время-поглотитель: Сон, Развлечения

Будьте честными при разделении своих направлений деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится чему-то новому, развивается, растет как личность.  А для кого-то «работа» является просто способом заработать средства, чтобы «прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к «техническому времени».

Опять же для наглядности можно нарисовать диаграмму:

И время от времени, то есть достаточно часто, рекомендуется размышлять над следующей мыслью: Развлечение — это все те дела, 
которые мы выбираем среди нужных 
потому, что они более приятные.

Содержание занятия №1

Технологическая карта занятия дана в
Приложении Приложении 1.

1. Организационный момент. Вступительное
слово психолога. Озвучивание темы.

Напоминание правил работы в режиме тренинга.
Снятие ожиданий.

(Слайды 1, 2. Приложение 2).

2. Упражнение “Ассоциации”

Цель: введение в тему, активизация
группы.

Студентам предлагается назвать свои
ассоциации со словом “Время” Выполняется по
кругу.

Далее предлагается вспомнить пословицы,
поговорки, афоризмы о времени.

(Слайд 3. Приложение 2).

3. Работа с метафорическими картами “Огонь,
мерцающий в сосуде”

Цель: осознание проблем в организации
своего времени.

Время: 15 минут

На столе раскладываются карточки с
изображениями сосудов.

1 этап. Инструкция: слышали ли вы
выражение “сосуд времени”? Представьте себе
свою жизнь, свое время в виде сосуда. Подойдите к
столу и выберите такой сосуд, который вам
покажется ближе всего, про который вы можете
сказать “Это я”.

Обсуждение по кругу:

— какие эмоции испытывали, когда выбирали сосуд?

— чем он похож на вас?

2 этап. Инструкция: а теперь снова
подойдите к столу. На нем разложено множество
карточек с картинками. Молча посмотрите на них.
Выберите одну или несколько карточек, которые
могли бы заполнить сосуд вашего времени.

Поместите выбранную картинку (или несколько
картинок) под карточку с сосудом. Таким образом,
ваш сосуд времени оказался заполненным.

Обсуждение:

— чем заполнено твое время?

— как такое наполнение сосуда проявляется в
твоей жизни?

— расскажи, как ты себя чувствуешь с таким
наполнением твоего сосуда времени?

— гармонично ли наполнение сосуда твоего
времени?

— чего не хватает для гармонии?

3 этап. Снова подойдите к столу и
найдите такую карточку, которая могла бы внести
гармонию в ваш сосуд?

Как это может проявиться в распределении твоих
дел в течение дня, недели, года? Что для этого
нужно сделать?

Какие эмоции испытываешь теперь?

4. Упражнение “Купец и время”

Студентам предлагается послушать сказку:

“Было это давным-давно…

Жил-был один купец. Он очень много работал, у
него не было ни минуты свободного времени. Ездил
купец по разным городам, в которых вел торговлю,
но не было у него времени ни посмотреть на
красивые здания в этих городах, ни поговорить с
горожанами. Была у купца семья, но, озабоченный
важными делами, не играл купец с маленькими
сыновьями, не воспитывал их, когда те подросли.
Были у купца друзья, но с годами все куда-то
растерялись, а остались лишь деловые партнеры.

Зато накопил купец огромное многомиллионное
состояние. И вот, решил он, наконец, что может
позволить себе взять отпуск на год и прожить этот
год в роскоши со своей семьей. Только он об этом
подумал, как к нему спустился ангел смерти.

Купец был очень хорошим торговцем, поэтому
решил выторговать у ангела немного времени,
решил купить его за любую цену:

— Я дам тебе третью часть моего состояния, если
ты позволишь прожить мне еще хотя бы три дня.

Однако ангел стоял на своем.

— Хорошо, я дам тебе целых три миллиона всего за
один день моей жизни. Мне нужен этот день, чтобы я
мог навестить свою семью, которую постоянно не
вижу из-за вечной занятости. А еще я хочу
насладиться в последний раз красотой Земли.

Однако ангел не соглашался.

Тогда купец стал умолять дать ему одну минутку,
он хотел написать своему сыну прощальные слова…”

(а теперь за две минуты каждый должен придумать
окончание этой сказки).

Далее участники по очереди рассказывают свои
варианты. Тренер делает записи. Проводится
обсуждение участниками. Тренер даёт обратную
связь об индивидуальных стратегиях участников,
выступая в качестве эксперта.

На самом деле сказка заканчивается так:

“…Это желание купца ангел решил
удовлетворить.

Предприниматель написал своему сыну: Дорожи
своим бесценным временем, я не смог купить даже
час за все свои заработанные миллионы.”

5. Упражнение “Распределение времени”

(Слайд 4. Приложение 2).

Цель: анализ затрат времени.

Время: 7 минут

Следующая диаграмма представляет собой
отрезок времени, равный одним суткам. Бланк дан в Приложении 3.

Закрась цветными карандашами сектора
диаграммы в соответствии с затратами своего
времени. Циферблат отражает время суток. Что ты
обычно делаешь в течение одного дня? Советую для
примера взять не учебный, а выходной день.

А теперь посчитай и запиши, сколько времени ты
посвящаешь различным сферам жизни. Сколько часов
в день, т.е. из 24 часов ты обычно посвящаешь каждой
из областей деятельности? В каждом случае
проставь в конце примерное количество часов:

1. отношения и семья___________ часов
2. здоровье и спорт___________ часов
3. деньги___________ часов
4. учеба, карьера___________ часов
5. личностный рост___________ часов
6. друзья и окружение___________ часов
7. яркость жизни___________ часов
8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Теперь спокойно посмотри на получившуюся
диаграмму.

• Доволен ли ты тем, как ты распределяешь
  собственное время?
• Для чего бы ты хотел иметь больше времени?
• На что ты хотел бы тратить меньше времени?
• Что ты можешь реально предпринять, чтобы
  достичь соответствующих перемен?

6. Упражнение “Хронофаги”.

(Слайд 5. Приложение 2).

Цель: поиск личных хронофагов.

Время: 4 минуты.

Но есть такие дела, которые не приносят никакой
пользы человеку, а только зря “пожирают” его
время. Это так называемые хронофаги. Например:
неумение вовремя закончить телефонный разговор,
сидение “просто так” в “Контакте”,
откладывание дел на потом и др.

Используется мягкая игрушка. Она передается по
кругу, каждый студент при получении игрушки
называет “свой хронофаг”.

7. Завершающее упражнение.

Цель: рефлексия

Время: 5 минут.

Что сейчас чувствуете? Что удивило? Что
запомнилось? Что понравилось? Какие были
трудности? Что будете применять в жизни?

Завершающее слово психолога.

Содержание занятия №2

Технологическая карта занятия дана в Приложении 1.

1. Организационный момент. Вступительное
слово психолога. Озвучивание темы.

Напоминание правил работы в режиме тренинга.
Снятие ожиданий.

2. Упражнение “Белка в колесе”

Цель: разогрев группы

Время: 3 минуты.

Ведущий вызывает добровольца. Расспрашивает
его, много ли у участника в жизни рутинных дел,
которые не очень приятны, скучны, но обязательны.
По мере того, как участник называет эти дела,
ведущий записывает их на отдельных листочках.
Закончив список рутинных дел, ведущий
раскладывает листочки в разные углы аудитории
надписями вверх. Далее ведущий поднимает
участников и предлагает их “пожить жизнью”
этого добровольца. Ведущий в случайном порядке
называет дела, а участники должны все вместе
двинуться к карточке, на которой написано дело,
встать рядом с ней. Как только все участники
сгруппируются возле этого места, ведущий
называет другое дело, постепенно ускоряя темп
упражнения.

Набегавшись, участники усаживаются по местам.
Карточки убираются.

Упражнение повторяется с другим добровольцем.

Обсуждение:

— удалось и вам хоть немного почувствовать себя
“в шкуре” другого человека?

— какие у вас были эмоции во время беготни?

— какие эмоции сейчас?

— как лучше жить, чтобы не напоминать себе
“белку в колесе”?

Упражнение № 2 “Секундомер”

Цель: индивидуальные особенности
восприятия времени.

Выполнение.  Упражнение выполнятся всей
группой. Студенты должны закрыть глаза. Считать
про себя секунды нельзя. По истечении минуты
открыть глаза и сразу посмотреть на экран. На
экране – секундомер (Приложение 4).
Необходимо запомнить время на секундомере.

Комментарии преподавателя:

— если вы открыли глаза раньше, чем через 55
секунд, это означает, что вы слишком спешите, есть
опасность быстрого истощения. Время движется на
самом деле медленнее, чем вам кажется.

— если более 66 секунд – вы предпочитаете не
торопиться, но иногда все-таки следует ускорять
восприятие времени, иначе вы можете не успеть
что-либо сделать.

3. Упражнение «Золотая рыбка»

Цель: демонстрация ошибок при
постановке целей.

Время: 5 минут

Инструкция

Вызывается доброволец. Ведущий начинает
говорить с ним в быстром темпе, чтобы создать
момент растерянности. Как бы между делом нужно
обратиться к аудитории: “Смотрите внимательнее,
что сейчас будет происходить”.

Примерный текст для добровольца: “Вы поймали
золотую рыбку. У вас есть 15 секунд, чтобы загадать
ей три желания.”

Далее ведущий ведет отсчет или загибает пальцы
по секундам. Через 15 секунд звучит команда
“Стоп!”

Далее следуют комментарии ведущего.

Если участник загадал, но не произнес желания,
то как Рыбка догадается о них? Если произнес,
ведущий повторяет их так, как было сказано.
Например:

Участник: Дом…

Ведущий: (рисует дом).

Вот тебе дом. Получи! Или: Хорошо, у меня в
следующем году будет дом. Ты же не сказал, кому ты
загадал дом?

Участник: кучу денег.

Ведущий: Скиньтесь по рублю! Вот куча
монет. Получи.

Участник: Хочу быть счастливым!

Ведущий: обязательно: в следующем
месяце будешь счастлив, даже несколько раз. Или
будешь всегда счастлив, начиная с 2050 года.

И т.д.

Можно повторить игру еще с одним-двумя
участниками.

Далее ведущий задает группе вопрос: Что сейчас
происходило? Как нужно было загадывать желания,
чтобы они были исполнены?

Следует подвести участников к постановке целей
по схеме SMART.

Информационный блок. SMART.

Итак, необходимо уметь правильно ставить цели.
Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека
говорил, что “для корабля, не имеющего
пристани, ни один ветер не бывает попутным”, в
старинные мореплаватели говорили: “Плыву не как
ветер дует, а как парус поставлю”. Ставить
перед собой цель – значит смотреть в будущее.
Четко, ясно, конкретно, реалистично
сформулированные цели побуждают к действиям,
направленным на их достижение. Свои цели
необходимо не только продумывать и придавать им
максимально реалистичный вид, но и записывать.
(Слайд 6. Приложение 2).

В науке управления разработана специальная
технология, помогающая правильно ставить цели.
Это технология SMART. SMART – это аббревиатура:

• Specific — конкретные
• Measurable — измеримые
• Agreed — согласованные (с целями более высокого
  уровня)
• Realistic — реалистичные
• Timed — определенные во времени

Для того, чтобы лучше запомнить, можно
использовать отечественную версию теории SMART.
Это принцип КРОВИ (Слайд 7. Приложение
2).. Цели должны быть:

• К – конкретными
• Р – реалистичными
• О – ограниченными по времени
• В – важными
• И – измеряемыми

4. Упражнение на постановку целей

Цель: научиться целеполаганию

Время: 15 минут.

Работа по заполнению таблицы. Задание:
сформулируйте цели, которые бы отвечали принципу
“КРОВИ”. Время на работу: 5 минут. (Приложение
5).

Через 5 минут желающие зачитывают свои цели.
Группа анализирует, удалось ли участникам
выполнить упражнение.

5. Информационный блок. Правило Парето и матрица
Эйзенхауэра.

Существует, так называемый, закон Парето,
который гласит примерно следующее: 20% всего, что
мы делаем, приносит нам 80% результата. Все
остальные 80% наших усилий создают всего лишь 20%
результата (Слайд 8. Приложение 2). Другими
словами, результативна лишь 1/5 часть нашей
деятельности, лишь 1/5 времени мы тратим
оправданно. На что же уходят остальные 4/5 наших
ресурсов и времени? А вот на что:

— на поддержание текущего уровня комфорта;

— на выполнение неважных и несрочных дел;

— на выполнение задач, которые в принципе может
выполнить кто-то другой;

— на выполнение задач, от которых вообще можно
отказаться.

(Слайд 9. Приложение 2).

Как же организовать свое время, чтобы повысить
свою эффективность?

В своей книге “Главное внимание – главным
вещам” Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра,
помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на
которые должны быть направлены наши силы. Сама
идея этого метода принадлежит 34-му президенту
США Д.Д.Эйзенхауэру.  В результате опыта
организации своего времени он сделал вывод,
что срочные дела редко бывают важными и в то же
время, важные дела редко бывают срочными.
Эйзенхауэр предложил инструмент для управления
временем, который получил название “Матрица
Эйзенхауэра” (Слайд 10. Приложение 2).

Матрица помогает быстро сориентироваться в
потоке дел и определиться какие задачи важные и
какие требуют срочности. 

Важными можно назвать те дела, от которых
зависит успешная, здоровая, эмоционально
насыщенная жизнь. Срочными — дела, которые
нельзя отложить.

Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу.
Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или
задачу оценить по приоритетности в одну из
четырех групп:

A — Важное и срочное, это Аврал!

B — Важное и не срочное

C — Срочное, но не важное

Д — Не срочное и не важное. Д –
“дурацкие” дела.

Для наглядности обозначим их
буквами: A, B, C, D.

А — Важное и срочное.

Только незапланированные, форсмажорные,
внезапно возникшие дела. Часто они появляются в
результате кризиса или аврала.  Эти дела очень
важные и откладывать их не получится. Если
человек правильно организован, то эта часть дел
минимальна.

В — Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой
категории и выполняем, чаще всего результативны.
Отсутствие спешки помогает  спланировать
дела: наметить сроки и способы выполнения задачи.
Это самые большие по времени дела. Если
человек сосредоточивает свое внимание на этих
задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но
если такие дела постоянно откладывать, то они
могут перейти в разряд авральных!

С — Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные
второстепенные дела, никак не влияющие на нашу
жизнь, но требующие срочного внимания. Многие
причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно
научиться понимать действительно ли это для вас
важное дело или нет.

D (Д) — Не важные и не срочные.

Это поглотители времени. Они забирают много
времени, но не приносят никакого результата.
Часто советуют, что от них просто нужно
избавляться. Но так как они легки и интересны, то
отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно
выделять на них время по остаточному принципу.

Упражнение на распределение задач по принципу
матрицы Эйзенхауэра.

Время: 15 минут.

Индивидуально: распределить предложенные в
списке дела в соответствии с матрицей
Эйзенхауэра (4 минуты). Список задач в Приложении
3.

Студенты объединяются в группы по 4 человека.
Задача: прийти к общему решению за 3 минуты.

Обсуждение. Каждая группа
представляет результаты по одному из четырех
квадрантом матрицы.

Давайте посмотрим, можно было бы избежать
возникновения этих дел и попадания их в
список важных и срочных.

Защита диплома – сроки поджимают, а проект не
готов.  – Правильное планирование и
организация работы над проектом обеспечили бы
своевременную подготовку проекта без аврала.

Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.
 — Никто не застрахован. Но, регулярное
медицинское обследование и здоровый образ жизни,
возможно, помогли бы избежать этой проблемы.

Болезнь из-за переутомления. – Организация
отдыха и проведения свободного времени имеет
большое значение в сохранении здоровья.

Как видим, многое зависит от организованности
человека, его умения предвидеть неприятности и
планировать профилактические мероприятия. А это
уже относится к задачам важным, но не срочным (Приложение 6).

В заключение следует сказать, что такое
распределение дел работает. Когда мы научимся
выделять важные дела, отдавать им всю свою
энергию, то наша жизнь будет наполненной.
Умение планировать и предвидеть поможет
избегать авральных дел. И не важные и несрочные
дела не будут мешать нам жить. (Слайд 11. Приложение 2).

Завершающее упражнение

Цель: рефлексия

Время: 5 минут.

Группа делится на 3 подгруппы по 4–6 человек.
Каждая подгруппа получает листы формата А3,
цветные карандаши и фломастеры.

Задание: изобразить с помощью
рисунков то, что вы узнали на занятии. Можно
отразить свое настроение. Можно использовать
записи, но не больше 7 слов.

Упражнение проводится вместо рефлексии.

Завершающее слово психолога.

Раздача буклетов (Приложение 7).

Список литературы.

1. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и
   работать. – М., 2016. – 272с.
2. Копейкина И., Меркулова Т. Управление временем
   [электронный ресурс] / Классное руководство и
   воспитание школьников. — № 2. – 2016. URL://
   https://ruk.1sept.ru/view_article.php?ID=200900207 (дата обращения:
   18.09.2016)
3. Обучение тайм-менеджменту Олега Лялика. Видео
   уроки. URL : // http://androidmafia.ru/video/Vobn467pwh8 (дата
   обращения: 12.09.2016)
4. Упражнения для тренинга Тайм-менеджмент /
   Технология тренинга [электронный ресурс]. URL: //
   http://trainingtechnology.ru/category/tajm-menedzhment/ (дата обращения:
   18.09.2016)
5. Ушакова Т. Метафорические карты “Огонь,
   мерцающий в сосуде…” — М.: Генезис. — 2016

Упражнения для тренинга по тайм-менеджменту

Упражнение
«Ценности и приоритеты».

Упражнение
помогает определить основные ценности
каждого участника и расставить приоритеты
и определить для себя основные критерии,
исходя из которых необходимо определять
дальнейшие шаги по планирование и
достижению жизненных целей.

Тренер
раздает участникам заранее приготовленные
10 листочков для записей и просит
участников написать 10 своих жизненных
ценностей, то на чем основа вся их жизнь.
После этого участники получают задачу
расставить приоритеты полученных
ценностей по степени важности в их
жизни. После того, как эти два процесса
выполнены, тренер просит разделиться
на пары.В паре работа происходит следующим
образом. Первый участник раскладывает
свои жизненные принципы согласно
расставленным приоритетам. Второй
участник задает ему вопрос, указывая
на ценность под номером «1»: Готов
ли ты это иметь, но не иметь ценность
под номером «2»? Например, готов ли
ты иметь здоровье, но не иметь достаток?
Если ответ – да, то все остается как
есть, если ответ – нет, то ценности
меняются местами. И вопрос задается
снова и т.д. В итоге на все вопросы должен
быть положительный ответ. Затем участники
меняются местами и процесс повторяется. 

Время:
20-30 минут.

«Связующая
нить».Это упражнение помогает
осознать неразрывную взаимосвязь всех
действий между собой. Оно позволяет
наглядно представить тот факт, что
уделяя излишнее внимание какому-либо
одному занятию, будет нанесен ущерб
времени, отведенному для реализации
другой цели. Ведущий берет клубок ниток
и, оставляя в своей руке его конец,
передает моток другому участнику,
называя при этом то, чего он хочет
достичь. В свою очередь, участник передает
полученный клубок дальше по кругу,
обмотав вокруг пальца нить и озвучив
свою мечту или цель. И так, пока все члены
группы не примут участие в занятии.

Упражнение
«Антивремя».

Каждому
из участников предлагается тема для
небольшого рассказа. К примеру: «Театр»,
«Магазин», «Путешествие за город». Получивший
тему должен раскрыть ее, описывая все
относящиеся к ней события «задом наперед»
— как если бы в обратную сторону
прокручивалась кинолента.

Упражнение
«Ваш поглотитель времени»

Определите
пять ваших основных «поглотителей» и
«ловушек» времени и заполните таблицу:
Ваш
«Поглотитель» времени
Возможные
причины потерь времени
Меры по
устранению
1. работа индивидуальная.
2.
Затем работа в парах.
3. объединение в
3-4 группы общее обсуждение

Упражнение
«Свободное время»

Представьте,
что у вас освободилось 2 часа в день. На
что вы сможете потратить это время?
Напишите, на что бы вы потратили 2
свободных часа в день. Пишите те вещи,
которые вам по-настоящему дороги. Может
быть, это время с родными и близкими,
может, занятие хобби, может вы захотите
начать свой бизнес – что угодно. Главное,
чтобы это было действительно ваше.

А
теперь давайте пойдем дальше! 2 часа в
день*365дней = 730 часов = 30 дней = целый
месяц!  Следовательно, экономя всего
лишь 2 часа в день, у вас появляется целый
месяц свободного времени! Как бы вы его
провели, что бы успели сделать?

Упражнение
«Развеем мифы»

Напишите,
пожалуйста, какие мифы о тайм менеджменте
были у вас. И под каждым мифом, напишите
как минимум три причины, почему этот
миф – неправда, а после этого напишите
новое убеждение, которое заменит этот
миф.

Например:

Миф:
Тайм менеджмент используют только
бизнесмены и то менеджеры

Почему
это неправда:

1.
Я знаю много людей, которые используют
тайм менеджмент, не занимая высоких
должностей.

2.
Несколько десятилетий назад компьютерами
пользовались только в больших организациях,
теперь компьютер есть у каждого дома.

3.
Может, я тоже хочу подняться до их уровня.
Почему бы мне тоже не использовать тайм
менеджмент.

Новое
утверждение:

Для
меня не важно, кто использует те или
иные методики, я буду использовать все
инструменты, которые для меня работают.

Упражнение

Опишите,
пожалуйста, что с вами происходит, когда
вы находитесь в своем самом ресурсном
состоянии.
Итак, по каким параметрам
можно описать состояние:

• ваши
  ощущения в теле;

• то,
  в какой позе вы сидите;

• как
  вы дышите;

• осанка;

• то,
  на чем вы концентрируете внимание;

• играет
  или не играет музыка;

• может
  быть, вы проговариваете про себя какие-то
  определенные слова;

• может
  быть перед глазами возникает
  привлекательная картинка конечного
  результата;

• и
  т.д.

Чем
подробнее вы опишите в свое состояние,
тем лучше. Теперь, когда вы захотите
перейти в ресурсное состояние; воплотите
все то, что вы описали выше: положение
тела, дыхание, осанка, включите музыку,
представьте зрительные образы, и вы
сразу перейдете в ресурсное состояние.
Можете даже всегда носить с собой
сделанный список тех вещей, которые
помогают вам перейти в ваше ресурсное
состояние.

Упражнение
«Бедность, богатство и Господь Бог».

Это
упражнение дает возможность участникам
пережить экстремальные ситуации в
воображении и представить себе, к чему
на самом деле могут привести изменения,
к которым они неосознанно стремятся.

Даже
когда наша жизнь протекает вполне
благополучно, мы временами испытываем
неприятное чувство. Иногда это связано
с тем, что мы стремимся реализовать
давно поставленные цели и забываем
скорректировать их в соответствии с
происходящими внутри нас изменениями. Жизнь
вынуждает нас более обстоятельно
задумываться над происходящим и
подвергать наши цели пересмотру.

Попробуйте
пережить в воображении несколько
необычных ситуаций. Представьте себе,
что вы внезапно впали в крайнюю нужду.
Что вы будете делать? Что из вашего
имущества вы захотите, пусть даже ценой
огромных усилий, сохранить? Какие
элементы вашего жизненного уклада вы
захотите оставить неизменными и какой
ценой? Какие новые возможности откроет
для вас бедность? В чем может заключаться
ваш шанс? Опишите, как вы будете действовать
в такой ситуации, как будете себя
чувствовать, о чем думать. Время = 10 мин.

А
теперь представьте себе, что вам досталось
огромное состояние. Что это будет
означать для вас? Что вы сделаете прежде
всего? Какие возможности это для вас
откроет? Напишите, что вы будете в этой
ситуации делать, какие будете строить
планы. Время = 10 мин.

И,
наконец, представьте себя в роли Бога.
Что вы измените, что нового создадите,
чтобы сделать этот мир лучше. Время = 10
мин.

Теперь
задумайтесь на время о том, что вам
хочется – возможно, уже давно, а может
быть, лишь с недавних пор – изменить в
своей жизни. Какие цели представляются
вам важными? Как вы могли бы изменить
свои жизненные планы? 

Обсуждение. 

В
какой ситуации было сложнее всего
находиться? Почему?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Тайм-менеджмент

«Время — деньги» — часто приходиться слышать от людей, занимающихся бизнесом. Но это не совсем так: время дороже денег. Правильно потраченные деньги могут к Вам вернуться с лихвой и принести прибыль. Временные же потери не возобновимы. Мы никогда не вернем часы и минуты безделья, и, как бы нам того не хотелось, в сутках всегда будет только 24 часа. Каждое мгновение неумолимо сокращает ту материю, из которой соткана наша жизнь – Время. И первое, что необходимо сделать – это признать, что время уходит, хотим мы того или нет. Но в наших силах сделать так, чтобы оно не просачивалось сквозь пальцы. Жить так, «чтобы потом не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы». Для русского менталитета очень свойственно пренебрежительное отношение ко времени: нам нравиться бездельничать, валять Ваньку, а то и вовсе мы предлагаем близким «убить время».

Но современный мир стремителен и беспощаден к тем, кто не успевает за его скоростью. «Время сжимается» — писал Карл Ясперс, и мы это можем только констатировать. Будущее за теми, кто успевает все: у кого хватает времени на работу, семью и отдых. И лишь те, кто с молодых лет научится бережно относиться к своему и чужому времени, кто сможет найти собственные механизмы управления временными ресурсами, сможет Завтра удержаться на плаву. Так что, без преувеличения можно сказать, что тайм-менеджмент (что в переводе с английского означает «управление временем») – это ключи к завтрашнему успеху.

Тренинг по тайм-менеджменту «Время в Вашей власти»

Цель: формирование навыка управления собственными временными ресурсами
Целевая группа: 14-17 лет; общее число участников – 10-20 человек.
Продолжительность тренинга – 2 часа 30 минут.

Программа тренинга
Составление правил тренинга (закон 00:00; правило поднятой руки; правило «STOP!»; правило «Здесь и Сейчас» и др.)

Упражнение 1. Знакомство.
Каждому участнику предлагается назвать свое имя и закончить фразу «Свободное время – это …»
Тренер: «Время у нас не в большом почете, особенно в молодости. Одно  выражение  «убить  время»  чего  стоит.  Но  рано  или  поздно  это случается: человек оглядывается назад на прожитую жизнь, и понимает, что большая часть его жизни уже в прошлом, и так много не сделано, не прожито, столько времени убито просто так, от нечего делать. И человек решает поменять свою жизнь, начать жить в полную силу… но понимает, что этого он не умеет, что «убивать время» стало его образом жизни… К сожалению, описанная мной картина, довольно часто встречается в нашей жизни. Но вы – молоды и даже, если сейчас вы еще не умеете и не хотите ценить свое время, то мы это сможем поправить. Добро пожаловать на тренинг по тайм-менеджменту «Время в Вашей власти»!»

Упражнение 2. Временная трансспектива.
(Идея данного упражнения взята из методического пособия А.К. Лукиной «Сборник профориентационных игр, викторин, конкурсов в помощь профконсультанту для проведения профориентационных мероприятий», Красноярск, 2004. – с.19.)
Необходимые материалы: листы бумаги, ручки по числу участников тренинга.
Тренер: «Постарайтесь представить свою жизнь, подумайте о своем понимании времени и изобразите в виде кругов прошлое, настоящее и будущее».
Никаких дополнительных инструкций не дается. Участникам предлагается самим посмотреть на свои рисунки, оценить соотношение (по площади, расположению, связности) представлений о времени и записать эти размышления.
После этого участникам предлагается представить всю свою жизнь, от рождения до смерти, и выделить из нее 5 самых важных событий, неважно, из прошлого, настоящего или будущего. Это обстоятельство нужно повторить несколько раз, потому что у участников часто бывают вопросы, связанные с будущим (как о нем писать, ведь оно же ещё не случилось?). Второе, что нужно подчеркнуть – необязательность соблюдения последовательности событий – как вспомнилось (представилось) – так и писать. Записывать события нужно в столбик, одно под другим, оставляя справа около 5 см для последующего анализа. Важно еще сказать, что пишут это участники для себя, никто их записей читать не будет, поэтому можно быть предельно искренним. На выполнение этого задания дается 5 минут.
Через 5 минут тренер говорит: «Представили? Записали? А теперь напрягитесь еще раз и представьте (вспомните) еще 5 событий и также запишите их ниже в столбик».
После этого участниками предлагается справа от событий сделать 4 узких столбца для анализа собственной жизни (см. Приложение 1).
В первом столбце участникам предлагается оценить удаленность каждого события от настоящего: записать со знаком «+n» события будущего , где n – количество    лет через которое это событие произойдет, и «-n» — события прошлого, где n — сколько лет назад это событие произошло. Подсчитав арифметическую сумму всех событий, мы можем определить «психологический возраст» автора, ориентацию его на прошлое или на будущее.
Во втором столбце участникам предлагается оценить «качество» этих событий для себя – от +5 до –5, где +5 – это очень радостное, приятное событий, а -5 самое неприятное событие в жизни человека. Подсчитав арифметическую сумму, мы также можем определить степень оптимизма участника.
В третьем столбце участников просят буквой отметить причину или источник события: Я – это если причина события – собственные действия участника, Д — другие люди, и С – случай. Так можно определить преобладающий локус контроля.
И, наконец, в последнем столбце можно проанализировать содержание событий: Р — работа, профессия, Л – личная жизнь, С — семья, О – общественные события и т.д. У одного события может быть несколько обозначений. Таким образом, можно определить, в каких именно сферах протекает основная жизнь человека.
Тренер: «Прежде, чем мы обсудим полученные результаты, я вас попрошу выполнить следующее упражнение, направленное на определение жизненных целей».

Упражнение 3.
Жизненные цели.
(Идея данного упражнения взята из книги Фрейджер Р., Фейдимен Д. «Личность: теории, эксперименты, упражнения». СПб., 2002. – с. 128.)
Возьмите 4 листа бумаги. На первом напишите: «Каковы мои цели в жизни?». И сейчас у вас 2 минуты на то, чтобы ответить на этот вопрос. Пишите все, что приходит Вам в голову, каким бы общим, тривиальным это не казалось. Вы можете включать сюда личные, семейные, карьерные, общественные и духовные цели.
По окончанию двух минут тренер говорит: «А теперь у вас есть еще 2 минуты, чтобы просмотреть получившийся список и сделать дополнения и исправления». По окончанию отведенного времени участники откладывают первый лист и берут второй, на котором пишут: «Как бы я хотел провести следующие три года?». На заполнение этого листа также дается вначале две минуты, а по их окончанию, тренер дает еще две минуты на внесение изменений и дополнений. Отложив второй лист, на третьем участники пишут: «Если бы я знал, что мне осталось жить 6 месяцев, начиная с сегодняшнего дня, как бы я их прожил?». И снова участником дается 2 минуты и еще 2 минуты на то, чтобы проверить список. Третий лист также откладывается в сторону.
Тренер: «А теперь возьмите четвертый лист и выпишите на него 3 цели, которые считаете наиболее важными из всех перечисленных. Сравните все четыре   списка.   Есть   ли   темы,   проходящие   красной   нитью   через   все разнообразие ваших желаний? Соотносима ли ваша повседневная жизнь и те цели, которые вы написали?»
Обратная связь и групповая дискуссия
Тренер: «Какие мысли, ощущения у вас появились после выполнения двух последних упражнений. Можете ли кратко, одним предложением, резюмировать полученные результаты? Нужны ли человеку жизненные цели или лучше жить сегодняшним днем, чтобы все шло так, как само идет?»
Тренер: «Целеполагание является основой тайм-менеджмента. Если человек не ставит перед собой цели, то он не знает в каком направлении ему двигаться, а следовательно и управление временными ресурсами становится подобным вождению автомобиля с завязанными глазами. Для того, чтобы правильно распределять временные ресурсы, прежде всего, необходимо понять для чего они вам нужны. И первым шагом на пути к личной эффективности мы сделаем прямо сейчас. Возьмите две картонки и, ориентируясь на уже проделанные упражнения, напишите на первой из них свои жизненные цели (столько, сколько считаете нужным!), а на второй -стратегические цели на текущий год в соответствии с жизненными целями. Эти картонки вам надо будет вклеить в свой ежедневник и обращаться к ним с той периодичностью, которая обеспечит их учет в каждодневном планировании. Время на выполнение этого задания — 7 минут».
Тренер: «Теперь, когда мы сделали первый шаг и определились с жизненными целями, можно делать второй — и это планирование. Безусловно, многие из вас стараются планировать свой день: кто-то ведет ежедневник, другие — надеются на свою память. Но практика показывает, что большая часть людей, даже тех, которые занимаются собственным бизнесом или находятся на ответственном посту, совершает серьезные ошибки при планировании собственного дня. Итак, в чем же эти ошибки и как их избежать. Несколько практических рекомендаций по планированию».

Практические рекомендации: планирование дня.

1. При планировании дня следует разбивать все события на «жесткие», привязанные к строго определенному, заранее известному времени (к примеру, занятия в школе) и «гибкие» — те, которые необходимо выполнить в этот день, но не принципиально в какое время (допустим, выучить отрывок из «Евгения Онегина»);
2. Не пытайтесь «загрузить» 100% времени — подобный план обречен на провал, обязательно найдутся какие-нибудь внезапные незапланированные дела, которые разрушат всю остальную цепочку событий. Между жесткими событиями старайтесь делать временные промежутки (еслишкола заканчивается в 14:00, то тренировка не может начинаться в то же самое время, даже если вам не надо тратить время на дорогу!). На жесткие задачи отводите не более 70% своего дня.
3. Помните, что срочное — не всегда важное! В тайм-менеджменте получила большое распространение Матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице, все дела разбиваются на 4 квадрата: 1- срочные и важные, 2 -важные, но не срочные, 3 — срочные, но не важные, 4 — не важные и не срочные. Каждый раз, когда перед вами возникает новая задача, постарайтесь оценить ее по данным характеристикам и, возможно, она отпадет сама собой.
4. Не устраивайте временные завалы: «ешьте лягушек и слонов» каждый день! «Лягушкой» в тайм-менеджменте принято называть мелкое, не требующее особых временных затрат, но неприятное и откладываемое дело (поменять батарейки в настенных часах, отнести в мастерскую зимние сапоги, позвонить тете…). На выполнение такого дела нужно совсем немного времени, но в силу каких-то причин оно нам неприятно, и мы о нем то и дело «забываем». В итоге у нас появляется целая гора «лягушек»! Выпишите себе в ежедневнике или блокноте всех имеющихся на сегодняшний день лягушек и заведите правило есть каждое утро по лягушке, не приступая к другим делам. Скоро от завалов не останется и следа! Другое дело «слон» — это огромная длительная задача, для выполнения которой нужно каждый день делать небольшой шаг. «Слон» -это изучение иностранного языка, написание проекта, снижение веса, подготовка выпускного… Для того, чтобы успешно разделаться со «слоном», надо каждый день «съедать по небольшому бифштексу».

Приложения

Приложение 1.
В помощь тренеру: пример заполнения таблицы к упражнению «Временная трансспектива»

Событие	Удаленность от настоящего	Качество	Источник события	Содержание
Рождение	-15	+5	Д, С	Л, С
Смерть	+60	-5	Я, Д, С	Л, С
Свадьба	+5	+5	Я, Д	Л, С
Поступление в вуз	+3	+5	Я	Р
Поступление в школу	-8	+4	Я, Д	Р
Рождение ребенка	+7	+5	Я, Д	С
Начало работы	+9	+5	Я, Д	Р
Покупка машины	+6	+5	Я	Л
Победа  на  городской олимпиаде	-1	+5	Я	Р
Первый поцелуй	-1	+5	Я, Д	Л
ИТОГО	+65	+39	Я	Р=Л=С

Приложение 2.
Список воров времени, предложенный Л. Зайвертом:

1. нечеткая постановка целей;
2. отсутствие приоритетов;
3. попытка слишком много сделать за один раз;
4. неполное представление о текущих задачах и путях их решения;
5. плохое планирование трудового дня;
6. личная неорганизованность, бумажные завалы;
7. чрезмерное чтение;
8. скверная система документооборота;
9. недостаток мотивации, лень; поиск плохо хранящейся информации (адресов, телефонов); недостатки кооперации или разделения труда; случайные телефонные звонки; незапланированные посетители; неспособность сказать нет; неполная, запоздалая информация; отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца; отвлечение (шум и т. п.); затяжные совещания;

плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.; отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; чрезмерные деловые записи; привычка откладывать на потом; желание все узнать подробно; длительные ожидания; спешка, нетерпение, чрезмерная суетливость.

Приложение 3.

Советуем почитать:

1. Азарова О. Тайм-менеджмент за 30 минут. Ростов-на-Дону, 2007.
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать. М., 2009.
3. Архангельский Г.А. Хронометраж: система персонального управленческого учета.
4. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. СПб., 2007.
5. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. СПб., 2004.
6. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. СПб., 2006.

Источник: Левшина А.А. Тренинг под ключ: психологические тренинги для подростков и молодежи. – Ульяновск: Зебра, 2017. – 125 с.

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий педагогический колледж»

Методическая разработка

Семинар — практикум

для студентов профоргов групп 1 – 4 курсов

«Тайм-менеджмент или учимся управлять своим временем»

Зарицкая Ольга Николаевна

практический психолог

ГПОУ «Донецкий педагогический колледж»

2020 г.Донецк

Содержание

1. Пояснительная записка 3

2. Основная часть 5

Литература 9

Приложения 10

Пояснительная записка

На сегодняшний день студенты ведут активную учебную и творческую жизнь: учебные занятия, практика, подготовки к итоговым экзаменам, написание курсовых и дипломных работ, посещение различных секций во внеурочное время. Многие студенты утверждают, что зачастую не успевают выполнить поставленные на день задачи. Проблемы, связанные с неумением управлять своим временем, являются одними из наиболее распространённых. Успех во взрослой жизни во многом зависит от того, как мы распоряжаемся временем, поэтому многие люди обращаются к технологиям тайм-менеджмента – управлению временем, чтобы всё успевать и на работе, и дома. Некоторые считают, что студента поздновато учить планировать время на приготовление к занятиям, на организацию полезной деятельности, отдых, так как он привык к тому образу жизни, который ведёт, но человек способен работать над собой и меняться к лучшему в любом возрасте. Тема рационального использования времени актуальна и пользуется популярностью как среди взрослых, так и среди студентов.

С этой целью психологом ГПОУ «Донецкий педагогический колледж», был разработан семинар – практикум для студентов по обучению способам успешной организации своей работы и отдыха «Тайм-менеджмент или умение управлять своим временем».

Цель: раскрытие понятий там – менеджмент, хронофоги, анализ эффективности использования своего времени студентами; ознакомление со способами успешной организации своей работы; развитие навыков рационального использования своего времени, расстановка приоритетов; умение работать в группе, формирование ответственности за свои решения.

Методы и приемы: словесный (рассказ — объяснение педагога); наглядно-иллюстративный (демонстрация картинок); игровой (использование игр); практический (выполнение упражнений).

Занятие построено в виде беседы, с элементами тренинга.

На занятии используются такие формы работы, как психологические игры, беседа с учащимися, интерактивные упражнения.

Так же для студентов предлагается Памятка «Способы успешного использования времени» (см. Приложение 3).

Продолжительность занятия 1, 20 минут.

Ожидаемые результаты:

• развитие навыков самоанализа и самоорганизации;

• приобретение студентами навыков организации своего времени;

• снижение у студентов уровня личностной тревожности.

Необходимое оборудование:

помещение со свободно перемещающейся мебелью, техника для демонстрации презентации, доска для записей, бланки, раздаточный материал Памятка «Способы успешного использования времени».

ХОД СЕМИНАРА

1. Организационная часть

1. Организационный момент. Вступительное слово психолога.

— Здравствуйте меня зовут Ольга Николаевна, а для того что бы я узнала как вас зовут я предлагаю вам провести следующее упражнение, которое называется «Делай как я».

1.2.Упражнение на знакомство. «Делай как я!»

Время: 3 минуты

Цель: создание благоприятного настроя для работы в группе.

— Пусть каждый из вас назовет себя по имени и при этом выполнит какое-нибудь движение или действие, но так чтобы все стоящие в круге смогли повторить ваши действия.

2. Разминка “Ассоциации” .Озвучивание темы.

Цель: введение в тему, активизация группы.

Время: 5 — минут

— А сейчас вам предстоит назвать свои ассоциации со словом “Время” (Выполняется по кругу).

— Как вы считаете, о чем же мы будем говорить сегодня на нашем занятии? 

— Вы правы, речь идет о времени. Как правильно заметил американский ученый Франклин Филд: «Между успехом и неудачей лежит пропасть, имя которой «у меня нет времени».

— Сегодня мы с вами как раз и поговорим о проблеме управления временем.

Тема нашего занятия: «Тайм-менеджмент или учимся управлять своим временем»

— Итак, цель нашего занятия – познакомиться с понятием тайм – менеджмент, определить способы управления временем, задуматься над вопросом, правильно ли вы используете свое время?

— Как вы считаете, что же такое тайм — менеджмент?

— Тайм-менеджмент — это управление временем, организация времени (англ. time management)  — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

— Потому как тайм – менеджмент – это управление временем, мы разберёмся, а как же управлять своим временем и что нам мешает это делать.

— Как вы считаете можно ли управлять временем?

— Да, время, как и любой другой вид деятельности, требует управления. Ведь зачастую нашему успеху мешает неумение планировать свою деятельность, отсутствие времени.

— Посмотрите на экран, я подобрала эпиграф к нашему сегодняшнему занятию. Это слова известного американского учёного,  экономиста, публициста, педагога, одного из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века Пи́тера Фердина́нда Дру́кера:

«Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь
им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим».

— А теперь постарайтесь вспомнить пословицы, поговорки, афоризмы о времени, которые вы знаете. (Слайд 3.)

— Психолог предлагает зачитать студентам со слайда уже заранее подготовленные пословицы, поговорки, афоризмы.

2.Основная часть

2.1. Упражнение “Купец и время”

Время: 10 минут

— Сейчас объединитесь с соседом с лева в пары. Прослушайте внимательно сказку и постарайтесь придумать ее окончание:

— “Было это давным-давно…

Жил-был один купец. Он очень много работал, у него не было ни минуты свободного времени. Ездил купец по разным городам, в которых вел торговлю, но не было у него времени ни посмотреть на красивые здания в этих городах, ни поговорить с горожанами. Была у купца семья, но, озабоченный важными делами, не играл купец с маленькими сыновьями, не воспитывал их, когда те подросли. Были у купца друзья, но с годами все куда-то растерялись, а остались лишь деловые партнеры.

Зато накопил купец огромное многомиллионное состояние. И вот, решил он, наконец, что может позволить себе взять отпуск на год и прожить этот год в роскоши со своей семьей. Только он об этом подумал, как к нему спустился ангел смерти.

Купец был очень хорошим торговцем, поэтому решил выторговать у ангела немного времени, решил купить его за любую цену:

— Я дам тебе третью часть моего состояния, если ты позволишь прожить мне еще хотя бы три дня. Однако ангел стоял на своем.

— Хорошо, я дам тебе целых три миллиона всего за один день моей жизни.

Мне нужен этот день, чтобы я мог навестить свою семью, которую постоянно не вижу из-за вечной занятости. А еще я хочу насладиться в последний раз красотой Земли. Однако ангел не соглашался.

Тогда купец стал умолять дать ему одну минутку, он хотел написать своему сыну прощальные слова…”

— А теперь за две минуты каждая пара должна придумать окончание этой сказки. Время пошло.

— Далее пары по очереди рассказывают свои варианты.

— Сложно ли было выполнить упражнение?

— С чём возникли трудности?

— Что помогло вам с ними справиться?

— На самом деле сказка заканчивается так:

“…Это желание купца ангел решил удовлетворить. Он своему сыну: Дорожи своим бесценным временем, я не смог купить даже час за все свои заработанные миллионы”

— Чему учит нас эта сказка?

2.2. Упражнение “Распределение времени” (Слайд4)

Цель: анализ затрат времени.

Время: 10 минут

— А теперь перейдём к следующему этапу нашей работы. Перед вами лежит бланк №1. Эта диаграмма представляет собой отрезок времени, равный одним суткам. Бланк 1 дан в  (Приложение 1)

— Закрасьте цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток.

— Что вы обычно делаете в течение одного дня?

— Советую для примера взять не учебный, а выходной день.

— А теперь посчитайте и запишите, сколько времени вы посвящаете различным сферам жизни.

— Сколько часов в день, т.е. из 24 часов вы обычно посвящаете каждой из областей деятельности?

— А теперь в бланке №2 в каждом случае проставьте в конце примерное количество часов:

1. отношения и семья___________ часов

2. здоровье и спорт___________ часов

3. деньги___________ часов

4. учеба, карьера___________ часов

5. личностный рост___________ часов

6. друзья и окружение___________ часов

7. яркость жизни___________ часов

8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

— Теперь посмотрите на банк 1 и бланк 2.

• Довольны ли вы тем, как ты распределяете собственное время?

• Для чего бы вы хотели иметь больше времени?

• На что вы хотели бы тратить меньше времени?

• Что вы можете реально предпринять, чтобы достичь соответствующих перемен?

2.3. Упражнение “Хронофаги”. (Слайд 5)

Цель: поиск личных хронофагов.

Время: 4 минуты.

— Итак, вы попробовали проанализировать свой день. Некоторые из вас увидели, те занятия, которые мешают вам, на которые вы отводите много своего времени в итоге не успеваете сделать, то что для вас важно.

— Есть такие дела, которые не приносят никакой пользы человеку, а только зря “пожирают” его время. Это так называемые хронофаги.

— Например: неумение вовремя закончить телефонный разговор, сидение “просто так” в “Контакте”, откладывание дел на потом и др.

— Используется мягкая игрушка.

— сейчас передавая по кругу, игрушку каждому из вас вам необходимо при получении игрушки называть “свой хронофаг”.

Вывод психолога:

— Итак, если проанализировать все то, чем вы занимаетесь, можно выписать целый список.

— На каждое из этих дел уходит определенное количество времени. Кто может сказать, что успевает сделать все, что нужно за день? Очень мало людей могут похвалиться этим.

— Если есть такие, можете ли сказать, поделиться с остальными своим секретом?

— Есть специальные техники, которые помогают людям в этом – «Тайм-менеджмент».

— Эффективность означает выбор наилучшего варианта из имеющихся возможностей и выполнение его наилучшим образом.

2.4. Беседа «Возможные причины неэффективного использования времени»

Цель: анализ причин неэффективного использования времени студентами.

Время: 7 минут.

— Итак, рассмотри подробнее, что же является причинами неэффективного использования времени можно разделить на две группы: внешние и внутренние.

Помехи извне — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти поглотители времени бывают следующими: (Слайд )

• задержки при выходе из дому (Ключи забывали дома?);

• задержки в дороге (Очередь на маршрутку);

• болтовня с друзьями (типа коммуникации, Однокласники.ру и

Вконтакте.ру (и др. социальные сети));

• неполадки с компьютером и доступом в Интернет;

• электронная почта (спам);

• поиск папок, ручек и т. д.;

• телефонные звонки.

— Кроме внешних пожирателей времени существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознание того, что ничего не успеваете.

— Работать над развитием своих личностных качеств необходимо, но это процесс длительный, чем избавление от внешних. Внутренние помехи являются частью нашей жизни, как мы все знаем от привычек очень тяжело отказаться или избавиться.

— Итак, среди внутренних помех можно отметить: (Слайд)

• неумение отказывать и говорить НЕТ;

• привычка хвататься за все и сразу;

• неверная оценка сроков и объемов работ;

• желание всегда быть полезным и помогать всем;

• природная медлительность;

• отсутствие привычки вести записи;

• излишняя общительность;

• привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;

• не умение расставлять приоритеты;

• привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS) или другую информацию на сайте;

• недостаток отдыха (постоянное сонно-выжатое состояние);

• привычка полностью полагаться на память;

• природная рассеянность;

• привычка откладывать ежедневные дела на конец дня.

1. Памятка «Способы успешного использования времени»

Цель: развитие умений рационального использования собственного времени.

Время: 10 минут.

— прослушав информацию поглотителях нашего времени, постарайтесь, подумать, а что же вы можете сделать, что бы рационально распределить своё время, какие вы могли бы дать советы себе и своим товарищам?

— Для этого вам необходимо объединиться в 3 группы с помощью счёта (наф –наф, нуф – нуф, ниф – ниф) по 4-5 чел.

— каждой группе необходимо, с помощью «мозгового штурма», исходя из проанализированных причин потери времени, найти способы управления временем и выбрать самые эффективные.

— Затем выслушивается каждая группа, предложенные способы фиксируются на доске психологом.

— Спасибо, вы хорошо потрудились, а теперь я бы хотела предложить вам несколько своих советов по управлению собой, своей деятельностью и временем представлены в памятках, которые остаются у вас: (слайд)

1. Сократите до минимума непродуктивное общение, которое отвлекает вас от дел.

2. Отведите время для работы .

3. Заведите органайзер (бумажный или электронный блокнот) для более эффективного планирования.

4. Не бойтесь браться за новые дела.

5. Следите за своем здоровьем — физическим и психологическим.

6. Планируйте свой день заранее, расставляя приоритеты (важные и срочные дела; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не важные и не срочные) (см. Приложение 3).

1. Заключительная часть

3.1. Упражнение «Чемодан в дорогу»

Цель: создание благоприятного образа будущего, развитие умений рационального использования своего времени.

Время: 6 минут

— Наше занятие подходит к концу, но впереди у каждого из нас долгий путь к самосовершенствованию и к свое цели. Мы обязательно с вами продолжим наше занятие на котором рассмотрим подробно методы управления временем.

— А сейчас давайте соберем в дорогу чемодан, в который положим самые важные и полезные вещи, необходимые нам для эффективного распределения времени. (Слайд)

— Каждый из выбирает из примерного списка на слайде или можете добавить свое те вещи, которые вам необходимы для правильного распределения времени и складываете (записываете) в свой чемодан.

— Выполняете индивидуально!

— Далее каждый из вас озвучивает и крепит свой чемодан на доску по очереди.

Позитивное начало дня.

Начинать свой день в одно и то же время.

Составить список приоритетных дел.

Планируя свой день, 40% времени оставляйте на непредвиденные дела.

Реально оценивать соответствие своих возможностей и желаний.

Находить время для отдыха и здоровья.

Выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные и работать за чистым столом.

Контроль за результатами и самоконтроль.

Составлять план следующий день

Поощрять себя за выполнение большой и важной работы

Домой – с хорошим настроением.

—  Пусть этот чемодан будет для каждого из вас своеобразным помощником в развитии умений управлять своим временем.

3.2. Рефлексия

Цель: получение обратной связи

Время: 5 минут.

— психолог бросает мяч, тот кто его поймал должен продолжить предложение – студентам предлагается продолжить следующие предложения:

• Больше всего мне понравилось …

• Больше всего мне запомнилось…

• Меня удивило…

• Мне было трудно…

• Мне было интересно…

• Для эффективной организации своего времени мне необходимо…

• Актуальным на занятии для меня было…

— Завершить наше занятие я бы хотела просмотром видеоролика.

— Итак, тайм — менеджмент то есть управление временем важно для всех людей, но особенно оно важно  для будущих педагогов, так как если вы сможете распределить свое время правильно, то у вас получиться добиться большого успеха в своей будущей профессиональной деятельности.

— Цените каждое мгновение, ведь у нас не будет возможности прожить его вновь.  Время — бесценно!

— Ритуал прощания «Аплодисменты»

— Давайте поаплодируем себе за хорошую работу!

Список литературы

1. А.Лакейн, «Искусство успевать», 2006 г.

2. Билл Ньюман «Парите вместе с орлами», «Попурри», Минск, 2002г.

3. Сборник статей «Вопросы молодёжи»- Вгоklyn, New York, U.S.A, 2008

4. Стивен Р. Кови «Первое прежде всего», 2007 г.

Приложение 1

Бланк 1

Инструкция: Закрасьте цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток.

Бланк 1

Инструкция: Закрасьте цветными карандашами сектора диаграммы в соответствии с затратами своего времени. Циферблат отражает время суток.

Приложение 2

Бланк 2

Инструкция: В каждом случае проставьте в конце примерное количество часов.

1. отношения и семья___________ часов

2. здоровье и спорт___________ часов

3. деньги___________ часов

4. учеба, карьера___________ часов

5. личностный рост___________ часов

6. друзья и окружение___________ часов

7. яркость жизни___________ часов

8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Бланк 2

Инструкция: В каждом случае проставьте в конце примерное количество часов.

1. отношения и семья___________ часов

2. здоровье и спорт___________ часов

3. деньги___________ часов

4. учеба, карьера___________ часов

5. личностный рост___________ часов

6. друзья и окружение___________ часов

7. яркость жизни___________ часов

8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Бланк 2

Инструкция: В каждом случае проставьте в конце примерное количество часов.

1. отношения и семья___________ часов

2. здоровье и спорт___________ часов

3. деньги___________ часов

4. учеба, карьера___________ часов

5. личностный рост___________ часов

6. друзья и окружение___________ часов

7. яркость жизни___________ часов

8. духовный рост и творчество___________ часов

Итого = 24 часа

Тренинг «Тайм-менеджмент» для старшеклассников

1. Упражнение «Чувство времени».

Сейчас, прошу вас встать и закрыть глаза. Я  засекаю минуту. Каждый для себя должен внутренне отмерить минуту, после чего сесть (считать, подглядывать нельзя).

Участники, как правило, садятся в разное время, кто чуть раньше, кто чуть позже. Далее можно обсудить, что у каждого есть свое внутреннее ощущение времени.

Упражнение демонстрирует широкий разброс результатов. Адекватность восприятия времени индивидуальна. Оптимальными считаются результаты, попадающие в интервал от 55 до 65 секунд.

Если получилось меньше, это означает, что вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения. Время движется на самом деле медленнее, чем вам кажется.

Если более 66 секунд – вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорять восприятие времени, иначе вы можете не успеть что-либо сделать.

Как и на что это может влиять?

Как общаться с людьми, у которых не похожее на вас чувство времени?

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь»

/Алан Лэкейн, ведущий мировой специалист по тайм-менеджменту/

«Те, кто научились эффективно распоряжаться своим временем, сэкономили себе треть жизни».

Современный бешеный ритм жизни диктует свои правила: хочешь быть успешным — научись управлять временем. Тайм-менеджмент сегодня более чем уместен не только на работе, бизнесе, но и в частной жизни. Иметь хорошо развитое чувство времени, значит не просто успевать сделать то, что запланировано, а делать это без нервозности и суеты, то есть более качественно. Развить в себе чувство времени не так уж и сложно, необходима только целеустремлённость и постоянное выполнение специальных несложных упражнений, а также следование некоторым рекомендациям.

2. Упражнение «Ценности и приоритеты» (20 – 30 минут)

Упражнение помогает определить основные ценности каждого участника и расставить приоритеты и определить для себя основные критерии, исходя из которых необходимо определять дальнейшие шаги по планирование и достижению жизненных целей.

         Реквизиты: по 10 стикеров для каждого участника.

         Инструкция:

         1 этап. Я раздаю вам по 10 стикеров. На каждом стикере напишите свои жизненные ценности. На выполнение задания вам отводится 4-5 минут.

         2 этап. А теперь расставьте приоритеты записанных ценностей – расположите ценности в порядке убывания их значимости. На выполнение задания – 2 — 3 минуты

         3 этап. 1) Теперь попрошу вас объединиться в пары. Первый участник демонстрирует второму участнику свои жизненные ценности, расставленные по степени значимости. Второй участник задает вопрос: «Готов ли ты иметь ценность под номером 1, но не иметь при этом ценность под номером 2?»

         Например: «Готов ли ты иметь достаток (1-я ценность), но не иметь семью (2-я ценность)?» Если первый участник отвечает — «Да», то все остается без изменений, если — «Нет», то стикеры меняются местами. Далее вопрос повторяется для следующих ценностей. В завершении все вопросы должны иметь положительный ответ.

          2) Участники меняются ролями.

          В процессе выполнения упражнения участники смогут осознать собственные ведущие ценности на текущий период жизни. Это осознание помогает верно расставить приоритеты и спланировать свои действия по достижению жизненных целей.

3. Притча.

Существует притча, которая замечательно подходит для понимания сути тайм менеджмента. Один профессор на глазах аудитории заполнил банку большими камнями и спросил, полная ли она. Получив утвердительный ответ, профессор бросил в банку мелкие камешки, гальку, которая заполнила пространство между большими камнями, и задал тот же вопрос. Получив положительный ответ снова, он насыпал в банку песок, доказав тем самым, что только теперь банка наполнилась.

То же происходит и с нашими жизненными приоритетами. Большие камни – это то, что является для нас самым важным (семья, друзья). Галька – второстепенный план нашей жизни (работа). Песок же – мелочи жизни, которым мы зачастую придаем слишком много значения.

Чтобы грамотно спланировать свое время и успеть выполнить задачи на работе и дома, нужно уметь правильно расставлять приоритеты. В этом и заключается главное упражнение тайм менеджмента, которое поможет управлять временем правильно.

4. Что такое эффективный тайм менеджмент?

Эффективный тайм менеджмент – это способность организовать временное пространство вокруг себя таким образом, чтобы успеть сделать как можно больше дел за меньшее количество времени или сделать самые важные дела вовремя. Речь идет о том, чтобы больше успевать, меньше забывать и при этом, чтобы это было комфортно.

Как это можно сделать? 

Есть ряд способов. Сегодня я расскажу о том, как максимально эффективно использовать рабочее время.

Представим, у вас есть задание, например, написать сообщение по теме (отчет). Дело на час-полтора. Вы садитесь на рабочее место и приступаете. Собираетесь с мыслями, находите все нужные для этого документы, т.е. подготавливаетесь. Мысли у вас уже заработали в данном направлении. Прошло минут 20, вы уже начали печатать, вдруг заходит сверстник (коллега) и начинает с вами о чем-то разговаривать (предлагает пойти в столовую). Такое случается?

Или вместо этого вам придет смс от знакомых, вы решите налить себе чашку кофе и т.д. Что происходит потом – после такого перерыва? Вы заново садитесь, собираетесь с мыслями, вспоминаете, на чем остановились, ищите нужную информацию, минут через 20 продолжаете работу. Перерыв уничтожил первую часть работы, и пришлось начинать заново. Почему?

На этот вопрос нам давно ответили ученые. Есть график эффективности у человека. Он состоит из отрезка в час. Максимальная работоспособность наступает через 15-20 минут работы, достигает пика через 20-30 минут, а потом начинает постепенно снижаться и после 60 мин значительно падает.

Чем это может помочь? 

Дела, которые вы планируете, постарайтесь делать таким образом, чтобы сесть на целый час и не отвлекаться. Если вы хотите кофе, то налейте его заранее и поставьте чашку рядом, телефон на час переведите в бесшумный режим, если позволяет работа, предупредите одноклассников (коллег, родственников), что у вас важное дело и попросите не отвлекать. Таким образом вы сможете максимально эффективно использовать свой час, а если будете отвлекаться, то каждый раз придется начинать сначала, что скажется на увеличении затрат во времени, эмоциональной усталости, ведь вы будете делать одну и туже работу несколько раз.

          5. Матрица Эйзенхауера.

Тайм менеджмент – это искусство управления временем. Там накоплено очень много инструментов, которые помогают человеку справиться с обилием и многообразием задач, которые приходится решать в один период времени (день, неделю, месяц). Например, у вас это, какие дела?

— сходить в школу;

— сделать домашние задания;

— посетить репетитора (кружок, секцию);

— написать реферат;

— погулять с собакой;

— обещал маме – папе …;

         — хотелось бы погулять с друзьями;

         — и т.п. – список этих дел достаточно обширен.

         И для этого придуман следующий инструмент.

         Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауер предложил матрицу расстановки приоритетов и сделал стандартом своей работы. Он прославился тем, что придумал довольно простую матрицу, которая легла в основу планирования и тайм менеджмента многих деловых людей. В чем она заключается? По его мнению, все дела можно разделить на 4 группы:

        Практикум: Распределите, пожалуйста, свои дела на сегодня (на ближайшую неделю, месяц) по этим квадрантам с указанием затрачиваемого времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.

        Обработка результатов.

Распределение ежедневных задач по приоритетам
Важное и срочное	Срочное, но не важное
Наименование	Время выполнения	Наименование	Время выполнения
1		1
2		2
3		3
4		4
5		5
Важное, но не срочное	Не срочное и не важное
Наименование	Время выполнения	Наименование	Время выполнения
1		1
2		2
3		3
4		4
5		5

       Анализ: Разложили на 4 группы, а дальше, что дает нам эта матрица – последовательность выполнения задач.

        Как вам кажется, с какой группы нужно начать?

        Конечно же, с квадранта «важное и срочное» – это такой «пожар», то, что нужно делать прямо здесь и сейчас. Те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Контрольная! Подготовь доклад!».

        Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным стрессом, вызванным непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, усовершенствовать свою работу (подготовить предложения о новом проекте). Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

        Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности. При таком положении вещей Вам трудно планировать свои дела на дальнейшую перспективу, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

        Что делать? Научиться делегировать обязанности. Пересмотреть лист приоритетов.

Если очень много дел попадает в разряд Срочно и Важно, то данную графу можно проранжировать по важности (перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II).

        А как считаете, куда дальше надо идти, какую группу дел дальше делать?        

        А дальше можно заниматься комбинированием по степени важности. И хорошо, когда есть возможность выполнения некоторых дел не по отдельности, а совмещая (например, ехать в аптеку не отдельно, а зайти туда по пути куда-либо).

       Итак, куда идти дальше? 

«Важные, но не срочные». А почему именно в это поле? Что будет, если я это не сделаю?

Если я это не сделаю, то на следующем шаге оно перейдет в другое поле – «важное и срочное». «Важные и не срочные» дела – это самая актуальная позиция. 

         Важно, однако, не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить! Желательно, чтобы все дела были в данной колонке. Это ваш ресурс. Например, вам важно выучить английский, но не срочно. Главное, чтобы эти дела не перетекли в позицию «важно и срочно», если таких дел будет много, это приведет к эмоциональному напряжению. 

         Что Вы получили? Вы прекрасно умеете «отделять зерно от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих делах. У Вас хорошие деловые отношения с педагогами и одноклассниками, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.

           Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

          Дальше куда идем?

Далее, идет квадрант «срочные, но не важные дела». Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы; это обычно дела, о которых вас кто-то просит. Для вас это не важно, но сделать надо. Эти дела надо делать по мере того, насколько вам важен тот человек, который попросил вас. Если такие дела поступают, лучше постараться от них избавиться и переложить на кого-то другого.

          Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Работник, у которого второе место по затраченному времени в матрице занимает квадрант III — первый кандидат на увольнение.

           Почему? В силу каких-то причин Вы из всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него, прежде всего, Вы сами.

         Что делать? Надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени.

         И напоследок остается «не срочное и не важное».

         Есть у вас такие дела? Тогда у меня к вам вопрос: «Если это не срочное и не важное, то зачем вы вообще это делаете?».

         Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел?

         И, если это не важно для вас, тогда это кому нужно?

         Оказывается, в этом поле может находиться огромное количество задач, которые нам, например, навязали другие люди – это не моя задача, она мне вообще не нужна, но я кому-то обещал; и если для меня обещание – это важно, почему тогда эта задача находится в этом поле? Значит, ее нужно перевести в другое поле.

        6. Упражнение «Сортировка дел».

        С любым делом можно поступить одним из следующих способов:

        1. Пренебречь.

        2. Поручить другому.

        3. Перенести на более поздний срок.

        4. Выполнить.

        Как решить, с каким делом как поступить?

         1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не выполняйте его сейчас. Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. К таким делам могут относиться нечетко сформулированные служебные задания, задания с непонятной целью и т.д.

         2. Поручить другому. Определите, требует ли дело вашего личного участия? Если нет — можете смело поручить его другому, четко определив, какой результат вы хотели бы получить. При этом запланируйте время для контроля результата.

         3. Перенести на более поздний срок. Оцените, можно ли отложить решение данной задачи? Если это возможно, определите, когда вы начнете работать над этим заданием.

         4. Выполнить. Все, что нельзя вычеркнуть, отложить или получить другому, придется выполнить самому. Для этого распределите время, имеющееся в вашем распоряжении в соответствии с количеством и сложностью срочных дел. Составьте расписание, определив примерное время на выполнение одного дела. И старайтесь не отклоняться от составленного расписания.

 Поэтому, старайтесь все дела для себя, условно, делить по такому принципу, тогда становится более ясно то, чем действительно нужно заняться в первую очередь, чем – во вторую и тогда, не происходит «перегрузки», что берешься за все подряд  и ничего не успеваешь!

Что мешает нам планировать задачи? (ответы учащихся записываются на доске / флипчарте)

7. Что такое хронофаги?

Хронофаги – это то, что убивает наше полезное время.

Помните, я уже говорила, что максимальная работоспособность достигается через 15-20 мин после начала работы и длится около часа. Если вас что-то отвлекло, то «разгон» надо начинать сначала. Тем самым теряется и время и силы. Зная это, давайте рассмотрим те составляющие, которые могут отвлекать, т.е. – хронофаги.

        Какие хронофаги вы знаете?

Существуют «поглотители» и «ловушки» времени, которых стоит избегать:
1. Нечеткая постановка цели. 
2. Отсутствие приоритетов в делах. 
3. Попытка слишком много сделать за один раз. 
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 
5. Плохое планирование трудового дня. 
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 
7. Чрезмерное чтение. 
8. Желание знать все факты. 
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к учебе, работе). 
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 
11. Недостатки кооперации или разделения труда. 
12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 
13. Незапланированные посетители. 
14. Неспособность сказать «нет». 
15. Неполная, запоздалая информация. 
16. Отсутствие самодисциплины. 
17. Неумение довести дело до конца. 
18. Отвлечение (шум). 
19. Затяжные совещания. 
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 
21. Спешка, нетерпение. 
22. Болтовня на частные темы, сплетни.

23. Излишняя коммуникабельность, смски и перезвоны с друзьями,

общение в соцсетях.

24. Просмотр сайтов в интернете, не относящихся к работе.

25. Чрезмерность деловых записей. 
26. Синдром «откладывания». 
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 
28. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 
29. Недостаточный контроль за перепорученными делами. 

30. Перерыв на чай, кофе, перекус.

И т.д. я думаю у каждого свой набор хронофагов – это самый распространенные примеры.

8. Упражнение «Поглотители времени» (25 минут)

Подумайте и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени:

Мои «Поглотители» времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?

Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени.

Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?

Перечень наиболее распространенных причин:

• не умею отделить важные дела от второстепенных;

• не планирую предварительно свой день;

• личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);

• не всегда знаю, что нужно делать;

• отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);

• не умею сказать «нет»;

• моя личная недисциплинированность;

• не довожу начатое до конца;

• долго раскачиваюсь в начале каждого дела;

• много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;

• не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;

• очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.

Ход упражнения:
1. работа индивидуальная.
2. затем работа в парах.
3. объединение в 3-4 группы общее обсуждение

7. Как организовать свою работу эффективно.

• Психологи утверждают, что очень полезно разложить по полочкам каждодневные дела в плане реально приносимой пользы. Так, предлагается все занятия проанализировать и определить цель, которой они служат. Например, я ем, чтобы получить энергию. Или, я играю в компьютерные игры, чтобы … После такого «разбора полетов» становится ясно, какие дела лишние или бесполезные.
• Для того, чтобы стать преуспевающим человеком, мало одного желания. Нужно уметь распределять 24 часа, составляющих сутки, таким образом, чтобы извлечь из них максимум пользы. При этом каждый прожитый день должен приближать к намеченной цели. Только в этом случае можно утверждать, что человек научился управлять временем.
• Научитесь чувствовать время. Это очень важное умение, которое позволяет нам правильно распоряжаться своими временными ресурсами. Как часто мы смотрели на часы и не могли понять, куда делось полчаса, час, а то и два. Тренируйте свою «временную интуицию». В течение дня пробуйте угадать, сколько времени, еще не взглянув при этом на часы. Что это упражнение по тайм менеджменту дает? Оно учит пунктуальности и чувству ощущения времени.
• Старайтесь важные дела делать с утра. Во-первых это даст вам чувство облегчения на целый день, и не будет висеть над вами непосильным грузом, и освободит вам голову от неприятных мыслей. Во – вторых – с утра  трудоспособность выше, нежели вечером, поэтому с утра можно делать перерывы через полтора часа, а ближе к вечеру через час.

• Если вы принялись за работу, старайтесь не отвлекаться в течение 1-1,5 часов, а то многое придется начинать сначала. Пик работоспособности наступает только через 20 мин и длится чуть больше часа, если вы прервались, вам придется «разгоняться заново».

• Продумайте себе запланированные перерывы, как в институте, 1 час 20 минут занимаетесь, 10-15 минут перерыв. Это позволит сосредоточиться на делах.

• Уберите хронофаги – все, что отвлекает в процессе работы – соцсети, смски, переговоры с друзьями и коллегами, перекуры и т.д.

• Большие дела разбивайте на маленькие. Например, написать реферат за раз  — невозможно. А если писать его постепенно — частями, главами, то задача – посильная.

• Планируйте дела. Делите их на срочные и не срочные, важные и не важные.
• Подумайте, какие дела приносят максимальный результат. Старайтесь делать их в первую очередь. Один ученый, по имени Вильфредо Парето, выявил следующее принцип — принцип 20/80. В наиболее общем виде формулируется как — «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». 

Было подмечено, что, как правило, 20% клиентов, приносят компаниям 80% прибыли. А 80% усилий, только 20% результата. Опираясь на эти данные, важно попробовать определиться с тем, что из того что вы делаете, приносит максимальный результат, и сосредоточиться именно на этих делах. Как это делать Парето, правда, не объяснил, да и однозначного ответа быть не может, т.к. специфика дел у всех очень разнообразна. Просто зная это, у нас с вами есть возможность для размышлений и творческого подхода к тому, что мы делаем, а также, возможность пересмотреть свои неэффективные действия в пользу более успешных и результативных.

•  Ведите записную книжку. Ни один человек не может быть «умнее» записной книжки. Как сказал один ученый: «Я не такой умный, чтобы все держать в своей голове». Записная книжка снижает эмоциональное напряжение, избавляет вас от ненужных ошибок.
• Помните, время невозможно накопить, его можно только потратить. Успешные консультанты по тайм менеджменту говорят, что многие люди, которые делают только свои самые первые шаги в этой системе, не до конца осознают важность и сущность. А ведь время — этот ресурс, который вы не можете накапливать. Вы можете его только тратить.  Допустим, вы прогуляли вчера в ресторане тысячу рублей! Это не страшно, ведь вы знаете, что сегодня хорошо поработаете и заработаете эти деньги.

Если бы и со временем все обстояло так просто. На самом деле нам отведено конкретное количество часов и как ими распорядиться – зависит от нас самих. В этой связи я хочу вам порекомендовать отличный фильм «Время» (с Джастином Тимберлейком в главной роли), который показывает интересный взгляд на время, как на жизненно важный ресурс.

Итак, 4 золотых правила на пути к эффективному управлению времени:

1. Осознайте важное.
2. Выбросьте все лишнее.
3. Научитесь отказываться.
4. Принимайте помощь других.

8. Рефлексия.